Business Process Model and Notation (BPMN) adalah representasi grafis untuk menentukan proses bisnis dalam model proses bisnis. BPMN singkatnya adalah metode diagram alur standar untuk membuat dan berbagi diagram yang mudah dipahami. Diagram ini secara visual dapat memodelkan tahapan umum dari proses bisnis.

Fungsi

Berikut adalah beberapa fungsi untuk menggunakan BPMN dalam bisnis:

• Memvisualisasikan flowchart model bisnis yang mudah dipahami oleh peserta dan pemangku kepentingan proses bisnis.
• Untuk menyediakan bahasa yang umum dan standar kepada para pemangku kepentingan.
• Memberikan detail yang cukup tentang proses bisnis untuk memastikan implementasi yang  tepat.
• Membangun jembatan antara tujuan proses bisnis dan implementasinya dalam aliran berurutan.
• Peristiwa unik sistem  seperti pengambilalihan dan merger.
• Pengenalan lini bisnis atau produk baru perusahaan.

Mengapa BPMN Penting?

BPMN penting karena beberapa alasan.

• Sebagai metode terdepan untuk memodelkan proses bisnis.
• Didirikan dalam proses pemodelan yang dinyatakan secara internasional.
• Dapat menjadi standar yang menjembatani  kesenjangan antara pelaku dan proses bisnis.
• Kemampuan menangani model secara konsisten dengan standar, sehingga setiap orang dalam  organisasi saling memahami, menghormati, dan memahami.

Notasi BPMN

Beberapa tambahan elemen, data dan varian dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan kompleksitas tanpa mengubah tampilan dasar diagram. BPMN memiliki lima kelas inti yang mendukung kebutuhan kompleksitas, antara lain:

1. Pools

Digunakan untuk mendeskripsikan keseluruhan organisasi atau unit tertentu.

2. Lanes

Digunakan untuk mendeskripsikan aktor tertentu, seperti “Sales Person”. Aktor di Lanes tidak boleh terlalu spesifik, seperti memanggil “John Doe”, tetapi tidak  terlalu umum, seperti memanggil departemen “Departemen Sales”.

3. Activity

Menjelaskan pekerjaan yang dilakukan selama proses berlangsung. Kegiatan inti (tidak dapat dipecah menjadi kegiatan lain yang lebih kecil) dan dimulai atau dilaksanakan oleh aktor.

4. Event

Status atau peristiwa dalam proses. Tag event digunakan di awal dan akhir dengan syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi dalam prosesnya.

5. Gateway

Rekaman yang memecahkan atau menggabungkan kembali aliran proses. Gateway digunakan ketika ada kondisi dimana ada beberapa cara untuk melanjutkan proses. Misalnya, ketika proses pemesanan selesai, jika pelanggan memesan, pelanggan membayar, jika pelanggan tidak memesan, pesanan dibatalkan.

6. Connecting Objects

Ini garis yang menghubungkan objek BPMN sedemikian rupa sehingga menjadi satu aliran. Ada tiga jenis objek koneksi, yaitu simbol aliran sekuensial yang menggambarkan urutan peristiwa, simbol aliran pesan yang menggambarkan aliran gerakan pesan, simbol asosiasi yang menggambarkan hubungan antara objek BPMN dan artefak.

7. Artifact

Mewakili informasi yang terkait dengan model tetapi bukan merupakan elemen inti atau elemen deskriptif dari proses. Beberapa artefak BPMN adalah grup, anotasi, dan objek data seperti data input, data output, dan penyimpanan data.

Komponen Dasar BPMN

Setelah mempelajari tentang notasi BPMN, kita juga perlu mengetahui komponen dasar dari sebuah model proses. Beberapa di antaranya:

1. Fase

Berfungsi dengan kondisi awal dan akhir tertentu. Hakikat suatu langkah adalah jika dilewati maka tidak dapat diulang (mundur) kecuali jika diulang dari awal (awal). Suatu proses tidak dapat keluar dari tengah proses atau memasuki fase.

Langkah ini nantinya dapat digambarkan sebagai sub-proses dalam diagram BPMN dari model proses. Subproses adalah aktivitas yang dapat digambarkan sebagai proses lain.

2. Aktor

Pihak menggunakan sistem yang dapat memicu tindakan. Aktor tersebut kemudian digambarkan sebagai path atau jalur dalam diagram BPMN dari model proses.

Dasar BPMN atau Cara Membuat

1. Event

Event adalah kejadian yang menunjukkan suatu proses yang digambarkan dalam lingkaran terbuka untuk membedakan setiap fungsi. Ada tiga jenis peristiwa yaitu awal, tengah dan akhir.

2. Activity

Activity adalah kegiatan yang menunjukkan bahwa perusahaan sedang melakukan suatu proses. Kegiatan ini dapat direpresentasikan sebagai persegi panjang dengan sudut tumpul.

3. Gateway

Gateway adalah alat yang digunakan untuk mengontrol divergensi dan konvergensi urutan aliran proses. Gateway mendefinisikan jalur penghubung, percabangan, percabangan, dan penghubung.

4. Sequence Flow

Untuk menunjukkan rangkaian kegiatan yang sedang berlangsung atau belum selesai, diperlukan sequence flow untuk keterangan.

5. Message Flow

Message flow dapat menunjukkan alur pesan antara dua peserta, yaitu penerima dan pengirim pesan.

6. Association

Asosiasi diperlukan untuk mengaitkan artefak dan data dengan elemen grafis BPMN. Elemen grafis dapat menautkan teks penjelasan ke objek lain. Asosiasi dapat direpresentasikan sebagai panah putus-putus.

7. Pool

Pool adalah representasi grafis dari para peserta dalam sebuah kolaborasi dan juga bisa menjadi tempat istirahat setiap aktivitas secara grafis.

 8. Lane

Lane adalah bagian dari proses dan kumpulan anak. Trek dapat memanjang baik secara vertikal maupun horizontal. Lane berfungsi sebagai penyelenggara dan pengklasifikasi aktivitas setia.

9. Data Object

Untuk operasi pelacakan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menghasilkan keluaran, salah satunya adalah produksi data menggunakan objek data. Objek data dibagi menjadi dua bagian, data input dan data output, keduanya memiliki informasi yang diperlukan untuk diproses.

10. Group

Group adalah tindakan mengklasifikasikan elemen grafis dengan beberapa kesamaan. Jenis klasifikasi ini tidak mempengaruhi aliran kelompok. Nama klasifikasi muncul di bagan sebagai pengidentifikasi grup.

Contoh

Berikut contoh BPMN untuk pendaftaran mahasiswa baru melalui jalur PMDK.

Informasi telah dimasukkan ke dalam sistem, yang terlihat pada bagian pertama dari simbol database objek, yaitu. sistem informasi penerimaan siswa baru. Anda kemudian akan melihat simbol lingkaran hijau di kolom rekaman untuk menunjukkan bahwa tahap awal operasi sedang berlangsung.

Tahap awal kegiatan adalah pengumpulan persyaratan pendaftaran peserta, tahap ini merupakan awal dari proses lanjutan kegiatan. Kemudian terdapat simbol lingkaran berwarna merah untuk menandakan bahwa kegiatan tahap akhir berupa hasil kelulusan mahasiswa baru yang akan datang dan hasil pendaftaran mahasiswa baru.

Juga, beberapa kotak memiliki tanda ” + ” yang menunjukkan bahwa ada proses lain pada saat ini. Kotak tersebut berisi langkah-langkah untuk mengumpulkan persyaratan penerimaan, membayar biaya masuk, memilih lulusan, dan melaporkan hasil kelulusan mahasiswa baru.

The post BPMN: Pengertian, Fungsi, Notasi dan Contoh appeared first on HaloEdukasi.com.

Menurut Rummler dan Brache dalam Siegel (2008), proses bisnis adalah rangkaian kegiatan bisnis untuk menghasilkan produk dan jasa.

Lebih lengkapnya, Davenport menyebut proses bisnis sebagai aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk menghasilkan output tertentu kepada pelanggan tertentu. Ia juga menekankan pada proses ‘bagaimana’ pekerjaan itu dijalankan dalam sebuah organisasi.

Proses bisnis juga merujuk pada rangkaian aktivitas kerja lintas ruang dan waktu, yang memiliki awal dan akhir, serta dapat secara jelas mendefinisikan input dan output bisnisnya.

Dapat disimpulkan, proses bisnis adalah sebuah rangkaian aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuannya, dengan menghasilkan produk/jasa yang disesuaikan pada kebutuhan pelanggan.

Aktivitas ini memiliki aturan sedemikian rupa yang dibuat untuk mewujudkan tujuan bisnisnya secara nyata. Proses bisnis biasanya dibagi ke dalam beberapa sub proses, yang masing-masingnya mengemban tugas yang berbeda.

Jenis Proses Bisnis

Dalam menjalankan sebuah bisnis, ada 3 jenis proses yang lazim dilakukan perusahaan, yaitu:

1. Proses Utama (Primer)

Proses ini dinamakan proses utama karena didalamnya memuat inti dari operasional perusahaan. Ada 3 hal pokok yang tercakup dalam proses utama, yaitu produksi barang/jasa, pemasaran dan layanan kepada pelanggan.

Dengan adanya tiga pokok ini, maka sebuah perusahaan telah menambah nilai penawaran di mata pelanggan. Ini juga berarti operasional usaha telah berjalan sesuai rencana dan bergerak mencapai tujuan.

2. Proses Pendukung (Sekunder)

Sesuai dengan namanya, proses ini berisi kegiatan penunjang yang berupa operasional bisnis perusahaan. Proses sekunder adalah proses yang bertujuan untuk memastikan bahwa kegiatan inti perusahaan pada proses utama terus berjalan sebaik mungkin. Intinya, proses ini berfokus pada internal perusahaan.

3. Proses Manajemen

Proses bisnis yang ketiga adalah manajemen, yakni proses pengawasan, perencanaan dan pemantauan. Proses ini mengatur tata kelola perusahaan dan manajemen strategi.

Proses manajemen juga menentukan standar dan tujuan bisnis yang hendak dicapai dan terlaksana pada proses primer dan sekunder secara efektif dan efisien.

Manfaat Proses Bisnis

Seperti yang disebut di atas, proses bisnis adalah suatu rangkaian kegiatan yang sangat penting dalam mewujudkan visi-misi perusahaan. Proses bisnis yang matang tentunya akan memberi manfaat, diantaranya yaitu:

• Mudah Beradaptasi di Segala Situasi. Proses bisnis yang bagus menghasilkan iklim bisnis yang sehat dan responsif. Dengan itu, perusahaan dapat lebih up to date dengan perkembangan zaman dan mudah menyesuaikan diri di setiap situasi.
• Mengurangi Human Error. Dengan proses bisnis yang terkontrol, perusahaan dapat dengan mudah mengetahui apapun yang terjadi. Kesalahan yang berasal dari human error akan jarang ditemui karena pembagian tugas dan pekerjaan disesuaikan dengan keahlian seluruh karyawan.
• Fokus pada Kebutuhan Pelanggan. Bisnis apapun itu, orientasinya harus pada kepuasan pelanggan. Kepuasan dan kebutuhan pelanggan adalah hal yang krusial, karena untung/rugi-nya sebuah bisnis berasal dari hal tersebut.
• Manajemen Waktu yang Lebih Baik. Proses bisnis yang baik akan menghasilkan manajemen waktu dan diagram alur yang efisien. Jika segalanya diatur dalam time table yang sesuai, maka proses bisnis akan terlaksana dengan lancar.
• Mengurangi Pengeluaran dan Resiko. Bisnis yang terencana dengan baik dapat mengurangi potensi pengeluaran dan resiko yang berlebihan. Hal ini karena prosesnya melibatkan straegi tertentu yang mempertimbangkan situasi keuangan yang fluktuatif di masa depan.

Fungsi Proses Bisnis

Selain memiliki banyak manfaat dalam keberlangsungan perusahaan, proses bisnis juga memiliki beragam fungsi, yaitu:

• Membantu pelanggan dalam menerka kapan proses bisnis dimulai, berakhir, maupun berkelanjutan.
• Membantu manajer dalam membuat keputusan terkait masalah yang ada dalam bisnis.
• Membantu karyawan dalam memahami proses yang menjadi tugasnya dalam rangkaian proses bisnis.

Tahap Proses Bisnis

Dalam menjalankan sebuaha proses bisnis, tentunya aa tahap-tahap yang harus dijalani agar bisnis berjalan dengan baik dan dapat mencapai goal-nya. Tahap-tahap tersebut adalah:

1. Analisa Kegiatan Bisnis

Sebelum memulai kegiatan bisnis, langkah paling awal yang harus dilakukan adalah dengan melakukan analisa. Sebagai pebisnis, riset adalah suatu hal yang penting.

Mengapa? Karena dengan melakukan analisa, owner/manajemen perusahaan dapat memprediksi kemungkinan berhasil atau gagalnya produk/layanan yang mereka tawarkan.

2. Penentuan

Setelah analisa telah dilakukan dan menemukan kesepakatan, langkah selanjutnya adalah dengan menentukan strategi dan produksi.

Dalam tahap ini, pebisnis harus menyusun anggaran modal, biaya operasional serta menghitung rasio untung-rugi dari produk yang akan dijual. Tak hanya tentang anggaran, pebisnis juga harus menentukan strategi pemasaran yang tepat dalam menjual produknya.

3. Pelaksanaan

Ketika segalanya telah dipersiapkan dengan matang, maka di tahap ketiga ada tahap pelaksanaan. Tentunya, seluruh kesepakatan yang telah dirundingkan dan ditentukan di tahap kedua, akan diwujudkan di tahap ini.

Proses produksi, penjualan, promosi, layanan pelanggan, dan segala hal yang berhubungan dengan tindakan terselenggara di sini.

4. Evaluasi

Tahap terakhir adalah evaluasi. Perencanaan dan strategi sebagus apapun perlu dianalisa berhasil-tidaknya di tahap ini. Segala hal yang berhubungan dengan proses bisnis di bahas di tahap evaluasi.

Mulai dari masalah internal perusahaan, seperti anggaran, pelayanan customer, kinerja karyawan, masalah produksi, hingga masalah eksternal, seperti demografi pasar, jumlah omset, untung-rugi penjualan dan sebagainya.

Dengan begitu, perusahaan dapat menentukan strategi ke depannya agar kesalahan atau kekurangan yang terjadi tidak terulang kembali dan dapat meningkatkan performa bisnis.

Contoh Proses Bisnis

1. Manufaktur

Tujuan  : Memproduksi bahan mentah menjadi bahan siap pakai.

Peserta : Staf pabrik dan staf penjualan.

Input     : Pemesanan kembali, pembuatan, bahan baku.

Output : Produk siap pakai yang bernilai jual.

2. Pembelian

Tujuan  : Mendapatkan barang dari produsen untuk dijual kembali ke pelanggan.

Peserta : Staf gudang, staf pembelian, staf penjualan dan vendor.

Input     : Permintaan pembelian dan pesanan kembali.

Output : Pesanan.

3. Penjualan

Tujuan  : Menjual barang ke pelanggan dan mendapat keuntungan.

Peserta : Staf penjualan, pelanggan, staf gudang.

Input     : Pesanan penjualan.

Output : Faktur, kwitansi dan dokumen pengiriman.

4. Rekrutmen

Tujuan  : Untuk mendapatkan tenaga kerja yang bersedia mewujudkan visi-misi perusahaan.

Peserta : Fresh graduate, pelamar yang memenuhi kualifikasi.

Input     : Lamaran pekerjaan, CV, dan portofolio.

Output : Karyawan yang kompeten dalam menjalankan bisnis perusahaan.

Proses tersebut akan diulangi secara terus menerus dalam sebuah perusahaan dengan cara yang terstandarisasi dan dioptimalkan sesuai dengan kebutuhan. Keempat hal tersebut merupakan bagian dari proses bisnis yang penting dan tidak terpisahkan dalam keberlangsungan perusahaan.

The post Proses Bisnis: Pengertian, Fungsi dan Contohnya appeared first on HaloEdukasi.com.