Bahasa Indonesia

Arsip: Pengertian, Fungsi dan Jenis-Jenisnya

√ Edu Passed Pass education quality & scientific checked by advisor, read our quality control guidelance for more info
  • Review Akademik by: Eva Yanuarti, S.Pd
  • Review by: Redaksi Haloedukasi

Pengertian Arsip

Arsip adalah dokumen yang disimpan dan dipelihara sebagai bukti atau rekaman dari setiap kegiatan.

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

  • Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
  • The Liang Gie mengungkapkan bahwa Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
  • Sularso Mulyono mengungkapkan bahwa Arsip adalah Penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
  • Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian mengenai arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Asal Usul Arsip

Kata “arsip” merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief  yang berarti warkat. Pada gilirannya diserap dari bahasa Prancis archives.

Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini tampaknya berasal dari pelafalan bahasa Prancis ini. Pada awalnya kata ini berasal dari bahasa Yunani arkheia, bentuk jamak dari arkheion.

Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Saat itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.

Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. 

Fungsi Arsip 

Berikut ini beberapa fungsi arsip:

  1. Sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.
  2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
  3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
  4. Sebagai alat ukur aktivitas suatu organisasi mengingat setiap kegiatan.
  5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Selain itu arsip juga memiliki fungsi primer dan sekunder.

  • Fungsi Pimer

Adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

  • Fungsi Sekunder

Adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.

Tujuan Arsip

  1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
  2. Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat
  3. Agar terhindari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang dibutuhkan
  4. Untuk menghemat tempat penyimpanan.
  5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
  6. Untuk menjaga kelestarian arsip.
  7. Untuk menyelamatkan arsip-arsip penting. 

Kegunaan Arsip

Secara umum nilai kegunaan suatu arsip dikemukakan oleh The Liang Gie (2009: 117) bahwa arsip atau warkat mempunyai enam (6) nilai keguanaan yang disingkat dengan istilah “ALFRED” yaitu:

A : Administrasi Value (nilai administrasi)
L : Legal Value (nilai hukum)
F : Fiscal Value (nilai Keuangan)
R : Research Value (nilai penelitian)
E : Education Value ( nilai pendidikan)
D : Documentary Value (nilai dokumentasi)

Senada dengan pendapat yang dikemukakan Milton Reitzfeld dikutip oleh The Liang Gie (2009: 117) ada 7 nilai dari suatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanannya, yaitu:

  1. Values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi)
  2. Values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum)
  3. Values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan)
  4. Values for policy use (nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi)
  5. Values for operating use (nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi)
  6. Values for historical use (nilai-nilai untuk kegunaan sejarah)
  7. Values for research use (nilai-nilai untuk kegunaan penelitian)

Berdasarkan pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa suatu warkat dapat hanya mempunyai satu nilai guna saja atau dapat juga mengandung semua nilai guna dan tidak semua warkat mempunyai kegunaan yang abadi. Sebagian besar warkat akan berakhir kegunaannya setelah suatu jangka waktu tertentu.

Jenis-Jenis Arsip

1. Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya

  • Arsip berbentuk lembaran. Contoh: surat, kuitansi, faktur, dll
  • Arsip tidak berbentuk lembaran. Contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll

2. Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya

  • Financial record, yaitu catatan yang berkaitan dengan masalah keuangan. Contoh: kuitansi, giro, cek.
  • Inventory record, yaitu catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh: catatan tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga.
  • Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi, dll.
  • Sales Record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen distributor dan daftar penjualan barang.
  • Production record, yaitu arsip yang berkaitan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang jenis bahan baku, jenis alat, data produksi barang atau jasa, dll.

3. Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya

  • Lembaga Pemerintahan, yaitu meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).
  • Instansi Pemerintah/swasta, yaitu meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.

4. Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya

  • Arsip tidak penting, yaitu arsip yang hanya memiliki kegunaan informasi. Contoh: surat undangan, dan brosur.
  • Arsip biasa, yaitu arsip yang semula penting/dibutuhkan, namun dengan seiringnya waktu  tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah berlalu. Contoh: surat lamaran kerja.
  • Arsip penting, yaitu arsip yang mengikat antara masa lalu dan masa yang akan datang. Contoh: surat perjanjian atau surat kuasa.
  • Arsip sangat penting, yaitu dokumen yang keberadaannya sangat penting dan dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya (bernilai sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.
  • Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang atau kelompok tertentu dalam sebuah organisasi. Contoh: hasil penilaian pegawai.

5. Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

  • Arsip dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis dibagi lagi menjadi 3 jenis yaitu :
    • Arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau arsip yang masih terus-menerus dipergunakan oleh unit pengolahan suatu organisasi. Contoh : Daftar hadir atau absen karyawan
    • Arsip inaktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya telah menurun dan pengelolaannya dilakukan oleh unit sentral dalam suatu organisasi. Contoh : Rapot
    • Arsip vital adalah dokumen yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Contoh : Ijazah dan Sertifikat Tanah dan Bangunan
  • Arsip statis yaitu dokumen yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Contohnya : Surat Keputusan.

6. Jenis Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum

  • Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
  • Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.

7. Jenis Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya

  • Arsip Asli, adalah dokumen yang awal dari mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan basah dan legalisasi asli atau dokumen utama.
  • Arsip Tembusan, adalah dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana proses pembuatannya bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli.
  • Arsip Salinan, adalah dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

Karakteristik Arsip

  1. Unik – Arsip tidak dibuat secara massal atau digandakan. Pada konteksnya arsip mempunyai kronologi yang merupakan satu-satunya sebuah produk. Adapun penggandaan arsip mempunyai arti berbeda baik untuk pelaksanaan kegiatan ataupun bagi staf/pejabat yang berwenang dengan kegiatan tersebut.
  2. Legal – Arsip yang dibuat sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
  3. Reliable – keberadaan arsip bisa dipercaya dan dapat digunakan sebagai pendukung pelaksana kegiatan.
  4. Otentik – Arsip merupakan informasi yang melekat pada wujud aslinya terkecuali arsip elektronik, yang meliputi isi, struktur dan konteks. Yang memiliki informasi mengenai waktu dan tempat arsip diciptakan atau diterima. dan memiliki makna yang merefleksikan tujuan dan kegiatan suatu organisasi, serta memberi layanan bahan bukti kegiatan, kebijaksanaan serta transaksi organisasi pembuatnya.

Contoh Arsip

  1. Arsip Kepegawaian. Contoh: daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.
  2. Arsip Keuangan. Contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah bayar
  3. Arsip Pemasaran. Contoh: surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
  4. Daftar Pendidikan. Contoh: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.
  5. Surat. Contoh: Surat perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
  6. Pita rekaman
  7. Mikro film
  8. Disket
  9. Compact disk
  10. Flash disk
Share
Tags: Arsipdokumenfile