Pengawasan merupakan aktivitas untuk menjamin pekerjaan yang sedang berlangsung sesuai dengan guideline yang telah ditentukan. Seorang pemimpin harus memiliki kemampuan untuk mengarahkan, memotivasi, memandu, membimbing, dan menuntut sebuah organisasi untuk menjamin pekerjaan dapat terselenggara sesuai perencanaan.

Pengawasan dapat didefinisikan sebagai salah satu fungsi organik dalam manajemen yang berperan sangat penting sebab melalui pengawasan dapat mendeteksi seluruh aspek yang tercantum di laksanakan dengan baik atau tidak. Secara umum, seluruh pengikut pengawasan dapat bekerjasama dengan baik untuk mencapai tujuan organisasi maupun kegiatan yang akan diselenggarakan.

Tujuan pengawasan dilakukan untuk mengukur dan mengevaluasi hasil pekerjaan dari kegiatan yang dilakukan serta menghindari terjadinya penyimpangan, jika terjadi penyimpangan maka dapat melakukan tindakan korektif dan dapat meminimalisir kesalahan ataupun masalah-masalah lain.

Menurut Siagian, pengawasan merupakan serangkaian kegiatan mengamati jalannya kelancaran dalam aktivitas organisasi serta menjamin supaya seluruh aktivitas tersebut dapat berjalan sesuai dengan perencanaan yang telah tersusun sebelumnya.

Kegiatan pengawasan melakukan pengamatan, mengobservasi, menilai, serta mengarahkan pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan terhadap pelaksana. Terdapat beberapa indikator yang digunakan terhadap pengukuran pelaksanaan pengawasan antara lain:

• Menentukan waktu pelaksanaan dan syarat minimal dalam melakukan pengawasan.
• Memberikan penilaian terhadap pekerjaan yang diberikan kepada pelaksana.
• Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan yang telah berlangsung, evaluasi dilakukan berdasarkan standar dan sanksi yang telah ditentukan.

Fungsi Pengawasan

Definisi fungsi pengawasan merupakan suatu usaha untuk memastikan kegiatan yang sedang berlangsung oleh semua bagian acara, seperti pelaksana, pimpinan, dan lain sebagainya, dapat berjalan sesuai dengan guideline berdasarkan target yang ingin dicapai.

Para pimpinan berusaha untuk mempengaruhi dan mengarahkan tindakan maupun kinerja pelaksana agar tetap mengingat pada tujuan.

Beberapa fungsi pengawasan, antara lain:

1. Pengendalian Kegiatan

Pengawasan dilakukan untuk mengendalikan seluruh bagian dari mulai pelaksana, perencanaan, dan lainnya sesuai dengan timeline dan guideline yang telah disepakati bersama.

Sehingga pengawasan dapat menjadi pengendali atas kegiatan yang sedang berlangsung untuk dapat dinilai acara berjalan dengan baik atau tidak. Serta meminimalisir terjadinya kesalahan dalam dan selama proses kegiatan.

2. Pelaporan Hasil Kegiatan

Fungsi pengawasan selanjutnya adalah pelaporan hasil kegiatan. Fungsi ini berguna untuk melakukan penilaian terhadap hasil kerja pelaksana pada serangkaian kegiatan yang telah berlangsung, kemudian melakukan penyesuaian dan evaluasi berdasarkan rencana yang telah tersusun. Hasil akhir dari pelaksanaan kegiatan adalah pelajaran untuk menggambarkan kegiatan yang sebenarnya.

3. Melakukan Kebijaksanaan dan Prosedur

Sesuai dengan guideline atau perencanaan yang ditetapkan, pengawasan dilakukan sesuai prosedur dan setelah hasil pelaporan selesai akan mendapatkan gambaran dari kegiatan yang telah berlangsung.

Setelah mendapatkan gambaran maka akan lebih mudah untuk mengendalikan kebijaksanaan para pelaku pengawasan untuk melakukan kegiatan yang sama di masa yang akan datang.

4. Efisiensi dan Efektifitas Kegiatan

Pengawasan berperan penting dalam menjalankan serangkaian kegiatan. Sehingga fungsi pengawasan dapat mempengaruhi efisiensi dan efektivitas dari segi waktu, kinerja, dan strategi pelaksanaan kegiatan. Hal ini dilakukan sebagai upaya preventif jika timbul suatu permasalahan.

5. Mencapai tujuan. 

Pengawasan dilakukan untuk mencapai tujuan bersama, tujuan diselenggarakannya kegiatan merupakan fundamental latar belakang acara diselenggarakan.

Tanpa tujuan maka kegiatan akan menjadi tidak ada gunanya. Pengawasan tidak dilakukan dengan tanpa tujuan, tujuan pengawasan berkorelasi dengan kesepakatan antar bagian pelaksana.

6. Meningkatkan Rasa Tanggungjawab

Fungsi pengawasan selanjutnya adalah meningkatkan kesadaran akan tanggung jawab yang telah diberikan oleh pimpinan terhadap seluruh bagian pelaksana untuk menyelenggarakan suatu kegiatan.

Amanah yang telah diberikan harus dipertanggungjawabkan untuk dilaksanakan dengan sejujur-jujurnya demi mencapai tujuan bersama.

Peran Pengawasan

Peranan pengawasan dapat menjadi peluang kesempatan bagi semua pelaksana untuk menjadi bagian dalam kegiatan yang diharapkan dapat memiliki tanggung jawab sebagai partisipan dan perkontribusi secara penuh.

Menjadi bagian dari pengawas merupakan penghubung antara pimpinan dan pelaksana lain untuk meningkatkan motivasi dan peran para partisipan. Berikut peran pengawas menurut Moekijat 1990 yang mengungkapkan beberapa hal, antara lain:

1. Partisipasi Secara Langsung.

Setiap pengawas bertanggung jawab secara langsung terhadap kegiatan dan bagian peserta yang menjadi unit pengawasannya.

Pembagian kerja berdasarkan posisi dan jenis pekerjaan yang diemban oleh para pengawas. Badan pengawasan memiliki beberapa tingkatan dalam suatu organisasi dan kebijakannya dapat berbeda-beda menyesuaikan kondisi organisasi.

2.  Memberi Pelayanan Baik

Sebagai alat penghubung dari pimpinan, pelaksana, dan peserta, maka pengawas memegang peranan penting dalam suatu struktur organisasi atau kegiatan.

Dengan penuh kesadaran melakukan pengawasan dengan baik serta memberikan pelayanan yang baik kepada seluruh bagian pelaksana termasuk partisipan.

3. Mengawasi Kegiatan

Tugas dari peran pengawasan adalah mengawasi keberlangsungan kegiatan. Mengawasi kegiatan merupakan hal yang sangat penting dilakukan untuk menciptakan kondisi yang mendorong pencapaian pada target yang sebelumnya sudah ditentukan secara bersama. Selama proses pengawasan juga pengawas memberikan motivasi untuk mendukung kelancaran kegiatan.

4. Mengembangkan Peran Pelaksana

Pelaksana dalam hal ini dapat berupa macam-macam tergantung jenis organisasi dan kegiatan yang dilaksanakan. Misalnya pelaksana adalah para pegawai, ketika ada sebuah perundingan masalah kegiatan maka pengawas akan mengajak pelaksana untuk ikut serta menjadi bagian dalam pengambilan keputusan.

5, Memberikan Kemudahan Bagi Pelaksana

Pelaksana merupakan bagian dari kegiatan yang dapat mendukung keberlangsungan acara. Sejak awal hingga akhir kegiatan, pelaksana yang menjadi kelompok yang dipengaruhi oleh aturan atau kebijakan.

Pelaksana mengikuti serangkaian prosedur untuk mengikuti kegiatan yang secara keseluruhan diawasi oleh pengawas. Selama kegiatan pengawas dapat memberikan saran kepada pelaksana untuk mempermudah penyesuaian dalam berkegiatan.

The post 5 Fungsi Pengawasan dan Peranannya appeared first on HaloEdukasi.com.