Mail server adalah program yang menjadi kunci terpenting untuk mendistribusikan email di Internet. Ya, jika selama ini Anda bertanya-tanya bagaimana cara mengirim email ke seseorang di lokasi lain, maka mail server adalah jawabannya.

Mungkin sebagian dari Anda masih belum terlalu paham apa itu mail server ya? Oleh karena itu, kami akan membahasnya secara lengkap mulai dari pengertian mail server, fitur-fiturnya, jenis-jenisnya, cara kerjanya, hingga manfaatnya yang harus Anda ketahui.

Pengertian Mail Server

Secara umum, istilah mail server adalah program yang dirancang untuk mengirim dan menerima email. Ini berarti bahwa ketika email dikirim, email tersebut melewati beberapa proses di server email hingga seseorang akhirnya dapat menerimanya.

Sederhananya, mail server seperti kantor pos yang bertindak sebagai perantara untuk mengirim dan menerima surat. Jadi bisa dikatakan bahwa tugas mail server adalah menyimpan dan mendistribusikan email dari satu server ke server lainnya.

Fungsi Mail Server

Secara umum peran mail server adalah untuk membantu mengelola surat masuk dan surat keluar. Dengan kata lain, mail server mengatur pengiriman email sehingga pengirim dapat mengirim email dan penerima dapat menerimanya dengan aman dan tanpa masalah.

Ini sangat penting bagi pemasar untuk menghindari kebocoran informasi berbahaya. Server email juga mengelola pengaturan dan proses respons untuk email masuk. Selain server email, yang bertindak sebagai perangkat lunak penginstalan email.

Tujuan dari layanan mail server dan program itu sendiri adalah untuk membuat jaringan dan koneksi transmisi email lebih aman, lebih cepat, tidak terputus, dll.

Jenis-jenis Mail Server

Ada beberapa jenis mail server. Menurut sistem perangkat lunak, jenis mail server adalah sebagai berikut.

1. Sendmail

Jika Anda pengguna Linux pasti sudah tidak asing lagi dengan mail server jenis ini bukan? Alasannya karena Sendmail sudah banyak digunakan karena merupakan mail server standar di Linux. Sendmail juga dikenal karena efisiensi dan kenyamanannya.

2. Postfix

Postfix adalah jenis mail server yang dikembangkan dari versi Sendmail. Oleh sebab itu, memang tidak heran jika postfix itu cukup berbeda dibandingkan sendmail. Postfix hanya bekerja dalam suatu sistem operasi Linux, melainkan juga bisa Anda gunakan pada sistem Mac OS X. Tingkat keamanan sampai performa postfix pun bahkan sangat terkenal jauh lebih bagus jika dibandingkan dengan Sendmail.

3. Qmail

Qmail lebih dikenal sebagai suatu jenis mail server teraman jika dibandingkan dengan tipe lainnya. Bagaimana tidak, untuk mail server ini diketahui belum memiliki kelemahan apapun yang sangat berisiko mengakibatkan gangguan pada sebuah sistem keamanannya. Jadi jangan salah, untuk provider layanan email raksasa seperti Hotmail dan Yahoo bahkan juga telah menggunakan Qmail.

Komponen Mail Server

Pada dasarnya, sebuah mail server terdiri dari tiga komponen utama yaitu MTA, MUA dan MDA. Ini penjelasannya.

1. MTA (Mail Transport Agent)

MTA atau disebut juga Mail Transport Agent merupakan suatu komponen mail server yang akan mengirim dan juga menerima mail langsung dari satu server menuju ke server lainnya. Dalam arti tertentu, MTA bertanggung jawab untuk menangani sistem pengiriman pesan secara keseluruhan.

Selain menerima dan mengirim, MTA memilih server, meminta catatan pertukaran email, dan merespons ketika terjadi kesalahan. Misalnya, jika pengiriman email gagal, MTA otomatis mengirimkan pesan balasan.

2. MUA (Mail User Agent)

MUA atau Mail User Agent yang merupakan komponen yang bertanggung jawab untuk mengirim, mengelola dan menerima surat. Contoh server email ini antara lain Gmail, Outlook, Yahoo dan lainnya.

3. MDA (Mail Delivery Agent)

Sedangkan MDA atau Mail Delivery Agent adalah perangkat lunak yang berfungsi untuk mengirimkan surat dari server MTA. Faktanya, beberapa MTA juga dapat bertindak sebagai MDA saat menambahkan pesan baru ke dokumen pesan pengguna lokal. MDA juga biasa disebut sebagai Local Delivery Agent (LDA).

Protocol Mail Server

Menurut prosedurnya, mail server dibagi menjadi dua kategori, yaitu protokol surat keluar (SMTP) dan protokol surat masuk (POP3 dan IMAP). Penjelasan tentang protokol mail server adalah sebagai berikut.

1. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)atau SMTP, adalah prosedur standar untuk berbagi atau mengirim email. Tujuan dari SMTP pada dasarnya adalah untuk berkomunikasi dengan server yang berbeda untuk mengirim pesan dari surat lokal ke server lain. Dalam prosedur ini, SMTP berada di bawah kendali MTA server email Anda.

2. Internet Message Access (IMAP)

Lalu ada Internet Message Access atau IMAP yang memungkinkan Anda mengakses email kapan saja, di mana saja, dengan menggunakan internet tentunya. Ya, saat Anda melihat email menggunakan IMAP, Anda sebenarnya tidak menyimpan atau mengunduh email ke komputer Anda, Anda membacanya di server.

Protokol ini sangat ideal bagi mereka yang suka bepergian dan sering menggunakan banyak perangkat untuk membuka email.

3. Post Office Protocol (POP3)

Metode mail server lainnya adalah Post Office Protocol atau POP3. Ini adalah prosedur yang bertanggung jawab untuk menerima dan menyimpan email terkirim hingga server tujuan mengunduhnya.

POP3 berkomunikasi dengan server surat pengguna dan kemudian mengunduh semua pesan baru di surat lokal. Setelah operasi selesai, notifikasi akan hilang. Di sinilah cadangan berperan.

Manfaat Mail Server

Dibandingkan dengan penyedia layanan email lainnya, mail server menawarkan beberapa keunggulan. Keuntungan dari server surat adalah sebagai berikut.

1. Mendapatkan Privasi Data

Salah satu keuntungan dari mail server adalah perlindungan data terjamin. Ya, server surat memberikan perlindungan berkualitas tinggi karena Anda menggunakan jaringan khusus dan hanya pihak internal yang dapat mengaksesnya. Jadi orang luar tidak dapat mengakses informasi email Anda karena dilindungi.

2. Lebih Cepat dan Lebih Efisien

Mail server juga memiliki keunggulan kecepatan dalam memproses email dan data yang terkandung di dalamnya. Betapa tidak, layanan mail server diibaratkan sebagai kendaraan pribadi yang bergerak.

Oleh karena itu Anda lebih efisien karena Anda dapat mengontrol distribusi dengan bebas. Untuk bisnis, ini pasti akan membantu meningkatkan kualitas komunikasi antara karyawan dan pelanggan.

3. Pengaturan Akun yang Praktis

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, keuntungan dari mail server adalah membantu mengelola akun email jauh lebih efisien dan tentunya dengan cara yang lebih praktis. Ya, Anda dapat mengelola, memelihara, dan mengkonfigurasi server email sesuai dengan keinginan dan kebutuhan Anda.

4. Kerusakan Dapat Diatasi dengan Mudah

Kerusakan dapat diperbaiki dengan cepat, dan bahkan jika terjadi kerusakan, mudah untuk segera diperbaiki dengan bantuan mail server. Berbeda dengan layanan email gratis lainnya seperti Gmail atau Yahoo yang membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan keluhan, keluhan atau kritik dan saran.

5. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

Manfaat yang tidak kalah penting dari penggunaan email server adalah dapat membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional dengan memiliki server dan domain sendiri. Hal ini pada akhirnya meningkatkan kepercayaan pelanggan atau klien terhadap perusahaan.

6. Buat Email Bisnis untuk Anggota Tim

Email berbayar memungkinkan Anda memiliki server email sendiri dan ruang disk yang besar. Oleh karena itu, Anda dapat membuat email bisnis untuk setiap anggota tim dengan nama domain tambahan. Karena menggunakan nama domain perusahaan, email terlihat lebih profesional dan membantu membangun kepercayaan pelanggan.

Cara Kerja Mail Server

Pada dasarnya, mail server bekerja sebagai server keluar (pengiriman) dan masuk (penerima). Kedua proses ini melalui beberapa langkah sebagai berikut, antara lain:

1. Membuat dan Mengirim Pesan

Setelah Anda menulis pesan dan mengklik “Kirim” untuk mengirimkannya, komponen Mail User Agent (MUA) bergerak. surel Selanjutnya, alamat email tujuan akan terhubung ke server SMTP Anda.

2. Email Tujuan Menghubungi Kontak Server SMTP

Langkah selanjutnya adalah mengirim email tujuan ke Mail Transfer Agent (MTA) melalui SMTP. Server kemudian mengirimkan alamat email pengirim dan penerima, lampiran dan konten pesan.

3. Alamat email akan Diproses

Selanjutnya komponen MDA (Mail Delivery Agent) memproses alamat email penerima (khususnya domain tujuan) melalui SMTP. Jika ternyata domain tersebut memiliki nama yang sama dengan nama pengirimnya, pesan tersebut langsung ditransfer ke server IMAP atau POP3.

4. Server SMTP Pengirim Hubungi DNS

Mail Transport Agent (MTA) kemudian harus menghubungi Server Nama Domain (DNS) melalui SMTP untuk menemukan server tujuan. DNS bertanggung jawab untuk menerjemahkan alamat email domain target menjadi alamat IP.

Ini karena jika Anda hanya menggunakan nama domain (tanpa alamat IP), server SMTP pengirim tidak dapat mendistribusikan email dengan benar.

5. Email Terhubung ke Server SMTP

Jika server SMTP pengirim sudah memiliki alamat IP tujuan, MTA/MDA dapat menghubungkan email yang dikirim ke server SMTP penerima. Proses ini tentunya melalui beberapa prosedur hingga akhirnya mencapai tujuan.

6. Server SMTP Penerima Melakukan Pemindaian

Langkah terakhir dalam proses server surat adalah pemindaian surat masuk oleh agen pengguna surat. Pada langkah pertama, MUA memeriksa apakah mengetahui nama domain dan nama pengguna. Jika demikian, pesan segera diteruskan ke server IMAP atau POP3. Pesan kemudian masuk ke antrian sendmail sampai email penerima memungkinkan untuk diunduh.

Kelebihan Mail Server

• Memiliki nama email Anda sendiri untuk bisnis Anda memperkuat merek bisnis Anda melalui penggunaan merek domain email khusus.
• Lebih Hemat Bandwidth, Anda akan lebih menghemat bandwidth korporat jika Anda menggunakan server email Anda sendiri yang terutama digunakan untuk jaringan pribadi, seperti email hanya untuk karyawan perusahaan Anda. Artinya, server email hanya digunakan oleh karyawan internal  perusahaan Anda. Tentu saja, semakin sedikit pengguna di server email, semakin sedikit bandwidth yang Anda butuhkan, bukan? Selain itu, menggunakan server email pribadi juga menguntungkan jika ada kemungkinan server akan crash atau down  karena beberapa pengguna menggunakan email secara bersamaan, kemungkinannya juga lebih rendah.
• Lebih cepat dan lebih efisien. Server email pribadi mengurangi risiko email tidak terkirim karena berbagai faktor dan alasan, baik  server itu sendiri maupun program dan aplikasi. Selain itu, server email pribadi lebih cepat mengirim dan menerima email karena lalu lintasnya relatif “tenang” dibandingkan dengan  server email gratis dan publik. Ini dapat mencegah Anda  menghabiskan banyak waktu hanya untuk mengelola kebutuhan email Anda.
• Membuat akun itu mudah. Memiliki  server email Anda sendiri jelas lebih mudah dalam hal membuat dan mengkonfigurasi email Anda. Juga lebih mudah untuk menggunakan, mengatur, dan memelihara akun email Anda. Ketika hal-hal tak terduga terjadi, mereka dapat segera ditangani, membuat  server email pribadi lebih menarik bagi pemasar dan pemilik bisnis. Lebih mudah mengelola server email Anda. Karena tentunya Anda tahu cara menghubungi tim support dari  server email pihak ketiga. Lebih mudah daripada menghubungi tim dukungan Google atau Yahoo untuk keluhan, keluhan, dan pemrosesan cepat.
• Lebih pribadi dan aman Server surat pribadi saya berarti jaringan pribadi yang digunakan oleh pengguna internal yang menggunakan  server surat untuk bekerja. Server email pribadi yang digunakan oleh pengguna juga lebih aman karena  hanya digunakan dan dikendalikan oleh intranet.

Itu saja pembahasan tentang pentingnya mail server beserta komponen, fungsi, jenis dan manfaatnya. Dari penjelasan di atas, Anda sudah mengetahui bahwa mail server merupakan salah satu hal terpenting yang dapat menunjang operasional sebuah perusahaan.

Untuk meningkatkan bisnis Anda, rekomendasi terbaik adalah langganan email berbayar dengan server email Anda sendiri. Karena berbagai kelebihan dan keuntungan di atas bisa Anda nikmati.

The post Mail Server: Pengertian, Jenis dan Fungsi appeared first on HaloEdukasi.com.

Meski sekilas terlihat sederhana, namun sebenarnya mekanisme pengiriman email cukup kompleks.  Email yang dikirim harus melalui serangkaian proses yang cukup rumit yang diatur dengan sebuah protokol khusus dalam pengiriman dan penerimaan email melalui mail server.

Mail server adalah penyedia yang berperan untuk mengirim dan menerima email. Mail server memiliki beberapa protokol untuk menjalankan perannya. Protokol yang dimaksud di sini adalah aturan atau instruksi yang diikuti oleh setiap komputer ketika berkomunikasi dengan komputer lainnya.

Secara umum terdapat dua kategori protokol dalam server email, yaitu protokol surat masuk (POP3 dan IMAP) dan protokol surat keluar (SMTP). Pada artikel ini, akan dibahas mengenai pengertian dan fungsi POP3 serta perbedaannya dengan IMAP dan SMTP.

Pengertian POP3

POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah protokol server/client di mana email dikirimkan dari server ke email lokal. POP3 akan menerima email yang masuk dan menyimpannya sampai email tersebut diambil. POP3 merupakan versi ketiga dari protokol standar yang mengatur email masuk.

POP3 bekerja dengan cara mengontak server email lalu mengunduh semua pesan baru dari email lokal. Apabila pesan telah diunduh, maka mereka akan hilang dari server. Itulah mengapa, apabila kita mengakses akun email yang sama melalui perangkat berbeda sebaiknya terlebih dahulu menyiapkan back-up agar tetap memiliki salinan email sebelumnya untuk mengantisipasi jika email tersebut terhapus pada salah satu perangkat. Sebab, server utama akan menghapus email tersebut melalui protokol POP3.

Fungsi POP3

POP3 berfungsi sebagai protokol untuk mengambil email dari server email lalu dikirimkan ke email lokal client. Oleh karena itu POP3 juga disebut sebagai protokol komunikasi satu arah.

POP3 digunakan untuk berkomunikasi dengan server email dan mengunduhnya ke email lokal seperti Windows Mail, Outlook, Thunderbird, Mac Mail, dan sebagainya. POP3 tidak akan menyimpan salinan email tersebut di server, namun biasanya pada aplikasi email tertentu terdapat opsi untuk menyimpan salinan email yang diunduh pada server atau tidak.

Kelebihan POP3

Penggunaan POP3 sebagai protokol penerimaan email memiliki kelebihan sebagai berikut:

• Jika email sudah diunduh pada aplikasi email lokal di internet, maka email tersebut dapat dibuka kembali tanpa perlu terhubung ke internet.
• Seringkali tidak ditetapkan batasan atau limit untuk email yang dikirim dan diterima.
• Tidak ada ukuran maksimal yang ditetapkan untuk mailbox, kecuali harddisk komputer sudah penuh.
• Memungkinkan pengguna untuk membuka file attachment dengan cepat.

Kekurangan POP3

• Apabila pengguna mengaktifkan fitur JavaScript pada email reader, maka email phising dengan embed JavaScript dapat terbaca.
• Semua data dari email akan tersimpan di penyimpanan komputer sehingga mengurangi space pada harddisk komputer.
• Apabila file attachment diunduh maka komputer berpotensi terinfeksi virus dari email yang diterima.
• Jika folder email hilang, akan sulit melakukan restore untuk mengembalikan data email tersebut.

Perbedaan POP3, IMAP, dan SMTP

Selain POP3, terdapat juga protokol email lainnya seperti IMAP dan SMTP. Pada dasarnya, protokol email masuk terdiri dari POP3 dan IMAP, sedangkan SMTP adalah protokol email keluar.

IMAP (Internet Message Access Protocol) merupakan protokol standar untuk mengakses atau mengambil email dari server. Sama halnya dengan POP3, IMAP juga memungkinkan pengguna untuk menerima email dari server utama. IMAP memungkinkan pengguna untuk memilih pesan email yang akan diambil, membuat folder email di server, mencari email tertentu yang dibutuhkan, bahkan menghapus email yang ada.

Salah satu perbedaan antara POP3 dan IMAP adalah IMAP tergolong protokol komunikasi dua arah karena perubahan yang terjadi pada aplikasi email client akan diteruskan pada server, sehingga file pesan email tersebut tetap tersimpan meski sudah diunduh melalui aplikasi email lokal.

Sementara itu, POP3 adalah komunikasi satu arah di mana perubahan pada aplikasi email tidak berpengaruh ke server karena data email pada server utama akan terhapus setelah diunduh pada aplikasi email.

IMAP juga memiliki beberapa keunggulan yang lebih baik daripada POP3, di antaranya adalah IMAP hanya akan mengunduh informasi header dari email sedangkan email yang asli tetap tersimpan pada server.

Berbeda dengan POP3 yang justru memindahkan semua email pada aplikasi email pengguna dan tidak menyisakan data email tersebut pada server. Keunggulan ini menjadikan IMAP jauh lebih populer daripada POP3, terlebih karena penyedia layanan email yang populer seperti Gmail juga merekomendasikan protokol ini.

Meski demikian, IMAP hanya memungkinkan pengguna untuk mengakses email ketika komputer terkoneksi dengan internet. Berbeda dengan POP3 yang memungkinkan pengguna untuk mengakses email tanpa perlu terkoneksi internet.

Adapun SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) adalah suatu protokol untuk surat keluar. SMTP berbeda dengan POP3 dan IMAP, karena SMTP merupakan protokol pengiriman email.

SMTP berfungsi untuk berkomunikasi dengan server guna mengirimkan email dari aplikasi email lokal ke server kemudian akan diteruskan ke server email penerima. Mekanisme SMTP dikontrol dengan MTA (Mail Transfer Agent) yang terdapat dalam server email pengguna.

The post Pengertian POP3: Fungsi dan Perbedaannya dengan IMAP appeared first on HaloEdukasi.com.