Dalam era digitalisasi, purchasing juga telah mengalami perubahan yang signifikan. Perusahaan dapat memanfaatkan teknologi untuk memudahkan proses purchasing, seperti penggunaan sistem e-procurement atau platform online untuk memilih supplier dan memesan barang. Dengan adanya teknologi ini, purchasing dapat dilakukan dengan lebih efisien dan efektif.

Purchasing merupakan fungsi penting dalam sebuah perusahaan yang memainkan peran penting dalam menjaga kelangsungan bisnis dan hubungan dengan supplier. Dalam era digitalisasi, purchasing telah mengalami perubahan signifikan, yang memungkinkan perusahaan untuk melakukan proses purchasing dengan lebih efisien dan efektif.

Pengertian Purchasing

Purchasing atau pembelian adalah proses membeli barang atau jasa dari supplier atau vendor yang terpercaya dengan harga dan kualitas yang sesuai. Fungsi purchasing juga mencakup perencanaan, pengadaan, negosiasi harga dan persyaratan, pembuatan pesanan, pengiriman, hingga pembayaran.

Tujuan dari fungsi ini adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki persediaan yang cukup untuk menjalankan operasinya dan memperoleh keuntungan yang maksimal dengan meminimalkan biaya pembelian. Proses purchasing dilakukan dengan hati-hati dan efisien untuk menjaga hubungan baik dengan supplier dan memastikan bahwa hubungan tersebut saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Proses purchasing melibatkan beberapa tahap, mulai dari perencanaan, pemilihan supplier, negosiasi harga dan persyaratan, pembuatan pesanan, pengiriman, hingga pembayaran. Tahap-tahap ini harus dilakukan dengan hati-hati dan efisien agar perusahaan dapat meminimalkan biaya dan memperoleh keuntungan yang maksimal.

Selain itu, purchasing juga memainkan peran penting dalam menjaga hubungan baik dengan supplier. Sebagai mitra bisnis, supplier dapat memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan, seperti diskon, pengiriman cepat, dan bantuan teknis. Oleh karena itu, purchasing harus menjalin hubungan yang baik dengan supplier dan memastikan bahwa hubungan tersebut saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Alur Kerja Purchasing

Alur kerja Purchasing atau pembelian dalam sebuah perusahaan terdiri dari beberapa tahap, berikut adalah penjelasan secara detailnya:

1. Perencanaan

Tahap pertama dalam alur kerja purchasing adalah perencanaan, dimana purchasing melakukan analisis kebutuhan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam tahap ini, purchasing harus mempertimbangkan berbagai faktor seperti jumlah persediaan yang ada, rencana produksi, anggaran yang tersedia, serta kebutuhan operasional perusahaan.

2. Pemilihan Supplier

Setelah menentukan kebutuhan barang atau jasa yang dibutuhkan, tahap selanjutnya adalah pemilihan supplier atau vendor. Purchasing harus melakukan riset dan evaluasi terhadap calon supplier yang ada, termasuk reputasi, kualitas barang dan jasa yang ditawarkan, harga, serta layanan yang diberikan. Purchasing juga dapat mempertimbangkan faktor lain seperti lokasi dan keamanan dalam memilih supplier.

3. Negosiasi Harga dan Persyaratan

Setelah memilih supplier yang tepat, purchasing akan memulai tahap negosiasi harga dan persyaratan. Purchasing akan berusaha mendapatkan harga yang terbaik dan menegosiasikan persyaratan seperti jangka waktu pembayaran, jumlah minimum pembelian, serta layanan purna jual yang ditawarkan. Negosiasi harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa kesepakatan yang dicapai menguntungkan bagi kedua belah pihak.

4. Pembuatan Pesanan

Setelah kesepakatan harga dan persyaratan dicapai, purchasing akan membuat pesanan kepada supplier. Pesanan harus mencakup detail barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga, dan jangka waktu pengiriman. Purchasing juga harus memastikan bahwa persyaratan pembayaran dan layanan purna jual telah disepakati dan dituangkan dalam pesanan.

5. Pengiriman dan Penerimaan Barang atau Jasa

Setelah pesanan dibuat, supplier akan memproses pengiriman barang atau jasa yang dipesan. Purchasing harus memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan dan memenuhi kualitas yang diharapkan. Jika terdapat masalah atau ketidaksesuaian, purchasing harus segera mengambil tindakan untuk menyelesaikan masalah tersebut.

6. Pembayaran

Setelah barang atau jasa diterima, purchasing harus melakukan pembayaran sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati. Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank atau menggunakan instrumen pembayaran lainnya. Purchasing harus memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati.

7. Evaluasi dan Analisis Kinerja Supplier

Setelah proses pembelian selesai, purchasing harus melakukan evaluasi dan analisis kinerja supplier. Evaluasi ini dapat meliputi penilaian terhadap kualitas barang atau jasa yang diberikan, layanan purna jual, kepatuhan terhadap persyaratan kontrak, serta pengiriman yang tepat waktu. Hasil evaluasi ini dapat digunakan untuk memutuskan apakah supplier tersebut layak untuk dipertahankan atau perlu diganti dengan supplier lain.

Inilah alur kerja purchasing yang harus dilakukan dengan hati-hati dan efisien untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki persediaan yang cukup untuk menjalankan operasinya dan memperoleh keuntungan yang maksimal dengan meminimalkan biaya pembelian. Selain itu, purchasing juga harus mempertahankan hubungan yang baik dengan supplier dan memastikan bahwa hubungan tersebut saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.

Tugas Purchasing

Tugas purchasing adalah salah satu bagian penting dalam operasional perusahaan, terutama dalam hal pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. Berikut adalah penjelasan secara panjang mengenai tugas-tugas yang harus dilakukan oleh departemen purchasing:

1. Membuat Rencana Pembelian

Purchasing harus membuat rencana pembelian berdasarkan kebutuhan perusahaan. Rencana ini harus mempertimbangkan aspek kuantitas, kualitas, waktu, dan biaya. Rencana pembelian ini harus disusun dengan hati-hati agar tidak terjadi kekurangan atau kelebihan persediaan barang.

2. Mencari Supplier

Purchasing harus mencari supplier yang terpercaya dan berkualitas untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Pencarian supplier bisa dilakukan melalui internet, media sosial, atau melalui referensi dari rekan bisnis. Purchasing harus melakukan evaluasi terhadap supplier, termasuk kinerja, kualitas produk, waktu pengiriman, dan harga.

3. Melakukan Negosiasi Harga dan Persyaratan

Setelah menemukan supplier yang tepat, purchasing harus melakukan negosiasi harga dan persyaratan. Tujuannya adalah untuk memperoleh harga yang terbaik dan persyaratan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Purchasing harus memiliki kemampuan bernegosiasi dengan baik agar dapat memperoleh hasil yang diinginkan.

4. Membuat Pesanan

Setelah tercapai kesepakatan harga dan persyaratan, purchasing harus membuat pesanan kepada supplier. Pesanan harus disusun dengan rinci, mencantumkan detail barang, jumlah, harga, dan waktu pengiriman. Pesanan harus disampaikan dengan jelas dan tepat waktu agar tidak terjadi keterlambatan dalam pengiriman.

5. Kualitas Barang dan Jasa

Setelah barang atau jasa diterima, purchasing harus memastikan kualitasnya sesuai dengan yang diharapkan. Jika terdapat ketidaksesuaian atau masalah dengan barang atau jasa yang diterima, purchasing harus mengambil tindakan yang diperlukan, seperti melakukan klaim atau pengembalian barang.

6. Mengelola Persediaan

Purchasing harus memantau persediaan barang dan mengelolanya dengan baik. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa persediaan selalu mencukupi kebutuhan perusahaan tanpa mengakibatkan pemborosan. Purchasing harus dapat membuat perencanaan dan strategi yang efektif dalam mengelola persediaan.

7. Membuat Laporan Pembelian

Purchasing harus membuat laporan pembelian secara teratur untuk memantau pengeluaran perusahaan dan melakukan analisis biaya. Laporan pembelian juga berguna sebagai bahan evaluasi untuk mengevaluasi supplier yang dipilih dan memperbaiki proses pembelian di masa depan.

Demikianlah tugas-tugas yang harus dilakukan oleh departemen purchasing. Dalam menjalankan tugas-tugas tersebut, purchasing harus memperhatikan aspek kualitas, harga, waktu, dan persediaan untuk memastikan operasional perusahaan dapat berjalan dengan efisien dan efektif.

Tanggung Jawab Purchasing

Tanggung jawab purchasing adalah sangat penting dalam mengelola proses pengadaan barang dan jasa untuk menjalankan bisnis suatu perusahaan. Berikut adalah penjelasan secara panjang mengenai tanggung jawab yang harus diemban oleh departemen purchasing:

1. Menjaga Ketersediaan Barang dan Jasa

Tanggung jawab utama purchasing adalah menjaga ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Purchasing harus memastikan bahwa persediaan barang selalu mencukupi kebutuhan perusahaan dan tidak terjadi kekurangan maupun kelebihan stok yang tidak diinginkan.

2. Mengoptimalkan Biaya Pembelian

Purchasing harus mengoptimalkan biaya pembelian agar perusahaan dapat memperoleh harga terbaik dari supplier. Purchasing harus memahami kondisi pasar dan mengevaluasi harga dari berbagai supplier sebelum memutuskan untuk melakukan pembelian. Selain itu, purchasing juga harus dapat melakukan negosiasi dengan baik agar dapat memperoleh harga yang lebih baik.

3. Memastikan Kualitas Barang dan Jasa

Tanggung jawab purchasing juga meliputi memastikan kualitas barang dan jasa yang dibeli. Purchasing harus melakukan evaluasi terhadap supplier sebelum melakukan pembelian, seperti mengevaluasi kinerja, kualitas produk, waktu pengiriman, dan harga. Setelah barang atau jasa diterima, purchasing harus memastikan kualitasnya sesuai dengan yang diharapkan.

4. Menjalin Hubungan Baik dengan Supplier

Purchasing harus menjalin hubungan baik dengan supplier untuk memastikan kelancaran proses pengadaan barang dan jasa. Purchasing harus menjaga komunikasi yang baik dengan supplier, memberikan feedback yang jelas, dan membayar tagihan tepat waktu.

5. Mematuhi Kebijakan Perusahaan

Tanggung jawab purchasing juga meliputi mematuhi kebijakan perusahaan dalam melakukan pembelian barang dan jasa. Purchasing harus memahami dan mematuhi aturan dan kebijakan yang ada, seperti kebijakan pengeluaran, batasan waktu pembayaran, dan persetujuan manajemen atas pembelian.

6. Mengelola Risiko dan Keamanan

Purchasing harus mengelola risiko dan keamanan dalam melakukan pembelian barang dan jasa. Purchasing harus memastikan bahwa supplier yang dipilih memiliki reputasi yang baik dan memenuhi persyaratan hukum dan regulasi yang berlaku. Selain itu, purchasing juga harus memastikan keamanan dalam pengiriman barang dan jasa.

7. Mengelola Data Pembelian

Tanggung jawab purchasing juga meliputi mengelola data pembelian, seperti data supplier, pesanan, tagihan, dan laporan pembelian. Purchasing harus memastikan bahwa data yang dikumpulkan akurat dan tersedia untuk pengambilan keputusan dan evaluasi di masa depan.

Inilah tanggung jawab purchasing dalam mengelola proses pengadaan barang dan jasa. Dalam menjalankan tanggung jawab tersebut, purchasing harus memperhatikan aspek ketersediaan barang, biaya pembelian, kualitas barang dan jasa, kebijakan perusahaan, risiko dan keamanan, serta pengelolaan data pembelian untuk memastikan operasional perusahaan dapat berjalan dengan efisien

Skill Purchasing

Dalam menjalankan tugasnya, seorang purchasing harus memiliki berbagai skill atau kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Berikut adalah beberapa skill purchasing yang penting untuk dimiliki:

1. Kemampuan Negosiasi

Skill negosiasi menjadi salah satu skill yang sangat penting untuk dimiliki oleh seorang purchasing. Kemampuan untuk bernegosiasi dengan supplier agar bisa mendapatkan harga terbaik dan kualitas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, menjadi kunci kesuksesan seorang purchasing.

2. Kemampuan Komunikasi

Seorang purchasing harus mampu berkomunikasi dengan berbagai pihak, seperti supplier, tim internal perusahaan, manajemen, dan pihak eksternal lainnya. Kemampuan komunikasi yang baik akan membantu purchasing dalam menjalin hubungan yang baik dengan supplier dan menjaga kelancaran proses pengadaan barang dan jasa.

3. Kemampuan Analisis

Purchasing harus memiliki kemampuan analisis yang baik untuk mengevaluasi dan memilih supplier yang tepat, membandingkan harga dan kualitas produk, serta menentukan strategi pembelian yang efektif dan efisien.

4. Kemampuan Manajemen Waktu

Kemampuan manajemen waktu juga menjadi skill yang penting untuk dimiliki oleh purchasing. Purchasing harus mampu mengatur waktu dengan baik, seperti menentukan jadwal pengiriman barang, memastikan tagihan dibayarkan tepat waktu, dan menyelesaikan tugas-tugas pembelian dalam tenggat waktu yang telah ditetapkan.

5. Kemampuan Pengambilan Keputusan

Purchasing harus memiliki kemampuan pengambilan keputusan yang baik, karena keputusan yang diambil dapat memengaruhi ketersediaan barang, biaya pembelian, dan kualitas produk. Seorang purchasing harus dapat mengevaluasi berbagai opsi yang tersedia dan memilih yang terbaik bagi perusahaan.

6. Kemampuan Multitasking

Purchasing harus dapat melakukan banyak tugas secara bersamaan. Skill multitasking sangat penting dalam mengelola beberapa proyek pembelian secara bersamaan, mengelola ketersediaan barang, memastikan pengiriman barang tepat waktu, dan menangani masalah yang muncul.

7. Kemampuan Pengelolaan Data

Skill pengelolaan data menjadi penting dalam melacak dan memantau proses pengadaan barang dan jasa. Purchasing harus dapat mengelola data pembelian dengan baik, seperti data supplier, pesanan, tagihan, dan laporan pembelian.

8. Kemampuan Adaptasi

Purchasing harus memiliki kemampuan adaptasi yang baik untuk menghadapi perubahan yang terjadi dalam proses pengadaan barang dan jasa. Kondisi pasar yang berubah-ubah, kebijakan perusahaan yang berubah, dan perubahan lainnya, dapat memengaruhi strategi pembelian. Purchasing harus dapat menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.

Demikianlah beberapa skill yang penting untuk dimiliki oleh seorang purchasing. Dengan memiliki kemampuan-kemampuan tersebut, purchasing dapat menjalankan tugasnya dengan efektif dan efisien, serta dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan baik.

Jenjang Karir Purchasing

Jenjang karir dalam bidang purchasing dapat beragam, tergantung pada perusahaan dan industri tempat purchasing bekerja. Berikut adalah beberapa jenjang karir yang umum dalam bidang purchasing:

1. Purchasing Staff

Purchasing staff merupakan jenjang karir yang paling awal dalam bidang purchasing. Pada posisi ini, seorang purchasing bertanggung jawab untuk melakukan tugas-tugas operasional dalam pengadaan barang dan jasa, seperti melakukan pencarian supplier, membuat permintaan harga, membuat pesanan pembelian, dan memantau pengiriman barang.

2. Purchasing Supervisor

Setelah berpengalaman sebagai purchasing staff, seseorang dapat naik ke posisi purchasing supervisor. Pada posisi ini, seorang purchasing supervisor akan bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengarahkan tim purchasing, serta memastikan bahwa proses pembelian berjalan dengan baik.

3. Purchasing Manager

Setelah berhasil menjadi purchasing supervisor, seseorang dapat naik ke posisi purchasing manager. Pada posisi ini, seorang purchasing manager bertanggung jawab atas keseluruhan strategi pembelian perusahaan, memimpin tim purchasing, menjalin hubungan dengan supplier, dan membuat keputusan strategis dalam pembelian barang dan jasa.

4. Procurement Specialist

Procurement specialist adalah posisi yang lebih spesifik dalam bidang purchasing. Pada posisi ini, seseorang memiliki keahlian khusus dalam bidang tertentu, seperti teknologi informasi, konstruksi, atau kesehatan. Procurement specialist bertanggung jawab untuk mengembangkan strategi pembelian untuk kebutuhan spesifik perusahaan.

5. Procurement Director

Setelah menjadi purchasing manager, seseorang dapat naik ke posisi procurement director. Pada posisi ini, seorang procurement director bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pengadaan barang dan jasa perusahaan, memimpin tim purchasing, mengembangkan strategi pembelian jangka panjang, dan bekerja sama dengan manajemen senior untuk memastikan pengadaan barang dan jasa mendukung tujuan perusahaan.

6. Chief Procurement Officer

Chief procurement officer (CPO) adalah posisi tertinggi dalam bidang purchasing. Pada posisi ini, seorang CPO bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pengadaan barang dan jasa di perusahaan, memimpin tim purchasing, mengembangkan strategi pembelian jangka panjang, dan berkontribusi pada strategi keseluruhan perusahaan.

Inilah beberapa jenjang karir dalam bidang purchasing. Penting untuk diingat bahwa jenjang karir dapat bervariasi antara perusahaan dan industri, dan bahwa setiap individu dapat mengembangkan jalur karir yang berbeda-beda tergantung pada minat dan keahlian yang dimiliki.

Jadi secara keseluruhan, purchasing merupakan bagian penting dalam kegiatan bisnis. Dalam melakukan pengadaan barang dan jasa, seorang purchasing harus memiliki kemampuan yang baik dalam berkomunikasi, bernegosiasi, dan menjalin hubungan dengan supplier.

Dengan mengembangkan skill dan pengalaman yang tepat, seorang purchasing dapat mencapai jenjang karir yang lebih tinggi dan memberikan kontribusi yang signifikan dalam kesuksesan perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk memiliki tim purchasing yang profesional dan terlatih dengan baik.

The post Purchasing: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab appeared first on HaloEdukasi.com.

E-purchasing ini berkembang karena pemanfaatan media digital yang sekarang sudah banyak digunakan untuk kepentingan marketing ataupun pemasaran. Semua menjadi lebih efektif dan efisien pelaksanaannya dengan menggunakan dorongan media digital ini, salah satunya adalah e-purchasing ini.

Lalu, apa saja sih kelebihan e-purchasing ini dibandingkan dengan purchasing? Berikut kelebihan dan kekurangan dari E-Purchasing yang perlu diketahui.

Kelebihan E-Purchasing

Adapun beberapa kelebihan dari e-purchasing yang membuat penerapannya semakin marak di kalangan masyarakat, walaupun hanya beberapa pihak saja yang sudah menerapkannya untuk mendukung produksinya.

• Memudahkan Perusahaan

Dengan adanya e-purchasing semakin mempermudah pihak pembeli untuk menemukan bahan baku produk yang dibutuhkannya. Pembeli hanya perlu melihat katalog produk untuk bisa menemukan produk beserta dengan harga pasaran yang sesuai dengan budgeting yang telah ditetapkan sebelumnya. 

Pembeli sudah tidak perlu membutuhkan waktu yang lama hanya untuk datang ke penjual produk dan melihat secara langsung produk yang akan dibelinya. Hal ini bisa dibilang lebih efisien dan lebih efektif dari segi waktu, sisa waktu yang ada bisa dialokasikan untuk melakukan kegiatan lainnya sehingga target bisa dengan mudah dicapai.

• Informasi Produk Lebih Akurat

Tentunya tidak sembarang produk bisa dijual melalui e-purchasingg, yang mana pihak penjual harus memiliki e-catalog yang lengkap untuk nantinya diserahkan kepada calon pembelinya. Katalog itu yang nantinya membantu pihak pembeli terkait untuk melihat berbagai variasi produk yang akan dibeli beserta dengan acuan harga yang tertera di sana.

Lebih baik bagi penjual untuk mencantumkan segala bentuk informasi yang dibutuhkan oleh pembeli untuk nantinya lebih mempermudah pembeli dalam menentukan pilihannya. Tidak hanya itu, katalog yang lengkap dan detail akan semakin mempermudah proses jual beli yang dilakukan dan meminimalisir adanya salah informasi tentunya.

• Lebih Mudah Dikontrol

Karena pengembangannya yang menggunakan teknologi digital membuat proses jual beli produk menjadi lebih mudah untuk dikontrol dan diawasi. Terkadang disediakan sebuah website ataupun sebuah platform yang memperlihatkan setiap tahapan pembelian yang telah dilakukan.

Bahkan tidak hanya itu, untuk memastikan produknya sampai di tempat dengan selamat terkadang ada fitur lacak yang sengaja ditambahkan untuk memudahkan pembeli terhadap proses pengiriman produknya.

Kekurangan E- Purchasing

Namun, walaupun banyak sekali kelebihan yang didapatkan oleh penjual maupun pembeli dengan adanya e-purchasing ini tetap ada beberapa kekurangan dari e-purchasing yang harus tetap dipertimbangan.

• Penggunaan E-Purchasing yang Belum Meluas

Seperti yang telah dipaparkan sebelumnya, bahwa masih beberapa pihak saja yang menggunakan e-purchasing ini karena sifatnya menuju ranah digital tentunya memerlukan masa adaptasi dalam hal penggunaannya.

Terlebih untuk kaum penjual ataupun pembeli yang masih kecil hal ini memerlukan beberapa waktu untuk bisa beradaptasi dan mempelajari setiap sistem yang ada untuk bisa menggunakannya. Oleh karenanya untuk lebih meratakan penggunaan dari e-purchasing diperlukan sosialisasi yang lebih meluas lagi kepada semua penjual dan pembeli.

• Tidak Semua Daerah Terjangkau Internet

Selain penggunannya yang belum meluas, perlu diketahui juga apabila belum semua daerah memiliki akses internet yang baik.

Hal itu juga menjadi salah satu alasan yang mendukung adanya ketimpangan dalam pemanfaatan e-purchasing ini. Terlebih untuk beberapa penjual dan pembeli yang berada di daerah terpencil.

• Memiliki Resiko Diretas

Karena penggunaannya yang mengandalkan jaringan internet, sama seperti teknologi lainnya yang memanfaatkan jaringan hal seperti ini sangat rentan terhadap hacker ataupun pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab yang melakukan perentasan terkait dengan data dan informasi penting yang dimiliki oleh penjual ataupun pembeli.

Terlebih seperti yang kita ketahui bahwa data dan informasi yang berkaitan dengan sistem jual beli ini seringkali mencantumkan dokumen penting yang sifatnya rahasia. Oleh karenanya perlu dilakukan proteksi ganda untuk mencegah adanya hal tersebut.

The post Kelebihan dan Kekurangan E-Purchasing yang Perlu Diketahui appeared first on HaloEdukasi.com.