Offering Letter (Surat Penawaran Kerja): Pengertian – Cara Membalas dan Contohnya

Mungkin sebagian besar dari kita sudah tidak asing lagi dengan yang namanya offering letter. Sesuai dengan istilahnya offering letter merupakan sebuah surat balasan dari cover letter yang telah diajukan. Lalu, apa sih sebenarnya offering letter ini? Berikut merupakan pemaparan mengenai offering letter yang perlu diketahui.

Pengertian Offering Letter

Offering letter adalah sebuah dokumen atau surat yang dikeluarkan secara resmi untuk menyatakan informasi yang berkaitan dengan proses konfirmasi terkait kondisi pekerjaan yang nantinya akan diberikan oleh perusahaan kepada calon karyawannya. Offering letter ini seringkali disebut juga sebagai surat penawaran kerja.

Dengan adanya surat ini pihak pemberi pekerjaan dan pihak penerima pekerjaan bisa menyepakati setiap detail dari perjanjian ataupun kontrak kerja yang akan disepakati oleh keduanya. Dan yang paling penting adalah offering letter dapat meminimalisir adanya kesalahpahaman yang nantinya mungkin terjadi antara pemberi kerja dan penerima kerjanya.

Karena memang semua hal sekarang ini sudah lebih modern dan sudah terdigitalisasi dengan baik, offering letter ini seringkali dikirimkan melalui media online yakni email. Bahkan untuk bisa mempersingkat proses komunikasinya dan mempercepat proses kesepakatannya tidak jarang pihak perusahaan juga menggunakan aplikasi pesan yang seringkali digunakan.

Semua detail yang nantinya akan disepakati dicantumkan semuanya pada offering letter, seperti nama posisi jabatan, tipe pekerjaan yang nantinya akan diemban, struktur dari pelaporan yang diterapkan, uraian lengkap dan detail tentang gaji yang akan diberikan, jatah cuti yang bisa digunakan, durasi bekerja dan tempo bekerjanya, dan tanggal selesai kontrak yang telah disepakati.

Barulah setelah membaca semuanya, pihak-pihak yang berkaitan bisa mendatangani surat dan berbagai ketentuan yang ada di dalamnya. Perlu diketahui bahwa pembalasan dari offering letter ini diberikan batas biasanya sekitar 1x 24 jam setelah surat dikirimkan oleh pihak recruiter.

Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Banyak sebagian dari kita yang menilai bahwa offering letter ini memiliki fungsi dan peranan yang hampir sama dengan sebuah kontrak kerja. Padahal apabila dilihat secara mendetail keduanya memiliki perbedaan yang cukup signifikan.

Bisa dilihat dari sifat offering letter yang nyatanya tidak terlalu formal dan tidak terlalu terikat secara hukum sedangkan untuk kontrak kerja sebaliknya, kontrak kerja sifatnya sangat terikat denagn hukum. Isi yang ada dalam sebuah kontrak kerja tidak bisa ditawar atau dinegosiasi lagi namun untuk offering letter masih bisa didiskusikan kembali.

Bahkan tidak hanya itu, dalam offering letter mungkin hanya dicantumkan beberapa hal yang berkaitan dengan penawaran posisi dan pekerjaan, sedangkan untuk kontrak kerja ranah penyampaiannya sudah sangat kompleks sekali.

Contoh Offering Letter

Berikut merupakan contoh dari offering letter:

Cara Membalas Offering Letter

Adapun beberapa hal yang bisa dilakukan untuk membalas sebuah offering letter.

1. Cara Menerima Offering Letter

Berikut tata cara menerima tawaran pekerjaan yang dikirimkan oleh pihak recruiter.

• Membalas offering letter dengan jawaban jawaban yang memang dibutuhkan dan tidak terlalu bertele tele fokus menjawab tawaran yang ada dengan singkat, padat tanpa bertele tele.
• Memberikan balasan terima kasih atas tawaran yang diajukan.
• Memberikan balasan sejelas jelasnya mengenai keputusan akan penawaran pekerjaan yang diajukan kepada kita.
• Pernyataan jelas yang benar benar menegaskan bahwa kita setuju dengan berbagai ketentuan yang ada, atau apabila dibutuhkan diajukannya beberapa poin negoisasi yang bisa untuk didiskusikan lebih lanjut.
• Mencantumkan mnegenai tanggal efektif untuk bisa memulai pekerjaan.

2. Cara Menolak Offering Letter

Berikut tata cara yang mungkin bisa dilakukan guna melakukan penolakan.

• Mengucapkan terima kasih atas offering letter yang telah ditawarkan.
• Menjelaskan secara rinci mengenai alasan penolakan atas offering letter yang telah diterima, tentunya dengan alasan yang masuk akal dan disusun dengan bahasa nan rapi dan sopan.
• Mengutarakan keinginan untuk terus menjalin kerja sama dan hubungan baik nantinya dengan setiap anggota lainnya.
• Memastikan bahwa surat balasan tersebut sesuai dengan aturan dan ketentuan yang ada sehingga nanti sama sekali tidak menyinggung pihak siapapun walaupun isinya terkait penolakan.