Mengingat dengan Manajemen Proyek Sistem Informasi, pihak pihak diranah manajemen atas dan bawah dapat saling bertukar informasi dengan mudah guna menyusun rencana terbaik untuk proyeknya.

Apa Itu Manajemen Proyek Sistem Informasi?

Tingkat keberhasial suatu proyek dapat dinilai dengan melihat kerangka kerja maupun inisiasi yang juga disebut sebagai Manajemen Proyek Sistem Informasi.

Mengingat, Manajemen Proyek Sistem Informasi ini meliputi berbagai informasi yang akurat dan relevan. Bahkan, Manajemen Proyek Sistem Informasi dapat juga menjadi acuan dalam melihat kemajuan proyek itu sendiri. Oleh karena itu dapat diketahui dalam jangka waktu yang berjalan, sudah sesuai rencana atau belum.

Manajemen Proyek Sistem Informasi ini biasanya menggunakan sarana elektronik untuk mengumpulkan hingga mendistribusikan informasi. Namun, cara manual juga masih bisa digunakan.

Dengan adanya distribusi informasi inilah, pihak pihak terkait akan lebih mudah mengambil keputusan, sehingga tindakan yang dibutuhkan dapat segera dieksekusi.

Manfaat Manajemen Proyek Sistem Informasi

Manajemen Proyek Sistem Informasi memiliki beragam manfaat, termasuk diantaranya :

• Memudahkan Penentuan Waktu, Dana dan Sumber Daya

Dengan Manajemen Proyek Sistem Informasi, tim akan dapat lebih mudah menentukan berbagai hal yang berhubungan dengan proyek, mulai dari estimasi waktu, dana hingga sumber dayanya.

Mengingat, Manajemen Proyek Sistem Informasi akan mengumpulkan informasi dari berbagai bagian dalam proyek untuk kemudian dijadikan acuan alokasi sumber daya yang dibutuhkan agar proyek berjalan dengan baik.

• Memudahkan Penentuan Risiko Masa Depan Proyek

Suatu proyek jelas tidak akan lepas dari risiko tertentu yang dapat menghambat prosesnya. Manajemen Proyek Sistem Informasi ini dapat dijadikan acuan untuk bisa memprediksi risiko yang mungkin terjadi nantinya, seperti halnya risiko pada waktu dan juga dana.

Jika diperlukan, Manajemen Proyek Sistem Informasi dapat membantu proses revisi rencana jika memang dibutuhkan agar waktu dan dana proyek tidak membludak. Mengingat, Manajemen Proyek Sistem Informasi sendiri umumnya memiliki perkiraan awal dan spesifikasi teknis yang tepat.

Selain itu Manajemen Proyek Sistem Informasi umumnya juga memiliki basis data risiko yang dikumpulkan dari berbagai proyek berbeda dan sudah selesai. Basis data ini dapat menjadi acuan dari proyek yang akan datang.

• Memudahkan Dokumentasi Pekerjaan

Manajemen Proyek Sistem Informasi dapat memudahkan dokumentasi pekerjaan proyek secara actual, termasuk dianataranya akan mencakup spesifikasi pekerjaa, hasil estimasi usaha, perubahan berupa klaim dan lainnya.

Khusus untuk perubahan dan klaim akan mencakup perubahan permintaan maupun perintah perubahan serta klain yang tidak secara langsung. Klaim ini dapat mencakup :

1. Kegiatan
2. Masalah
3. Penyimpangan
4. Catatan
5. Hasil analisa
6. Solusi yang diusulkan
7. Solusi yang sebenarnya

Komponen Manajemen Proyek Sistem Informasi

Manajemen Proyek Sistem Informasi memiliki beberapa komponen utama sebagai berikut:

• Penjadwalan

Penjadwalan merupakan hal yang penting dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi karena mencakup berbagai tahapan dari proyek, termasuk diantaranya:

1. Membagi proyek menjadi beberapa bagian dengan tugas yang berbeda
2. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap bagian, bahkan setiap tugas dalam proyek hingga selesai
3. Menentukan skala prioritas pada setiap tugas agar penugasan sumber daya lebih efektif dan efisien
4. Membantu membuat diagram jaringan untuk menpresentasikan tugas, tanggung jawab dan alur kerja proyek
5. Membantu membuat diagram Gantt untuk melihat deadline tugas
6. Mengoptimalkan narasumber daya

• Estimasi

Estimasi dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi akan mencakup beberapa hal, termasuk:

1. Dana
2. Waktu
3. Tingkat keberhasilan
4. Idealitas proyek

Selain itu, estimasi ini juga akan mencakup pembandingan data estimasi proyek lain untuk dijadikan acuan dalam mengestimasi proyek yang lain lagi.

• Sumber Daya

Komponen yang tidak kalah penting dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi yaitu sumber daya yang dikelola dengan baik agar setiap bagian proyek berjalan dengan efektif dan efisien.

• Dokumentasi

Manajemen Proyek Sistem Informasi juga memiliki komponen dokumentasi yang mengumpulkan data berkaitan dengan proyek. Data data tersebut kan dikategorikan secara terstruktur agar dapat dijadikan sebagai acuan pembuatan rencana proyek lainnya nanti.

Dokumentasi dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi akan sangat membantu khususnya bagi proyek dalam skala besar dengan data yang juga besar.

Perencanan Manajemen Proyek Sistem Informasi

Siklus Hidup Proyek

Dalam Sitem Manajemen Proyek Sistem Informasi juga diketahui adanya lima proses yang saling berhubungan untuk siklus hidup proyek itu sendiri, termasuk:

• Proses Inisiani (Initiation)

Proses inisiasi ini umumnya akan meliputi beberapa hal awal seperti organisasi tertentu mulai membuat business case untuk menyeleksi dan memulai proyek secara formal. Dari proses ini biasanya telah diperoleh hasil berupa:

1. Penugasna manajer proyek
2. Identifikasi stakeholder
3. Business case
4. Dokumen tujuan proyek, termasuk cost benefits analysis
5. Project charter
6. Penandatanganan

• Proses Perencanaan (Planning)

Dalam proses perencanaan, akan menghasilkan beberapa hal, termasuk:

1. Dokumen kontrak
2. Ruang lingkup proyek
3. Work breakdown structure
4. Jadwal proyek
5. Sumber daya
6. Daftar risiko

• Proses Eksekusi (Execute)

Proses eksekusi ini merupakan proses dengan waktu dan sumber daya paling banyak. Dan peran sentral dari manajer proyek sangat dibutuhkan.

• Proses Pengawasan dan Pengontrolan (Monitoring and Controling)

Proses pengawasan dapat melingkupi berbagai kegiatan termasuk:

1. Pengukuran kemajuan proyek
2. Pengawasan penyimpangan
3. Pengambilan keputusan

Dalam proses ini semua data akan didokumentasi dalam :

1. Laporan performa
2. Laposan permintaan perubahan
3. Laporan update rencana

• Proses Penutupan (Closing)

Dalam proses ini laporan akhir proyek akan dipresentasikan kepada pihak sponsor dan pihak pihak terkait.

Aktivitas Perencanaan

Sebagaimana dijelaskan diatas, perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi termasuk dalam salah satu siklus hidup proyek. Perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi umumnya dapat membantu penyelesaian proyek dengan berbagai tahapan aktivitas, termasuk:

• Penentuan tujuan proyek mulai dari waktu, biaya, target performa hingga kebutuhan proyek lainnya
• Menguraikan tujuan proyek untuk mengetahui pekerjaan yang dibutuhkan
• Menentuan departemen dan struktur organisasi proyek
• Menentukan jadwal setiap kegiatan proyek mulai dari waktu dimulainya hingga batas penyelesaian
• Menentukan rencana anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan (jumlah dan waktu setiap pekerjaan sumber daya juga termasuk)

Pada perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi inilah, tanggal target penyelesaian setiap tugas pada masing masing bagian proyek akan dapat dilihat. Proses perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi yang baik umumnya akan membuat proyek dapat berjalan dengan konsisten.

Mengingat, dalam perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi ini penentuan tugas sumber daya akan lebih difokuskan agar setiap tahapan proyek berjalan dengan baik.

Tujuan Perencanaan

Adapun tujuan umum dari perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi ini antara lain:

• Mengetahui kecocokan rencana dengan yang sudah dilaksanakan
• Mengetahui waktu dari mulai hingga proyek selesai
• Mengetahui data sumber daya, mulai dari struktur organisasi, kualifikasi dan kuantitasnya
• Meminimalkan aktivitas yang tidak produktif
• Menghemat biaya dan tenaga
• Mempresentasikan aktivitas proyek secara menyeluruh
• Mendeteksi risiko hambatan maupun kesulitan
• Memudahkan pencapaian tujuan proyek

Kendala Perencanaan

Perlu juga diketahui bahwa, dalam perencanaan Manajemen Proyek Sistem Informasi, akan nada kendala tertentu yang harus dihindari, termasuk:

• Pembuatan rencana yang tidak cukup baik karena manajerial kurang pengalaman
• Komitmen dalam pembuatan rencana kurang
• Lemahnya informasi dasar
• Terlalu fokus pada masa sekarang dan mengabaikan risiko kegagalan masa depan
• Terlalu bertumpu pada bagian perencanaan
• Terlalu fokus pada faktor yang dikuasai saja tanpa mempertimbangkan gagasan baru yang mungkin lebih baik jika diterapkan

Manajemen Sumber Daya Proyek Sistem Informasi

Jenis Sumber Daya

Manajemen Sumber Daya Proyek Sistem Informasi mencakup tiga sumber daya utama termasuk:

• Sumber Daya Manusia

Dalam sumber daya manusia, akan ada beberapa hal dilakukan, termasuk:

1. Mengevaluasi kecakapan sumber daya dalam menyelesaikan proyek
2. Menentukan jumlah sumber daya yang dibutuhkan per proyek (proyek kecil biasanya ada 6 orang per bulan)

• Sumber Daya Software

Sumber daya software akan mencakup blok bangunan perangkat lunak yang dapat digunakan kembali (Reusable Component). Blok ini umumnya akan dikategorisasikan untuk aplikasi yang mudah dan terintegrasi.

• Sumber Daya Perangkat Keras/Lunak

Dalam hal ini akan mencakup perangkat keras dan lunak yang mungkin digunakan dalam Manajemen Proyek Sistem Informasi.

Kategori Sumber Daya

Perlu diketahui bahwa, sumber daya dapat dikategorikan lagi menjadi empat kategori sebagai berikut :

• Off the Self Components, yaitu software yang diperoleh dari pihak ketiga dan dibangun secara internal
• Full Experience Components, yaitu software yang memiliki spesifikasi, design, code dan data test yang mirip dengan proyek software yang akan datang
• Partial Experience Components, yaitu software yang masih membutuhkan modifikasi
• New Components, yaitu software yang benar benar harus dibangun dari awal.

Jenis Organisasi Proyek

Dalam Manajemen Sumber Daya Proyek Sistem Informasi, organisasi dan tim proyek perlu dibentuk dalam tiga jenis, termasuk:

• Organisasi Fungsional

Dalam hal ini, proyek akan menjadi bagian dari organisasi fungsional dengan departemen khusus untuk menjalankan fungsi tertentu seperti:

1. Pemasaran
2. Personalia
3. Produksi
4. Keuangan

Jika proyek yang sedang dibangun melibatkan pengembangan teknologi baru maka pengelolaan akan diserahkan kepada divisi produksi. Namun, jika proyek berhubungan dengan peluncuran produk maka pengelolaan akan diserahkan kepada divisi pemasaran.

• Organisasi Proyek Murni

Berbeda dengan organisasi fungsional, organisasi proyek murni benar benar membuat organisasi baru, diluar organisasi fungsional yang sudah ada. Kelebihannya rantai komunikasi lebih pendek sehingga komunikasi lebih efektif dan cepat.

Selain itu, dengan organisasi proyek murni, semua tim akan langsung bertanggung jawab kepada manajer proyek dan memberikan dukungan menyeluruh terhadap proyek yang dijalankan.

Kaderisasi penguasaan teknologi baru pun dapat dilakukan dengan memanfaatkan para ahli. Namun, biaya tambahan untuk sumber daya tambahan dibutuhkan untuk organisasi proyek murni ini.

• Organisasi Matriks

Organisasi matriks adalah gabungan dari organisasi fungsional dan murni. Artinya, organisasi murni akan masuk sebagai bagian dalam salah satu divisi dalam organisasi fungsional.

Dalam menetukan organisasi mana yang cocok, ada baiknya memperhatikan beberapa hal berikut ini:

• Frekuensi proyek baru
• Waktu proyek berlangsung
• Ukuran proyek
• Kompleksitas hubungan
• Biaya
• Risiko
• Pengalaman perusahaan

Penentuan Organisasi Proyek

Manajemen Sumber Daya Proyek Sistem Informasi juga akan mengenal tiga alat alat berikut ini:

• Analisa Jabatan

Setiap jabatan yang diemban sumber daya akan dievaluasi, mulai dari jumlah jabatan yang dibutuhkan hingga kualifikasi kemampuan pemegang jabatan. Dengan demikian, kebutuhan sumber daya proyek yang sesuai akan dapat direalisasikan.

• Penilaian Prestasi kerja

Setiap jabatan juga akan dianalisis secara komprehensif sehingga kualitas sumber daya  dalam menjalankan tugasnya akan dapat diketahui secara menyeluruh. Dengan demikian, penilaian ini kemudian dapat dijadikan sebagai acuan dalam meningkatkan dan memperbaiki kinerja dari sumber daya.

• Evaluasi Jabatan

Nilai relatif dari suatu jabatan dapat diketahui melalui evaluasi jabatan. Bahkan nilainya dapat dibandingkan juga dengan jabatan lain.

The post Manajemen Proyek Sistem Informasi appeared first on HaloEdukasi.com.