Nota dan kwitansi lebih dari sekadar kertas bertuliskan huruf dan angka. Nota maupun kwitansi merupakan dokumen penting yang harus disimpan dengan baik karena berkaitan dengan pengelolaan keuangan dan akuntansi.

Apabila kedua barang tersebut hilang akan menimbulkan kekacauan dalam penyusunan laporan keuangan di dalam perusahaan atau bisnis kamu. Sudah tau kan sepenting apa nota dan kwitansi itu.

Namun, masih banyak orang yang belum bisa membedakan dan memahami dengan betul apa itu kwitansi dan nota. Berikut ini pengertian dan perbedaan kwitansi dan nota yang wajib kamu ketahui!

Apa itu Kwitansi

Sebelum kamu mengetahui perbedaan kwitansi dan nota, alangkah lebih baik kalau kamu memahami terlebih dahulu dari masing-masing istilah.

Dilansir dari berbagai sumber, kwitansi adalah dokumen tertulis yang berharga telah ditransfer dari satu pihak ke pihak lain atau dokumen pembayaran yang bermanfaat untuk penjual dan pembeli.

Kwitansi juga bisa menjadi dokumen tambahan yang digunakan dalam proses penjualan dan biasanya diterima konsumen dari penjual atau penyedia layanan. Namun, ada juga kwitansi yang diterbitkan dalam transaksi pasar saham dan antarbisnis atau B2B (business-to-business).

Contohnya adalah pemegang kontrak berjangka biasanya diberikan instrumen pengiriman sebagai kwitansi yang bisa ditukar dengan aset dasar saat kontrak berjangka berakhir.

Selain menunjukkan kepemilikan, kwitansi juga bisa digunakan untuk kepentingan lain. Seperti ketika pelanggan ingin mengembalikan produk, maka penjual akan meminta kwitansi sebagai bukti produk tersebut memang dibeli di tempat si penjual.

Dalam kasus tersebut, kwitansi dapat menjadi alat garansi atau jaminan dalam periode tertentu. Selain kepentingan di atas, menyimpan kwitansi juga berguna untuk menghitung pajak.

Apa itu Nota

Setelah mengetahui apa itu kwitansi, hal selanjutnya adalah kamu perlu memahami pengertian nota sebelum mengetahui perbedaan kwitansi dan nota.

Nota adalah dokumen transaksi jual beli antara penjual dan pembeli yang dilakukan secara tunai. Pada umumnya, nota dibuat sebanyak dua rangkap, yang mana salinan lembar pertama dipegang oleh penjual dan lembar kedua disimpan oleh pembeli.

Kenapa nota dibuat sebanyak dua rangkap dan disimpan oleh penjual dan pembeli? Karena nota memiliki kepentingan dan fungsinya masing-masing oleh kedua belah pihak, yaitu nota bagi penjual diperlukan untuk pencatatan keuangan dalam pembukuan.

Bayangkan kalau tidak ada nota, ketika pembukuan tidak balance akan menimbulkan kekacauan dalam penyusunan laporan keuangan. Sementara itu, nota bagi pembeli berfungsi sebagai dokumen bukti pembelian bahwa ia sudah melaksanakan pembayaran secara tunai.

Diketahui terdapat dua jenis nota, yaitu nota debit dan nota kredit yang akan dijelaskan di bawah ini:

1. Nota debit

Nota debit adalah dokumen yang mencatat penyesuaian debit ke rekening bank pelanggan. Nota debit bertujuan sebagai bukti dokumen yang berkaitan dengan biaya bank dan pembetulan saldo positif yang tidak disengaja di dalam suatu akun atau tagihan yang rendah.

2. Nota kredit

Nota kredit adalah dokumen yang dibuat oleh penjual kepada pembeli untuk mengurangi jumlah yang harus dibayar pembeli kepada penjual. Nota kredit juga bisa dibuat karena pembeli mengembalikan barang kepada penjual atau ketika ada perselisihan harga.

Perbedaan Kwitansi dan Nota

1. Tujuan

Perbedaan kwitansi dan nota yang pertama adalah dari tujuannya, di mana nota dibuat bertujuan untuk menjadi bukti transaksi kedua belah pihak, yaitu penjual dan pembeli.

Sedangkan untuk kwitansi bertujuan sebagai bentuk pengakuan bahwa uang sudah diberikan dari pihak pembeli ke penjual.

Kwitansi dan nota sama-sama berpotensi dibuat dalam bentuk dua rangkap, namun bedanya kalau nota kedua belah pihak mendapatkan dokumen tersebut dalam bentuk salinan. Sementara itu, kalau kwitansi hanya penjual saja yang menyimpan dokumen tersebut dalam bentuk salinan.

Bahkan ada beberapa penjual yang hanya mengandalkan catatan invoice karena biasanya kwitansi dibuat didasarkan atas pembayaran secara angsuran.

2. Fungsi

Fungsi juga menjadi pembeda antara kwitansi dan nota, di mana nota merupakan bukti dokumen transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai.

Kwitansi juga sama dengan nota yaitu sama-sama menjadi dokumen bukti transaksi, namun tidak selalu untuk transaksi yang berbentuk tunai.

Ada kalanya di mana penjualan dilakukan secara kredit ataupun secara berangsur. Nah, ketika melakukan pembayaran seperti itu, kwitansi diterbitkan sebagai bukti terima uang.

Jumlah uang yang terdapat di kwitansi sesuai dengan pembayaran pembeli pada saat itu, bukan dari jumlah total pembelian.

3. Pengabsahan

Pengabsahan nota dan kwitansi juga cukup berbeda, lho. Nota merupakan bukti transaksi yang dilakukan secara tunai atau kontan dan biasanya tidak perlu pengabsahan yang formal.

Untuk nota sendiri hanya diberikan paraf saja sudah cukup. Bahkan nota yang dikeluarkan dari mesin kasir pun tidak harus diberi cap atau tanda tangan lagi.

Sedangkan untuk kwitansi perlu tanda tangan dari pihak penerima pembayaran atau penjual sebagai pengakuan bahwa ia sudah mendapatkannya. Ada juga kwitansi yang menambahkan materai.

Contoh Nota

Contoh Kwitansi

The post Apa Perbedaan Kwitansi dan Nota? appeared first on HaloEdukasi.com.

Invoice

Invoice berdasarkan KBBI memiliki arti sebagai daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan besaran harga yang perlu dibayar. Secara umum, invoice dapat didefinisikan sebagai dokumen yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli.

Dokumen tersebut dapat dijadikan bukti atas pesanan yang telah dilakukan yang bertujuan untuk mempermudah penjual dalam menagih pembayaran kepada pembeli. Keberadaan invoice menjadi bagian yang penting dalam berbisnis.

Melalui invoice maka pelaku bisnis maupun jenis badan usaha lain dapat mengukur perolehan keuntungan dengan lebih mudah sebab terdapat data yang terkumpul dari hasil rekaman barang maupun jasa yang telah dibeli. 

Invoice berisikan keterangan waktu yang mendetail dan tercantum transaksi antara pembeli dengan penjual. Apabila barang atau jasa yang telah dibeli dibayarkan secara kredit, maka invoice biasanya dapat berisikan termin perjanjian secara spesifik dan mencantumkan informasi mengenai metode pembayarannya.

Invoice juga dibedakan menjadi tiga jenis yaitu invoice biasa, invoice proforma, dan invoice konsuler. Invoice biasa atau dapat disebut juga invoice konvensional menjadi jenis yang paling banyak digunakan oleh para pelaku bisnis untuk transaksi jual beli.

Invoice biasa atau konvensional menjadi faktur transaksi sederhana. Secara umum, dalam invoice biasa hanya berisikan barang yang sudah dibeli, jumlah yang dibeli, harga satuan, dan jumlah total harga yang harus dibayar.

Invoice proforma merupakan salah satu jenis faktur transaksi yang bersifat sementara. Invoice ini dibuat pada saat pembeli melakukan pembayaran secara bertahap. Penjual juga dapat memberikan invoice jenis ini kepada pembeli sebelum mengirimkan seluruh barang yang telah dipesan.

Biasanya invoice proforma dikeluarkan pada saat barang yang sudah dipesan dikirim secara berkala sesuai dengan kesepakatan antara pembeli dan penjual. Ketika barang kiriman tersebut sudah sampai ke pembeli maka penjual dapat langsung memberikan invoice biasa sebagai surat penagihan sekaligus bukti bahwa barang telah dikirim.

Invoice Konsuler merupakan faktur yang biasanya digunakan untuk transaksi perdagangan skala internasional. Dalam dokumen bukti ini wajib tercantum cap khusus sebagai tanda sah dan persetujuan dari perwakilan negara yang dituju sehingga proses pembuatan invoice jenis ini lebih lama bila dibandingkan dengan invoice jenis lainnya.

Kwitansi

Kwitansi merupakan dokumen bukti atas transaksi keuangan dalam kegiatan ekonomi yang berwujud selembar kertas dengan materai yang diakui oleh hukum. Kwitansi biasanya digunakan oleh pengusaha pada saat membeli barang atau jasa dalam jumlah besar.

Dalam lembar kwitansi berisikan lambang atau kop badan usaha, nama penjual, nama pembeli, jumlah besaran nominal uang transaksi dalam huruf dan angka, tujuan transaksi, materai, dan tanda tangan basah dari penjual dan pembeli sebagai bukti valid yang sah.

Keberadaan kwitansi menjadi bagian yang penting dalam berbisnis untuk menghindari kesalahan pencatatan keuangan. Hal tersebut didasarkan karena faktor kerawanan timbul masalah terkait pembayaran yang terjadi dalam suatu badan usaha.

Kwitansi memiliki beberapa jenis diantaranya kwitansi pembayaran, kwitansi bukti transaksi produk, kwitansi cash receipt, dan kwitansi transfer uang. Selain sebagai bukti pembayaran, kwitansi juga dapat dijadikan sebagai hasil kerjasama adil dan wujud kesepakatan antara pengusaha dengan pelanggan.

Adapun karakteristik kwitansi yaitu memiliki dua bagian penerima dan pemberi. Pada bagian pemberi biasanya terletak di sebelah kiri sedangkan di sebelah kanan digunakan untuk mencantumkan bukti pembeli sebagai pihak yang memberikan uang.

Selain dua bagian penerima dan pemberi, karakteristik lain yang dimiliki kwitansi yaitu memiliki rangkap. Rangkap dalam kwitansi dibedakan menjadi dua yaitu rangkap atas dan rangkap bawah. Rangkap atas ditujukan kepada penerima sedangkan rangkap bawah ditujukan kepada pemberi.

Pemberi dalam dokumen kwitansi dapat memuat beberapa informasi diantara nama lengkap baik penjual maupun pembeli, jumlah uang yang harus dibayar, jenis produk atau jasa yang diberikan, tanggal dan tempat proses transaksi berlangsung, dan tanda tangan kedua belah pihak.

Perbedaan Invoice dan Kwitansi

Setelah memahami pengertian antara invoice dan kwitansi, selanjutnya untuk memahami lebih dalam berikut ini terdapat beberapa perbedaan antara dua dokumen bukti transaksi tersebut dalam berbisnis.

1. Fungsi dalam Transaksi

Invoice berfungsi untuk merekam seluruh transaksi yang dilakukan oleh badan usaha, dapat dijadikan bukti bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajiban dalam wajib pajak, serta dapat dijadikan bukti dalam pembukuan laporan transaksi maupun pada saat dilakukan audit internal.

Sedangkan, kwitansi berfungsi sebagai bukti bahwa pembeli telah menyerahkan uangnya kepada penjual, dan penjual telah menerima uang dari pembeli. Selain itu, kwitansi juga berfungsi sebagai bukti yang dapat dihadirkan dalam persidangan apabila terjadi gugatan dan permasalahan terkait transaksi.

2. Manfaat

Berdasarkan fungsinya, maka antara invoice maupun kwitansi menjadi bagian penting dalam berbisnis. Adapun beberapa manfaat invoice yang dapat dirasakan antara lain:

• Membantu manajemen bisnis dengan lebih baik dalam mengatasi permasalahan terkait transaksi keuangan di suatu badan usaha, selain itu pengusaha akan mendapatkan hak atas penerimaan uang dari pembeli dengan pasti.
• Dokumen tagihan tersebut akan terlihat rapi, formal, dan resmi sehingga dapat membantu dalam meningkatkan kesan profesional dan kredibilitas badan usaha di mata pembeli.
• Dengan menggunakan sistem faktur atau invoice baik secara cetak maupun digital akan memberikan informasi terbaru kepada pembeli terkait informasi transaksi yang telah dilakukan.
• Invoice dapat berguna untuk melakukan pencatatan keuangan dengan lebih mudah baik pemasukan maupun pengeluaran.
• Melalui invoice maka badan usaha dapat mengetahui produk dan jasa mana saja yang lebih banyak dipesan oleh pembeli. Begitu pula dengan produk dan jasa mana saja yang kurang diminati oleh pembeli. Hal tersebut dapat membantu dalam melakukan strategi untuk pengoptimalan marketing.

Sementara itu, terdapat beberapa manfaat kwitansi yang juga perlu diketahui diantara sebagai berikut:

• Bagi pembeli, kwitansi dapat dijadikan sebagai surat bukti bahwa telah terjadi adanya transaksi pembayaran atau penyerahan sejumlah uang kepada penjual.
• Bagi penjual, kwitansi dapat dijadikan sebagai bukti bahwa penjual telah menerima sejumlah uang dari pembeli sehingga apabila suatu saat terjadi masalah mengenai transaksi maka surat ini dapat ditunjukkan.
• Dapat dijadikan sebagai alat bukti di persidangan apabila terjadi pengajuan gugatan terkait permasalahan transaksi yang pernah dilakukan.
• Kwitansi bermanfaat dalam membantu pengawasan terhadap arus kas masuk dan keluar badan usaha dan mendukung proses tutup buku untuk memastikan bahwa laporan yang telah disusun telah sesuai dan akurat.

3. Waktu Penggunaan

Invoice dapat dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli untuk menagih pembayaran pada saat barang atau jasa sudah diterima. Sedangkan, kwitansi dibuat pada saat pembayaran sudah dilakukan oleh pembeli dan dinyatakan lunas.

4. Informasi yang Tercantum

Baik invoice maupun kwitansi memiliki informasi dan detail yang berbeda di dalamnya. Pada invoice terdapat beberapa informasi yang wajib tercantum, diantaranya sebagai berikut:

• Nomor invoice,
• Nomor order apabila ada
• Nama dan detail alamat penjual, 
• Jumlah total biaya yang ditagihkan.
• Waktu pembuatan atau pengiriman invoice,
• Nama dan detail alamat pemesan atau pembeli,
• Komponen biaya lain seperti ongkos kirim, pajak, diskon, dan lain-lain,
• Detail barang atau jasa yang dikirim meliputi jenis, deskripsi, jumlah, dan harga per unit,
• Detail dan ketentuan pembayaran seperti metode, waktu jatuh tempo, dan lain sebagainya.

Sedangkan, pada kwitansi terdapat beberapa informasi yang juga wajib tercantum di dalamnya, diantaranya sebagai berikut:

• Materai,
• Nomor kwitansi,
• Tujuan pembayaran,
• Stempel atau cap perusahaan,
• Nama lengkap pihak pembayar,
• Nama dan tanda tangan penerima,
• Tanggal, bulan, dan tahun pembayaran,
• Jumlah uang yang dibayar dalam angka dan huruf.

Berikut tabel perbedaan antara invoice dan kwitansi.

The post 4 Perbedaan Invoice dan Kwitansi Wajib Diketahui appeared first on HaloEdukasi.com.

Untuk memperkuat tanda bukti transaksi pada kwitansi, akan ditempelkan materai sebesar yang sudah ditentukan oleh UU perpajakan. Terdapat beberapa transaksi yang akan menggunaakn bukti kwitansi dalam penandatanganannya yang akan diwajibkan disertai materai sebagai legalitas dari kwitansi tersebut.

Adapun berikut adalah cara pengisian kwitansi yang benar.

1. Siapkan Blangko Kwitansi

Jika ingin menulis atau membuat kwitansi secara manual, kita harus menyiapkan ruang berkarbonasi. Maka dari itu hanya perlu menuliskan sekali dan menerima dua kwitansi. Satu untuk penerima uang dan satu lagi untuk pengiriman sejumlah uang.

Kwitansi karbon dicetak pada format tertentu untuk menunjukkan penerimaan uang.

2. Gunakan Bolpoin Hitam

Tanda terima ditulis menggunakan tinta hitam yang diperlukan untuk memastikan keaslian dari tanda terima. Jangan menulis tanda terima menggunakan pensil, karena tanda terima ini berfungsi untuk bukti tagihan jangka panjang.

Pada kwitansi harus memiliki font yang cukup besar dan jelas, sehingga nantinya mudah untuk dibaca. Jika menggunakan tanda terima hangus, maka tekan saat menulis. Sehingga tulisannya transparan ke lembar tanda terima.

3. Gunakan Blangko Kwitansi Cetakan yang sudah ada Nama Perusahaan

Untuk membuat tanda terima yang sah dimata hukum, kita harus membubuhkan segel perusahaan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku di bagian atas atau bawah dari tanda terima.

4. Cantumkan Semua Informasi yang dibutuhkan dalam Kwitansi

Pada saat membuat kwitansi secara manual, kita harus menyertakan beberapa hal berikut ini:

• Data penjual
• Data pembeli
• Tanggal transaksi
• Data produk terperinci
• Jumlah uang
• Metode pembayaran
• Tanda tangan penjual dan pembeli

5. Cantumkan Semua Informasi yang dibutuhkan saat Membuat Kwitansi Pembayaran Sewa

Kwitansi juga diperlukan di dalam pembayaran sewa sebagai bukti penerimaan dari pembayaran sewa dan haru memuat beberapa hal dibawah ini yaitu:

• Jumlah sewa yang dibayarkan
• Tanggal pembayaran
• Nama lengkap dari penyewa
• Nama lengkap dari pemberi penyewa
• Alamat lengkap properti yang akan disewa
• Masa sewa dibayar
• Cara membayar sewa (uang tunai, cek dan lainnya)
• Tanda tangan penyewa

6. Unduh Blangko Kwitansi di Internet

Jika ingin menggunakan kwitansi yang tercetak untuk perusahaan, gunakan formulis tanda terima yang dapat diunduh secara gratis di internet. Setelah mencetak struk, cap stempel perusahaan sehingga dapat digunakan untuk transaksi sehari hari.

The post 6 Cara Pengisian Kwitansi yang Benar appeared first on HaloEdukasi.com.