Tujuan dari surat keputusan yang dikeluarkan berbeda-beda, tergantung pada situasi dan kondisi yang sedang terjadi pada instansi yang bersangkutan. Oleh karena itu, jenis dari surat keputusan pun ada beberapa macam. 

Penjelasan tentang surat keputusan secara lengkap terdapat pada penjelasan di bawah ini. Akan dijelaskan mulai dari pengertian, jenis, fungsi, format, cara membuat, hingga contoh dari surat keputusan. 

Pengertian Surat Keputusan

Surat keputusan adalah ketetapan atau keputusan yang dibuat oleh suatu badan atau instansi secara tertulis dengan berdasarkan pada undang-undang yang berlaku. Surat keputusan pada umumnya dikeluarkan oleh suatu lembaga seperti organisasi, sekolah, instansi pemerintahan, serta lembaga-lembaga lainnya. Pihak yang berwenang dalam mengambil keputusan biasanya adalah pimpinan atau kepala dari lembaga tersebut.

Surat keputusan dibuat sebagai penentu status resmi atau status hukum seseorang atau organisasi tentang status semua pihak yang diterangkan dalam surat keputusan tersebut. Setiap keputusan yang diambil oleh suatu lembaga tidak diperkenankan dalam bentuk lisan. Sebab tidak bisa dijadikan sebagai bukti karena kekuatannya rendah. Maka dari itu diperlukan surat keputusan yang memiliki kekuatan hukum.

Pada umumnya, surat keputusan tidak diberitahukan secara publik, melainkan langsung terhadap yang bersangkutan. Sehingga surat keputusan ini bersifat final, konkret, dan individual.

Jenis-jenis Surat Keputusan

Ada beberapa jenis surat keputusan, yaitu:

1. Surat Keputusan Penunjukan Staf/Karyawan

Surat keputusan jenis ini biasanya dibuat oleh pimpinan lembaga atau direktur untuk mengangkat atau memberhentikan staf atau karyawan di lembaga atau perusahaan yang dipimpinnya. Cara penulisannya sama dengan struktur penulisan surat keputusan yang berlaku, dimana pengubahannya hanya pada konten, hukum, dan peraturan yang ada di lembaga atau perusahaan. 

2. Surat Keputusan Visi dan Misi Lembaga

Surat keputusan jenis ini dibuat untuk menetapkan visi dan misi suatu lembaga. Lembaga merumuskan visi dan misi, lalu akan diundangkan. Ketika sudah seluruh anggota sudah menyetujui, maka visi dan misi tersebut harus dilaksanakan oleh seluruh anggota di lembaga tersebut.

3. Surat Keputusan Pergantian Staf

Surat keputusan pergantian staf biasanya digunakan untuk penugasan staf/karyawan atau untuk mutasi. Apabila penugasan atau mutasi tanpa surat ini, maka dianggap tidak sah atau ilegal. 

4. Surat Keputusan Pertandingan

Sebuah pertandingan atau kompetisi tentunya akan menghasilkan pemenang atau juara dari pertandingan tersebut. Maka surat keputusan digunakan untuk menentukan pemenangnya. Dengan demikian, pemenang dari pertandingan tersebut merupakan pemenang resmi. Surat ini digunakan sebagai tanda profesionalitas kerja dan bersifat resmi. 

Fungsi Surat Keputusan

Surat keputusan dibuat untuk berbagai keperluan lembaga atau organisasi. Berikut ini beberapa fungsi surat keputusan:

1. Sebagai keputusan tertulis resmi yang dikeluarkan dari lembaga atau organisasi.
2. Sebagai solusi yang bersifat deterministik atau menentukan kepada seseorang atau individu dari lembaga atau organisasi.
3. Sebagai jaminan hukum.
4. Memberikan privasi atau menjaga martabat bagi individu yang mendapatkan surat keputusan.
5. Pengesahan dokumen-dokumen penting lembaga atau organisasi.
6. Pemberian penghargaan atau sanksi bagi individu dari lembaga atau organisasi.

Format Surat Keputusan

Penulisan surat keputusan ada ketentuan yang harus diketahui. Dalam hal ini, ada struktur atau format penulisan surat keputusan yang harus diikuti.

Berikut ini struktur atau format surat keputusan secara umum:

1. Kepala Surat Keputusan

Kepala surat keputusan terdiri dari:

• Kop naskah lembaga
• KK
• Kata keputusan dan nama jabatan yang menetapkan surat keputusan
• Nomor dan tahun pembuatan surat keputusan
• Kata tentang yang ditulis di tengah dengan huruf kapital
• Judul keputusan

2. Konsiderans

Konsiderans berisi tentang pertimbangan pembuatan surat keputusan. Umumnya konsiderans ini memuat undang-undang, peraturan, serta keputusan terdahulu yang berkaitan dengan pokok perihal yang ada atau yang terjadi.

3. Desideratum

Desideratum adalah bagian surat keputusan yang memuat tujuan dari pembuatan surat keputusan tersebut. Desideratum dituliskan secara tersirat pada surat keputusan.

4. Diktum

Diktum berisi tentang satu atau lebih ketetapan yang merupakan kesimpulan konsiderans dan desideratum. Pada umumnya diktum diawali dengan kata “memutuskan” atau “menetapkan.

5. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh merupakan isi dari surat keputusan tersebut. Isi keputusan diuraikan dengan bilangan bertingkat. Disusunnya berdasarkan pada format ketentuan penyusunan peraturan.

6. Kaki

Isi dari surat keputusan terdiri atas tempat penetapan, tanggal penetapan, jabatan yang menetapkan, tanda tangan yang menetapkan, nama dan gelar yang menandatangani, serta cap resmi.

7. Lampiran (apabila dibutuhkan)

Apabila surat keputusan tersebut diperlukan adanya lampiran, maka akan disertakan file dari lampiran yang bersangkutan. 

Cara membuat Surat Keputusan

Cara membuat surat keputusan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Siapkan kertas kerja atau Kop Surat dari lembaga atau organisasi, yang biasanya menggunakan kertas A4 dengan size 210 x 297 mm, atau sesuai kebutuhan, lalu atur margins, jenis dan ukuran huruf (font). 
2. Selanjutnya buat surat keputusan dengan langkah berikut:

Kepala Surat Keputusan

Kepala surat keputusan berisi:

• Lambang lembaga atau organisasi sesuai dengan keperluan.
• Kata keputusan atau kalimat surat keputusan dengan posisi di tengah-tengah, di bawahnya ditulis nama lembaga dan atau organisasi yang
  mengeluarkan surat keputusan, ditulis secara simetris dengan huruf kapital.

Nomor Surat Keputusan

Penulisan boleh langsung Nomor atau disingkat menjadi No. diikuti dengan nomor
surat secara berurutan, kode surat, bulan dan tahun.

Hal atau Tentang

Dibagian ini tulis ringkasan pendek, jelas yang merupakan intisari dari keputusan dengan menggunakan huruf kapital. Nama lembaga atau organisasi yang berwenang mengeluarkan surat keputusan, diketik juga dengan huruf kapital.

Konsideran

Berisi:

• Menimbang, memuat uraian singkat tentang apa yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan surat keputusan.
• Mengingat, memuat peraturan atau perundang-undangan yang menjadi dasar hukum atau dasar kewenangan yang memerintahkan pembuatan surat keputusan.
• Memperhatikan, memuat keputusan rapat yang pernah atas permasalahan yang akan dibuatkan surat keputusan tersebut, (diperlukan dapat menambahkan kata mendengar atau kata membaca, yang menguraikan tentang tulisan atau pendapat dari pemimpin atau pengambil keputusan.

Diktum

Diktum terdiri atas dua kata, yaitu:

• MEMUTUSKAN, ditulis menggunakan huruf kapital.
• MENETAPKAN, yang memuat ringkasan yang pendek dan jelas tentang intisari dari keputusan, ditulis dengan menggunakan huruf kapital sama dengan isi dari bagian “hal atau tentang”. 

Kemudian perihal apa yang diputuskan dalam surat keputusan tersebut ditulis dengan rumusan kalimat yang diawali dengan kata Pertama, Kedua dan seterusnya atau Kesatu, Kedua dan seterusnya, atau Pasal 1, Pasal 2 dan seterusnya.

Penutup

Penutup terdiri dari:

1. Nama tempat di mana surat keputusan tersebut dikeluarkan, penulisannya didahului kata Ditetapkan. Contoh, (Ditetapkan di : Jakarta).
2. Di bawahnya ditulis tanggal, bulan dan tahun pembuatan didahului dengan kata Pada Tanggal. Contoh (Pada Tanggal : 01 November 2023).
3. Nama lembaga atau organisasi yang bersangkutan.
4. Tanda tangan pejabat yang berwenang dari lembaga atau organisasi.
5. Jabatan yang bersangkutan.
6. Cap lembaga atau organisasi yang bersangkutan.

Distribusi

Distribusi merupakan tembusan surat keputusan yang memuat daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat keputusan tersebut.

Lampiran

Jika surat keputusan memiliki lampiran, maka lampiran tersebut menjelaskan lebih lanjut tentang isi diktum atau hal-hal yang ditetapkan pada surat keputusan dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Surat Keputusannya.

Contoh Surat Keputusan

Di bawah ini beberapa contoh surat keputusan:

1. Contoh Surat Keputusan Pengurus Ikatan Alumni Mahasiswa

2. Contoh Surat Keputusan Yang Ditandatangani Kepala BNPB

3. Contoh Salinan Surat Keputusan Yang Ditandatangani Kepala BNPB

4. Contoh Salinan Surat Keputusan Yang Ditandatangani Sekretaris Utama BNPB

The post Surat Keputusan Organisasi: Pengertian, Fungsi, Format dan Contoh appeared first on HaloEdukasi.com.

Pengertian Offering Letter

Offering letter adalah sebuah dokumen atau surat yang dikeluarkan secara resmi untuk menyatakan informasi yang berkaitan dengan proses konfirmasi terkait kondisi pekerjaan yang nantinya akan diberikan oleh perusahaan kepada calon karyawannya. Offering letter ini seringkali disebut juga sebagai surat penawaran kerja.

Dengan adanya surat ini pihak pemberi pekerjaan dan pihak penerima pekerjaan bisa menyepakati setiap detail dari perjanjian ataupun kontrak kerja yang akan disepakati oleh keduanya. Dan yang paling penting adalah offering letter dapat meminimalisir adanya kesalahpahaman yang nantinya mungkin terjadi antara pemberi kerja dan penerima kerjanya.

Karena memang semua hal sekarang ini sudah lebih modern dan sudah terdigitalisasi dengan baik, offering letter ini seringkali dikirimkan melalui media online yakni email. Bahkan untuk bisa mempersingkat proses komunikasinya dan mempercepat proses kesepakatannya tidak jarang pihak perusahaan juga menggunakan aplikasi pesan yang seringkali digunakan.

Semua detail yang nantinya akan disepakati dicantumkan semuanya pada offering letter, seperti nama posisi jabatan, tipe pekerjaan yang nantinya akan diemban, struktur dari pelaporan yang diterapkan, uraian lengkap dan detail tentang gaji yang akan diberikan, jatah cuti yang bisa digunakan, durasi bekerja dan tempo bekerjanya, dan tanggal selesai kontrak yang telah disepakati.

Barulah setelah membaca semuanya, pihak-pihak yang berkaitan bisa mendatangani surat dan berbagai ketentuan yang ada di dalamnya. Perlu diketahui bahwa pembalasan dari offering letter ini diberikan batas biasanya sekitar 1x 24 jam setelah surat dikirimkan oleh pihak recruiter.

Perbedaan Offering Letter dan Kontrak Kerja

Banyak sebagian dari kita yang menilai bahwa offering letter ini memiliki fungsi dan peranan yang hampir sama dengan sebuah kontrak kerja. Padahal apabila dilihat secara mendetail keduanya memiliki perbedaan yang cukup signifikan.

Bisa dilihat dari sifat offering letter yang nyatanya tidak terlalu formal dan tidak terlalu terikat secara hukum sedangkan untuk kontrak kerja sebaliknya, kontrak kerja sifatnya sangat terikat denagn hukum. Isi yang ada dalam sebuah kontrak kerja tidak bisa ditawar atau dinegosiasi lagi namun untuk offering letter masih bisa didiskusikan kembali.

Bahkan tidak hanya itu, dalam offering letter mungkin hanya dicantumkan beberapa hal yang berkaitan dengan penawaran posisi dan pekerjaan, sedangkan untuk kontrak kerja ranah penyampaiannya sudah sangat kompleks sekali.

Contoh Offering Letter

Berikut merupakan contoh dari offering letter:

Cara Membalas Offering Letter

Adapun beberapa hal yang bisa dilakukan untuk membalas sebuah offering letter.

1. Cara Menerima Offering Letter

Berikut tata cara menerima tawaran pekerjaan yang dikirimkan oleh pihak recruiter.

• Membalas offering letter dengan jawaban jawaban yang memang dibutuhkan dan tidak terlalu bertele tele fokus menjawab tawaran yang ada dengan singkat, padat tanpa bertele tele.
• Memberikan balasan terima kasih atas tawaran yang diajukan.
• Memberikan balasan sejelas jelasnya mengenai keputusan akan penawaran pekerjaan yang diajukan kepada kita.
• Pernyataan jelas yang benar benar menegaskan bahwa kita setuju dengan berbagai ketentuan yang ada, atau apabila dibutuhkan diajukannya beberapa poin negoisasi yang bisa untuk didiskusikan lebih lanjut.
• Mencantumkan mnegenai tanggal efektif untuk bisa memulai pekerjaan.

2. Cara Menolak Offering Letter

Berikut tata cara yang mungkin bisa dilakukan guna melakukan penolakan.

• Mengucapkan terima kasih atas offering letter yang telah ditawarkan.
• Menjelaskan secara rinci mengenai alasan penolakan atas offering letter yang telah diterima, tentunya dengan alasan yang masuk akal dan disusun dengan bahasa nan rapi dan sopan.
• Mengutarakan keinginan untuk terus menjalin kerja sama dan hubungan baik nantinya dengan setiap anggota lainnya.
• Memastikan bahwa surat balasan tersebut sesuai dengan aturan dan ketentuan yang ada sehingga nanti sama sekali tidak menyinggung pihak siapapun walaupun isinya terkait penolakan.

The post Offering Letter (Surat Penawaran Kerja): Pengertian – Cara Membalas dan Contohnya appeared first on HaloEdukasi.com.

1. Kepala Surat

Kop surat atau kepala surat merupakan bagian atas surat yang berisi keterangan tentang nama instansi, alamat, dan nomor telepon, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat website dan email, serta logo atau lambang instansi.

Kaidah penulisan kop surat antar lain:

• Kepala surat sebaiknya ditulis dengan lengkap yaitu nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat email, dan lambang)
• Nama instansi ditulis dengan huruf kapital, misalnya KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
• Alamat, kotak faksimile, kotak pos, email, diawali dengan huruf kapital dan dilanjutkan huruf kecil, kecuali kata tugas, seperti dan, atau, dalam
• Jangan ada yang disingkat, misalnya Jalan tidak disingkat menjadi jln atau jl dan Telepon tidak disingkat menjadi telp.
• Semua unsur pada alamat dengan tanda koma (,) misalnya: Jalan Jenderal Sudirman, Senayan, Jakarta
• Apabila nomor telepon lebih dari satu, dipisahkan dengan tanda koma (,)
• Pada bagian bawah Kop Surat diberi garis horizontal.

2. Tanggal Surat

Komponen tanggal surat adalah tanggal, bulan, dan tahun surat dibuat. Kaidah penulisan tanggal pada surat dinas adalah sebagai berikut:

• Tanggal surat tidak didahului nama kota karena pada kepala surat sudah ditulis alamat instansi, misalnya:
  • 12 Februari 2018 (benar)
  • Jakarta, 12 Februari 2018 (salah)
• Nama bulan tidak disingkat, misalnya Februari menjadi Feb.
• Tahun surat ditulis lengkap, misalnya 2018
• Pada akhir penulisan atau pada akhir baris tidak perlu diberi tanda titik (.)
• Nama bulan diawali dengan huruf kapital.

3. Nomor Surat

Pada umumnya, nomor surat terdiri atas kode nomor surat, nomor urut surat yang dikeluarkan, nama lembaga, bulan surat dibuat, tahun surat dibuat. Nomor surat ditulis di sebelah kiri tanggal surat. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat:

• Kode setiap instansi/lembaga berbeda sesuai dengan jenis surat yang dibuat. Setiap kode dalam nomor surat dipisah dengan tanda garis miring (/)
• Penulisan kata Nomor diawali dengan huruf kapital
• Tahun ditulis lengkap
• Akhir nomor surat tidak perlu diberi tanda titik (.)

4. Lampiran

Lampiran menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) merupakan sesuatu yang dilampirkan; tambahan pada surat (lamaran, keputusan, dan sebagainya). Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran:

• Penulisan kata Lampiran diawali dengan huruf kapital.
• Kata lapiran diiukuti tanda petik dua (:)
• Jumlah lampiran ditulis dengan huruf
• Akhir lampiran tidak perlu diberi tanda titik (.)

5. Hal/Perihal

Hal atau perihal surat menunjukkan tujuan/intisari surat. Berikut ini kaidah penulisan hal surat dinas:

• Huruf awal kata Hal atau Perihal ditulis dengan huruf kapital.
• Kalimat isi lampiran ditulis dengan huruf kapital pada setiap katanya kecuali pada kata tugas.
  • Misalnya: Peringatan Hari Pendidikan 2019
• Kalimat hendaknya berkategori nominal bukan verba.
• Kata perihal diikuti dengan tanda titik dua (:)

6. Alamat Surat

Berikut ini adalah kaidah penulisan alamat surat pada surat dinas:

• Tindak menggunakan kata kepada.
• Diawali dengan Yth. (menggunakan titik) atau Yang terhotmat (tanpa titik)
• Menggunaan kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara, atau gelar akademik seperti, Ir, Dr, dr, Drs. Jika belum diketahui siapa orang yang dituju, maka dapat menggunakan jabatan atau pangkat, misalnya Direktur PT…, HRD PT …., Kepala dinas …… dan sebagainya. Apabila sudah menggunakan gelar, jabatan, atau pangkat, maka tidak usah menggunakan kata sapaan. Contoh penulisan alamat surat dinas:
  • Yth. Kepala Dinas Pendidikan Provinsi
  • Yth. Bapak Yusuf
  • Yth. Drs. Wibowo
• Jika alamat yang dituju lebih dari satu maka penulisannya diurutkan dimulai dari orang dengan jabatan yang paling tinggi. Misalnya:
  • Yang terhotmat:
  • 1. Para Pimpinan Unit Utama Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
  • 2. Para Kepala Dinas Pendidikan Kota/Kabupaten
  • 3. Para Kepala Sekolah Seluruh Indonesia
• Penulisan Jalan tidak disingkat. Kemudian nomor, RT, RW ditulis dengan lengkap dan diawali dengan huruf kapital.
• Kata nomor tidak perlu dicantumkan.

7. Salam Pembuka

Berikut ini beberapa kaidah penulisan salam pembuka yang perlu diperhatikan:

• Salam pembuka ditulis di sebelah kiri, dibawah nomor, lampiran, hal/perihal, dan alamat surat,tidak menjorok seperti alinea baru.
• Kalimat lazim yang digunakan untuk salam pembuka:
  • Dengan hormat,
  • Salam hormat
  • Salam sejahtera
• Salam pembuka diikuti tanda koma (,)
• Huruf awal salam pembuka ditulis dengan huruf kapital.

8. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian penting dari surat dinas. Yang paling penting dalam penulisan isi surat adalah pemilihan kata, struktur kalimat, ejaan, yang harus sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Perlu diingat bahwa surat dinas menggunakan bahasa baku. Isi surat pada umumnya terdiri dari paragraf pembuka, isi, dan penutup.

9. Salam Penutup

Salam penutup merupakan tanda bahwa pembahasan surat telah selesai. Berikut ini beberap hal yang perlu diperhatikan penulisan salam penutup:

• Kalimat yang lazim digunakan sebagai salam penutup antara lain:
  • Hormat saya,
  • Hormat kami,
• Sama seperti salam pembuka, salam penutup diawali dengan huruf kapital dan dilanjutkan dengan huruf kecil
• Salam penutup diikuti dengan tanda koma (,)

10. Nama Terang dan Jabatan

Berikut ini beberapa kaidah penulisan yang perlu diperhatikan:

• Nama terang ditulis dengan huruf kapital pada setiap unsurnya, tanpa diberi tanda kurung [(..)], tidak digaris bawah, dan tidak ditebalkan.
• Dicantumkan nama jabatan yang bertanda tangan. Selain itu sebaiknya dilengkapi nomor induk pegawai dan cap jabatan.
• Penulisan jabatan diawali dengan huruf kapital pada masing-masing kata kecuali pada kata tugas seperti, dan
• Singkatan NIP tidak diberi tanda titik
• Tanda tangan yang diwakilkan dapat menggunakan a.n. (atas nama)
• Akhir baris tidak perlu diberi tanda titik (.)

11. Tanda Tangan dan Cap

Tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama terang yang bertanda tangan. Cap dibubuhkan dengan menyentuh tanda tangan pada sisi kiri.

12. Tembusan Surat

Tembusan surat diperlukan apabila terdapat pihak lain yang perlu mengetahu perihal surat yang ditulis. Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tembusan surat dinas:

• Kata tembusan diawali dengan huruf kapital.
• Jika tembusan lebih dari satu maka diikuti dengan tanda titik dua (:)
• Kepada dan Yth tidak perlu diikutsertakan.
• Yang dicantumkan untuk tembusan adalah orangnya bukan instansi atau kantornya.
• Jika yang ditembusi lebih dari satu orang, maka urutannya dimulai dari orang yang memiliki jabatannya lebih tinggi
• Misalnya:
  • Tembusan:
  • 1. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
  • 2. Kepala Dinas Pendidikan Provinsi
  • 3. Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota

13. Inisial

Inisial merupakan kode nama (singkatan nama) pembuat konsep dan pengetikan. Insial digunakan untuk memudahkan dalam pemeriksaan ulang jika diperlukan. Inisial biasanya dicantumkan di penutup surat sebelah kiri atau sebelah kanan nama jabatan.

The post Struktur Surat Resmi dan Penjelasannya appeared first on HaloEdukasi.com.

Surat penawaran barang termasuk ke dalam salah satu jenis surat formal atau resmi yang dalam penulisannya menggunakan struktur atau format tertentu dan tidak boleh sembarangan. Surat penawaran barang digunakan untuk menawarkan produk (barang atau jasa) kepada pihak lainnya untuk kerjasama di dalam bisnis.

Pengertian Surat Penawaran Barang

Surat penawaran barang adalah surat yang dibuat untuk menunjukkan maksud dari suatu pihak yang ingin menjalin suatu kerja sama dengan pihak lainnya. Bentuk kerjasama tersebut biasanya kegiatan jual-beli barang atau jasa dan penawaran kerjasama bisnis.

Surat penawaran barang ini termasuk salah satu jenis surat formal atau resmi yang dalam penulisannya menggunakan struktur atau format tertentu. Surat penawaran barang dibuat jika ada permintaan dari calon konsumen atau pelanggan.

Ciri-ciri Surat Penawaran Barang

• Surat penawaran barang merupakan surat yang memiliki bentuk formal atau resmi
• Di dalam surat penawaran barang terdapat kop dan alamat surat.
• Surat penawaran barang dibuat menggunakan struktur surat yang baik dan rapi. Hal tersebut dilakukan agar memudahkan orang lain atau pihak yang dituju untuk mengerti isi dari surat tersebut.
• Surat penawaran barang berisi mengenai informasi produk (barang atau jasa) dan rincian harga dari produk.

Tujuan Surat Penawaran Barang

Tujuan dari penulisan atau pembuatan surat penawaran barang adalah untuk memberikan kejelasan mengenai produk (barang atau jasa) dan menjelaskan rincian mengenai harga dari produk tersebut.

Selain itu, surat penawaran barang juga berperan sebagai dasar kesepakatan untuk transaksi jual-beli atau hal lainnya yang dilakukan oleh kedua belah pihak.

Fungsi Surat Penawaran Barang

• Surat penawaran barang memiliki fungsi untuk menawarkan kerjasama yaitu jual-beli dengan pihak lain.
• Surat penawaran barang memiliki fungsi sebagai cara untuk memperkenalkan produk kepada pihak lain.
• Surat penawaran barang memiliki fungsi untuk meningkatkan pemasaran produk yang akan dijual (barang atau jasa).
• Surat penawaran barang memiliki fungsi untuk membantu memperluas jaringan bisnis.
• Surat penawaran barang memilki fungsi sebagai salah satu cara untuk melakukan kegiatan promosi produk.

Isi Surat Penawaran Barang

Ada beberapa hal pokok yang menjadi isi dari suatu surat penawaran barang yaitu sebagai berikut ini:

• Nama produk, jenis, mutu, merek dan jumlah yang ditawarkan.
• Harga dari barang atau jasa yang ditawarkan jika dibeli satuan dan dalam partai besar.
• Menawarkan kemudahan seperti gratis ongkos kirim, garansi, service dan lainnya.
• Metode pembayaran yang bisa dilakukan oleh konsumen.
• Menawarkan mengenai potongan harga jika membeli dalam jumlah tertentu.
• Cara pengiriman dari barang atau jasa kepada pelanggan atau konsumen.

Jenis Surat Penawaran Barang

• Surat Penawaran Barang Elektronik
• Surat Penawaran Barang Komestik
• Surat Penawaran Barang Singkat
• Surat Penawaran Barang dalam Bahasa Inggris
• Surat Penawaran Barang Furniture
• Surat Penawaran Barang dan Jasa
• Surat Penawaran Barang ATK
• Surat Penawaran Barang Komputer.

Format Surat Penawaran Barang

• Kop Surat
  Kop surat ini bisa dari perusahaan atau badan usaha yanng memberikan penawaran tersebut.
• Nama Kota dan Tanggal
  Nama kota dimana surat penawaran barang diterbitkan dan juga tanggal dari penerbitan surat penawaran barang tersebut.
• Nomor Surat
  Nomor surat adalah penomoran yang urut dan sistematis dari perusahaan atau badan usaha lainnya.
• Perihal
  Perihal adalah inti dari isi surat penawaran barang yang akan disampaikan atau dikirimkan. Pada bagian perihal ini bisa dituliskan dengan “Penawaran Barang”.
• Lampiran
  Pada bagian lampiran sebaiknya diisi dan tidak bisa dikosongkan begitu saja. Bisa melampirkan daftar dari barang dan daftar harganya secara lengkap untuk memberikan informasi yang lengkap kepada calon pelanggan atau konsumen.
• Tujuan
  Tujuan merupakan perusahaan atau suatu badan usaha lainnya yang menjadi calon konsumen.
• Salam Pembuka
  Salam pembuka merupakan bagian yang dituliskan sebelum beranjak pada bagian isi surat penawaran barang. Pada bagian salam pembuka ini bisa diisi menggunakan kalimat yaitu “Dengan Hormat”.
• Isi Surat
  Isi surat merupakan bagian yang terpenting dari sebuah surat penawaran barang. Pada bagian isi kita dapat menjelaskan mengenai perusahaan kita, barang yang dimiliki, cara menghubungi perusahaan ktia jika mereka tertarik dengan barang yang kita tawarkan, cara pembayaran yang kita terima dan pemberian diskon pembelian (jika ada).
• Salam Penutup
  Salam penutup adalah ucapan terimakasih dan harapan agar mereka dapat bersedia menjalin suatu kerjasama dengan perusahaan kita.
• Nama dan Tanda Tangan
  Nama dan tanda tangan merupakan nama dan tanda tangan dari pimpinan atau pejabat yang ditunjuk oleh pemimpin perusahaan atau badan usaha.

Cara Menyusun Surat Penawaran Barang

• Untuk menulis atau menyusun surat penawaran barang wajib menggunakan bahasa yang resmi, jelas dan singkat. Dikarenakan surat penawaran barang termasuk ke dalam surat resmi, maka penulisannya tidak perlu bertele-tele.
• Surat penawaran barang harus disertai dengan identitas dari pemberi atau pembuat surat penawaran tersebut.
• Jika surat penawaran bergerak di bidang jasa, harus menyatakan jasa yang ditawarkan.
• Surat penawaran memperkenalkan berbagai jenis dari barang atau jasa yang ditawarkan.
• Mencantumkan dengan jelas mengenai daftar dari produk dan harganya.
• Harga yang dicantumkan bisa berupa daftar bahkan keterangan.
• Harga yang berlaku selama satu masa penawaran. Harga yang dicantumkan harus merupakan harga satuan misalnya per kilogram, per lusin, per kodi dan lainnya.
• Alamat tujuan di dalam surat penawaran barang harus jelas.
• Nama lengkap dari yang memberi surat penawaran agar bisa ditanda tangani dan distempel.

Contoh Surat Penawaran Barang

The post Surat Penawaran Barang: Pengertian – Jenis dan Contohnya appeared first on HaloEdukasi.com.

Surat permohonan formal biasanya ditulis oleh seorang pekerja atau pelajar untuk memperoleh tujuan yang diinginkan, misalnya meminta izin cuti, meminta bantuan dana bidikmisi dan lainnya.

Pengertian Surat Permohonan

Surat permohonan merupakan salah satu jenis dari surat resmi. Surat permohonan biasanya diajukan sebagai pernyataan permohonan terhadap suatu instansi untuk suatu kepentingan. Surat ini biasanya ditulis secara individu kepada instansi, namun ada juga surat permohonan yang dibuat antar instansi.

Surat permohonan memiliki berbagai jenis dan tujuan yaitu untuk mengajukan sebuah permohonan atau permintaan mengenai suatu hal kepada suatu pihak lain. Gaya penulisan dari surat permohonan harus mengikuti format umum yang biasanya digunakan oleh individu atau instansi.

Tujuan Surat Permohonan

Tujuan dari surat permohonan yaitu untuk mengajukan permintaan terhadap sesuatu hal kepada pihak yang memiliki keterikatan dengan lembaga formal. Selain itu surat permohonan juga digunakan sebagai bukti secara tertulis mengenai hal yang akan kita jalankan.

Syarat Penulisan Surat Permohonan

Surat permohonan termasuk atau tergolong ke dalam salah satu jenis surat resmi. Dimana penulisan dari surat resmi harus dan wajib menggunakan format dan syarat syarat yang sudah ada sebelumnya atau sudah ditetapkan.

Hal tersebut dikarenakan untuk memberikan keterangan yang jelas mengenai informasi kepada si penerima surat permohonan. Ada beberapa syarat atau hal yang perlu diperhatikan di dalam penulisan surat permohonan sebagai berikut ini yaitu:

• Identitas
  Menulis surat permohonan wajib dan harus mencantumkan identitas. Identitas harus ditulis dengan jelas dan lengkap sesuai dengan tanda pengenal yang dimiliki oleh si pembuat surat permohonan. Penulisan dari identitas ini tujuannya yaitu agar surat permohonan yang dikirimkan tepat pada sasaran dan penerima mengerti apa maksud dari surat permohonan tersebut. Sebelum dikirim, harus dipastikan terlebih dahulu atau di cek ulang mengenai identitas apakah sudah lengkap. Kelengkapan dari identitas disini yaitu nama dari penulis, alamat, tempat tanggal lahir dan beberapa hal lainnya yang sifatnya penting.
• Tulisan Rapi
  Di dalam penulisan juga penting menggunakan font atau jenis tulisan yang bagus dan rapi. Pastikan bahwa tulisan antar kalimat dan paragraf bisa dibaca dengan jelas dan tidak buram. Saat ini dengan menggunakan media seperti laptop atau PC lebih mempermudah dalam pembuatan dan penulisan dari surat permohonan. Namun, jika surat permohonan ditulis secara manual yaitu menggunakan tangan, maka harus memiliki tulisan tangan yang bagus. Hal tersebut berguna agar isi dari surat permohonan bisa dibaca dengan jelas.
• Tata Letak
  Dikarenakan surat permohonan termasuk ke dalam surat resmi, maka tata letak dalam penulisan surat permohonan juga harus benar benar diperhatikan. Tata letak dari surat resmi biasanya meliputi kepala surat, salam pembuka, identitas dan lainnya.
• Tujuan Surat
  Tujuan dari surat permohonan tentunya berbeda beda, hal tersebut dikarenakan pada setiap surat permohonan yang dibuat berdasarkan pada kategori masing masing. Di dalam surat permohonan, tujuan menjadi unsur utama yang membedakan surat permohonan dengan surat lainnya.
• Dateline Surat
  Dateline surat yaitu waktu penulisan surat permohonan dan penentu batas waktu untuk memberikan balasan pada surat tersebut. Dateline surat dibuat agar penerima surat tahu kapan kita membuat surat permohonan dan kapan batas waktu membalasnya.

Jenis Surat Permohonan

Surat Permohonan Beasiswa

Jenis surat ini ditulis berdasarkan pada tujuannya yaitu untuk meminta bantuan beasiswa pendidikan. Surat permohonan beasiswa ini ditulis oleh seorang pelajar yang ingin melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi tanpa menggunakan biaya.

Sehingga mengajukan bantuan dana pendidikan baik kepada pemerintah atau sebuah perusahaan. Biasanya surat permohonan ini memiliki format yang sudah disediakan secara langsung oleh perusahaan.

Surat Permohonan Izin Cuti

Surat permohonan ini digunakan atau ditulis dengan tujuan untuk meminta izin cuti kepada pihak yang jabatannya lebih tinggi di suatu perusahaan. Surat permohonan izin cuti ini biasanya ditulis oleh karyawan dengan kondisi yang benar benar mendesak.

Surat Permohonan Sponsor

Surat permohonan ini dibuat dengan tujuan yaitu untuk meminta bantuan donasi yang berasal dari sponsor. Surat permohonan sponsor ini dibuat atas permintaan dari seorang yang akan melangsungkan sebuah acara baik itu acara resmi atau tidak.

Semakin banyak dan besar pihak yang memberikan sponsor, maka acara akan menjadi semakin lancar dan meriah. Di dalam penulisan surat permohonan sponsor harus ditulis dengan jelas yaitu dimohon untuk memberikan donasi atau sponsor dan tujuan dicarinya sponsor di dalam sebuah acara.

Surat Permohonan Kerjasama

Surat permohonan kerjasama ini ditulis oleh kedua belah pihak yang melakukan perjanjian bisnis untuk memperkuat hubungan perusahaan agar memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak.

Surat ini juga diajukan pada saat pemohon sedang mengalami kendala yang tidak bisa dihadapi dan diatasi secara pribadi, sehingga memerlukan bantuan dari pihak lain untuk mendorong dan menyelesaikan permasalahan.

Format Surat Permohonan

• Kepala Surat/ Kop Surat

Hal yang terpenting di dalam surat permohonan adalah kepala surat. Letak dari kepala surat ini ada di bagian paling atas surat dengan format yaitu rata tengah. Namun, jika si pengirim bukan berasal dari lembaga yang resmi, kepala surat bisa diganti menggunakan judul surat.

Di dalam kepala atau kop surat terdapat nama instansi atau lembaga resmi dan disertai dengan logo dan alamat lengkap dari si pengirim surat permohonan.

• Waktu Surat

Bagian waktu surat ini biasanya diletakkan pada posisi awal setelah kop surat dan tepatnya di bagian kanan. Bisa juga dituliskan pada bagian akhir dari surat permohonan yaitu setelah salam penutup dan sebelum penulisan tanda tangan.

• Nomor Surat

Surat resmi memiliki nomor surat yang memiliki fungsi memberikan urutan ditulisnya sebuah surat permohonan. Nomor surat biasanya terletak pada bagian kiri bawah dan sebelum atau tepat diatas lampiran.

• Perihal dan Lampiran

Penulisan lampiran bisa dituliskan jika ada berkas penting selain surat permohonan yang bisa mendukung pernyataan isi di dalam surat tersebut. Lampiran bisa juga tidak dituliskan jika tidak ada berkas yang dinyatakan sebagai pendukung surat.

• Salam Pembuka dan Penutup

Setiap jenis surat, baik itu surat resmi atau pribadi memiliki salam pembuka dan salam penutup di dalamnya. Letak dari salam pembuka biasanya di awal pembukaan sebelum isi dari surat.

Sedangkan salam penutup letaknya berada di akhir surat, yaitu setelah isi surat dan sebelum nama terang dan tanda tangan dari si pengirim surat permohonan.

• Identitas Pengirim dan Penerima

Identitas si pengirim dan penerima bisa diletakkan di awal atau akhir dari surat permohonan dan tergantung dari kepentingan si pengirim surat tersebut. Identitas dapat memberikan kejelasan mengenai tujuan dari ditulisnya surat kepada kedua pihak yang bersangkutan.

• Isi Surat

Isi surat biasanya ditulis pada bagian tengah surat. Pada bagian isi surat ini bisa menuliskan segala hal atau informasi yang dibutuhkan yang terkait dengan tujuan dari si pembuat surat permohonan. Isi dari surat permohonan biasanya terdiri dari 1 – 2 paragraf yang ditulis dengan padat, jelas dan singkat.

• Tanda Tangan dan Nama Terang

Bagian terakhir yang penting juga yaitu tanda tangan dan nama terang dari si pengirim surat permohonan tersebut. Tanda tangan ditulis menggunakan pena dengan tinta yang berwarna hitam dan tidak perlu mencantumkan materai.

Contoh Surat Permohonan

The post Surat Permohonan: Pengertian – Format dan Contohnya appeared first on HaloEdukasi.com.

Surat pengalaman kerja ini memiliki beberapa kegunaan diantaranya untuk melamar kerja kembali, untuk mencairkan dana BPJS dan lain sebagainya. Kita akan membahas surat pengalaman kerja mulai dari pengertian, fungsi, syarat, cara membuat dan contoh dari surat pengalaman kerja.

Pengertian Surat Pengalaman Kerja

Surat pengalaman kerja atau surat keterangan kerja adalah surat pernyataan yang berisikan informasi mengenai karyawan dan dikeluarkan oleh perusahaan sebelumnya yang berkaitan mengenai selesainya hubungan kerja dari karyawan.

Surat pengalaman kerja biasanya berisikan mengenai deskripsi dari pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan selama bekerja, kinerja dari karyawan selama bekerja dan alasan hubungan kerja berakhir. Surat pengalaman kerja ini bernilai positif dan menunjukkan bahwa seorang karyawan adalah aset penting perusahaan.

Surat pengalaman kerja tidak akan dikeluarkan oleh perusahaan jika kinerja karyawan buruk. Nilai surat pengalaman kerja lebih tinggi dibandingkan dengan CV, dikarenakan surat pengalaman kerja lebih kredibel dan datangnya dari penilaian pihak ketiga.

Fungsi Surat Pengalaman Kerja

• Melamar Pekerjaan
  Surat pengalaman kerja biasanya termasuk ke dalam dokumen CV pada saat hendak melamar pekerjaan. Surat pengalaman kerja terkait dengan tugas menerapkannya dan sebagai bukti nyata bahwa ada seseorang yang benar benar bekerja di instansi yang disebutkan.
• Penarikan Dana BPJS
  Fungsi selanjutnya dari surat pengalaman kerja yaitu untuk menarik dana BPJS terutama tabungan atau usia YHT.
• Dokumen Penunjang Beasiswa
  Jika hendak melanjutkan studi dengan beasiswa profesional pada tingkat yang lebih tinggi. Surat pengalaman kerja atau surat magang adalah surat yang paling penting. Jalur profesional merupakan suatu keharusan bagi karyawan profesional yang masih tertarik untuk belajar.
• Pengajuan Pinjaman Bank
  Surat pengalaman kerja juga bisa digunakan sebagai dokumen pendukung untuk aplikasi pinjaman bank. Di dalam surat pengalaman kerja adalah adanya dokumen dimana bank tahu apakah peminjam adalah karyawan dan memiliki kemampuan untu melakukan pembayaran bulanan dengan lancar.

Syarat Membuat Surat Pengalaman Kerja

• Kop Surat
  Kop surat ini adalah hal yang penting di dalam surat pengalaman kerja. Hal ini dikarenakan surat pengalaman kerja dibuat oleh sebuah instansi dan diberikan kepada karyawan mereka.
• Nama dan Nomor Induk Karyawan
  Bagian kedua dari surat pengalaman kerja yang penting yaitu nama dan nomor induk karyawan. Hal tersebut penting dikarenakan wajib dimasukkan dalam pembuatan surat pengalaman kerja karena merupakan identitas dari karyawan.
• NIK atau Nomor Induk Karyawan
  NIK yang hanya dikeluarkan oleh instansi tempat karyawan bekerja maka ada bukti bahwa karyawan itu benar benar bekerja pada instansi tersebut dan dapat dipertanggungjawabkan.
• Periode dan Jabatan Kerja
  Periode dan jabatan juga masuk ke dalam hal penting surat pengalaman kerja. Bagian tersebut menjadi bukti dari pengalaman kerja yang dimiliki oleh seorang karyawan. Kita bisa melihat berapa lama karyawan tersebut bekerja pada instansi terkait dengan melihat bagian periode kerja.
• Kontribusi dan Keterampilan
  Kedua hal ini juga termasuk penting di dalam pembuatan surat pengalaman kerja. Di dalam pembuatan surat pengalaman kerja, keterampilan dan kontribusi yang ditulis harus berdasarkan fakta yang sebenarnya.
• Stempel Resmi
  Di dalam pembuatan surat pengalaman kerja harus ada stempel resmi yang ditambahkan. Stempel tersebut adalah bagian yang paling krusial dikarenakan akan berpengaruh pada legalitas dari surat pengalaman kerja.

Cara Membuat Surat Pengalaman Kerja

• Buat menggunakan Data Sebenarnya
  Di dalam pembuatan surat pengalaman kerja wajib didasarkan pada data atau fakta yang sebenarnya dan tidak boleh mengada-ada. Hal tersebut dikarenakan di dalam surat pengalaman kerja akan digunakan untuk berbagai hal. Dengan fakta yang tercantum di dalam surat pengalaman kerja, kapasitas dari karyawan yang tertera di dalam surat pengalaman kerja dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu, surat pengalaman kerja dengan fakta atau data yang benar akan menjaga nama baik dari instansi yang mengeluarkan surat tersebut.
• Menggunakan Bahasa yang Baku
  Surat pengalaman kerja merupakan salah satu jenis surat resmi dan dikeluarkan oleh pihak instansi tertentu. Di dalam pembuatan surat pengalaman kerja harus menggunakan bahasa yang baku.
• Memberikan Informasi yang Jelas dan Lengkap
  Di dalam surat pengalaman kerja harus berisi mengenai informasi secara jelas dan lengkap. Di dalamnya ada cukup banyak informasi mengenai kinerja dari karyawan yang ditampilkan sebagai dasar dalam pertimbangan.
• Ikuti Kaidah yang Berlaku
  Mengikuti aturan penulisan merupakan hal yang penting di dalam penulisan atau pembuatan surat pengalaman kerja. Dengan beberapa aturan tersebut, maka pengalaman kerja yang dibuat akan sesuai dengan keharusan dan bisa digunakan dalam berbagai hal yang berbeda.

Contoh Surat Pengalaman Kerja

The post Surat Pengalaman Kerja: Pengertian – Fungsi dan Contohnya appeared first on HaloEdukasi.com.

Namun, ada suatu aktivitas yang tidak dapat dirubah dan sudah ada sejak jaman dahulu hingga sekarang ini. Kegiatan tersebut yaitu surat menyurat, terlebih lagi di lingkungan pemerintah, perusahaan, instansi atau lembaga masih melakukan kegiatan surat menyurat.

Surat menyurat di jaman modern ini sudah canggih, bentuknya tulisan yang terdapat di kertas. Namun surat bisa diketik menggunakan PC atau laptop lalu di cetak. Seperti salah satu jenis surat yang akan kita bahas saat ini yaitu surat edaran.

Pengertian Surat Edaran

Surat edaran adalah suatu jenis surat tertulis yang isinya berisikan pemberitahuan resmi yang ditujukan kepada pihak pihak tertentu yang berada di dalam suatu organisasi, lembaga atau instansi.

Istilah dari surat edaran terdiri dari dua kata yaitu “surat” dan “edaran”. Surat adalah sarana atau media komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan suatu informasi dalam bentuk tulisan yang ditujukan kepada pihak lainnya.

Sedangkan edaran memiliki arti sebagai sesuatu yang dikirim kepada banyak pihak dimana isi dan bentuknya sama.

Ciri-ciri Surat Edaran

• Surat edaran dibuat untuk memberikan pemberitahuan kepada pihak yang berada di dalam ruang lingkup tertentu.
• Surat edaran merupakan surat resmi dan dibuat menggunakan bahasa yang baku.
• Surat edaran dibuat dengan isi dan bentuk yang sama dan ditujukan untuk banyak pihak.
• Surat edaran memiliki sifat yang umum, terbuka dan bukan rahasia.

Fungsi Surat Edaran

• Surat edaran memiliki fungsi sebagai sarana untuk menyampaikan informasi atau sebuah pemberitahuan kepada semua pihak. Isi dari surat edaran tersebut sifatnya umum dan juga terbuka, bukan rahasia.
• Surat edaran memiliki fungsi sebagai petunjuk dan penjelasan bahwa kebijakan dan juga pengumuman atau pemberitahuan.

Bagian-Bagian Surat Edaran

Kepala Surat

Pada bagian kepala surat terdiri dari logo, nama dan alamat organisasi dari instansi atau lembaga. Biasanya kop surat diguankan untuk menunjukkan surat formal dan non formal. Pada bagian kepala surat biasanya kata “surat edaran” ditulis menggunakan huruf kapital dan menggunakan garis bawah.

Pada bagian kiri bawah ditulis nomor satu, sifat surat, perihal dan alamat yang dituju. Namun, ada juga yang nomor surat ditulis pada bagian bawah kata “surat edaran”. Pada bagian kanannya ditulis tanggal, bulan dan tahun kapan surat edaran dibuat.

Isi Surat

Pada bagian isi yaitu informasi apa yang ingin disampaikan kepada umum, dengan urutan yaitu pendahuluan, isi surat dan penutup.

Kaki Surat

Pada bagian kaki surat berisikan nama jabatan, tanda tangan pengirim surat, nama lengkap, nip, stempel dari organisasi atau lembaga dan tembusan jika diperlukan.

Jenis Surat Edaran

Jenis surat edaran dapat dibedakan menjadi 3 jenis yaitu surat edaran pemerintah, surat edaran instansi pemerintah dan surat edaran perusahaan. Berikut penjelas dari ketiga jenis surat edaran tersebut:

Surat Edaran Pemerintah

Surat edaran pemerintah adalah surat yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan kepada seluruh rakyat Indonesia yang sifatnya nasional. Jadi surat edaran pemerintah ini memiliki sifat umum, terbuka dan tidak rahasia.

Contoh dari surat edaran pemerintah yaitu:

• Surat edaran mengenai sensus penduduk.
• Surat edaran mengenai perayaan hari besar nasional.
• Surat edaran mengenai pemilu.

Surat Edaran Instansi Pemerintah

Surat edaran instansi pemerintah adalah surat yang berisikan sebuah pemberitahuan dan penjelasan menhenai pelaksanaan peraturan di lingkungan suatu instansi pemerintah tersebut.

Contoh dari surat edaran instansi pemerintah yaitu:

• Petunjuk kenaikan kelas.
• Petunjuk UAS, penetapan waktu ujian dan pelaksanaan ujian.

Surat Edaran Perusahaan

Surat edaran perusahaan adalah surat yang berisikan mengenai suatu pemberitahuan mengenai sesuatu yang ditujukan pada lingkungan tertentu (intern).

Contoh dari surat edaran perusahaan yaitu:

Surat edaran mengenai kebijakan suatu perusahaan kepada para pekerja di perusahaan tersebut dan hanya ditujukan kepada anggota pekerja saja.

Contoh Surat Edaran

The post Surat Edaran: Ciri – Jenis dan Contohnya appeared first on HaloEdukasi.com.

Terutama surat yang beraitan dengan kegiatan yang sifatnya resmi atau formal, biasanya harus menggunakan surat. Salah satu bentuk dari surat resmi atau formal yaitu surat tugas. Surat tugas digunakan sebagai pemberian tugas kepada pegawai atau staff di dalam suatu perusahaan.

Pengertian Surat Tugas

Surat tugas merupakan salah satu jenis dari surat resmi yang dibuat dan dikeluarkan oleh seseorang yang berwenang di perusahaan tertentu kepada seorang pegawai untuk melakukan suatu pekerjaan.

Karakteristik Surat Tugas

• Surat tugas menjelaskan bahwa adanya penugasan atas wewenang terhadap orang lain guna mengerjakan suatu pekerjaan.
• Surat tugas menggunakan bahasa yang baku, singkat, padat, jelas dan mudah untuk dimengerti.
• Surat tugas menggunakan cap atau stempel dari kantor atau si pembuat surat.
• Surat tugas menggunakan kop surat dari instansi lembaga yang bersangkutan.
• Surat tugas menggunakan nomor surat, lampiran dan perihal.
• Surat tugas menggunakan format surat tertentu, jadi tidak boleh sembarangan.
• Surat tugas menggunakan salam pembuka dan diakhiri dengan salam penutup.

Fungsi Surat Tugas

• Sebagai dokumen pengesahan yang formal bagi pengemban tugas terhadap tugas yang harus dijalankan.
• Surat tugas juga dapat membantu mempermudah tugas pejabat pelaksana tugas di dalam berhubungan dengan lembaga yang berhubungan dengan tugas tersebut.
• Bukti legal atas penugasan seorang pejabat atas suatu pekerjaan yang sesuai dengan isi surat tersebut.

Bagian Bagian Surat Tugas

Kepala Surat Tugas

Bagian dari kepala surat tugas terdiri dari 2 bagian yaitu:

• Kepala naskah dinas yang berisikan logo dan nama instansi dan diletakkan secara simetris dengan huruf kapital.
• Tulisan surat tugas diletakkan di bawah dari kepala dengan huruf yang juga kapital, diikuti dengan nomor surat tugas yang penulisannya secara simetris tepat di bawahnya.

Batang Tubuh Surat Tugas

Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari beberapa diantaranya yaitu:

• Alasan penugasan yang kemudian diikuti dengan kata menugasi kepada para pejabat yang mendapat tugas (nama, NIP, pangkat dan jabatan).
• Dibawahnya berisikan tugas yang harus dilaksanakan dan jangka waktunya.
• Penutup yang berisikan perintah pelaksanaan tugas, menyampaikan laporan dan jika diperlukan sebuah bantuan diikuti dengan permintaan bantuan terkait untuk memudahkan pelaksanaan tugas.

Kaki Surat Tugas

Bagian pada kaki surat tugas terdiri dari beberapa diantaranya:

• Tempat dan tanggan penetapan dari surat tugas.
• Nama pejabat yang menandatangani surat tugas. Penulisannya dengan huruf awalnya kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,).
• Tanda tangan dari pejabat yang memberikan tugas.
• Nama lengkap pejabat yang mendatangani surat tugas, ditulis menggunakan huruf awal kapital.
• NIP dari pejabat yang memberikan tugas.
• Cap dinas.
• Tembusan jika diperlukan.

Macam-macam Surat Tugas

Terdapat berbagai macam surat tugas yang sesuai dengan keperluan dari seseorang atau instansi masing masing. Berikut ini beberapa contoh dari surat tugas diantaranya yaitu:

• Surat tugas guru
• Surat tugas karyawan
• Surat tugas perusahaan
• Surat tugas organisasi
• Surat tugas kepada siswa
• Surat tugas guru pengganti sementara
• Surat tugas penanggung jawab acara
• Surat tugas mengikuti workshop
• Surat tugas pengambilan dokumen
• Surat tugas perjalanan dinas
• Surat tugas pengawasan
• Surat tugas mengikuti bimbingan
• Surat tugas untuk pengurusan dokumen
• Surat tugas layanan jasa
• Surat tugas guru penanggung jawab kegiatan.

Cara Membuat Surat Tugas

Di dalam membuat surat tugas tidak boleh sembarangan, karena surat tugas ini sifatnya resmi atau formal. Jadi harus mengikuti aturan aturan yang sudah berlaku di dalam menulis surat tugas. Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam membuat surat tugas secara umum, diantaranya yaitu:

• Identifikasi Jenis Huruf
  Langkah awal di dalam menulis surat tugas yaitu harus mengidentifikasi jenis surat yang akan kita tulis. Karena ini akan menulis surat tugas, maka termasuk ke dalam jenis surat resmi.
• Tetapkan Tujuan Utama Surat Tugas
  Setelah memulai untuk menulis, pastikan untuk langsung ke intinya dikarenakan surat resmi tidak bertele tele di dalam penulisannya. Surat resmi atau formal itu sangat penting untuk segera memperjelas tujuan dari surat tersebut.
• Hati-Hati dalam Penggunaan Bahasa
  Di dalam menulis surat apalagi surat resmi haruslah hati hati dan sopan, tidak boleh seenaknya sendiri. Perlu mengunakan ekspresi dan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
• Panjang Surat
  Panjang surat harus diperhatikan pada saat menulis surat resmi, bahwa surat resmi pada umumnya to the point, pendek dan tepat. Surat resmi yang panjang tidak memberikan efek yang diinginkan pembacanya, malah terkesan bertele tele dan tidak pada intinya.

Contoh Surat Tugas

The post Surat Tugas: Pengertian – Bagian dan Contohnya appeared first on HaloEdukasi.com.

Dengan demikian, surat resmi dipahami sebagai surat yang digunakan untuk kepentingan resmi. Karena dibuat secara resmi, maka surat resmi harus memenuhi kaidah penulisan yang telah ditentukan, misalnya harus menggunakan bahasa baku dan format surat harus sesuai dengan keperluan.

Surat resmi terbagi menjadi beberapa macam, yaitu surat permohonan, surat keputusan, surat kuasa, surat pengantar, surat perintah, surat edaran dan surat undangan. Berikut pembahasannnya.

Surat Permohonan

Surat permohonan merupakan surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan permohonan dari suatu pihak kepada pihak lain. Surat permohonan dapat ditulis oleh perorangan atau lembaga.

Pihak yang dituju pun dapat berupa perorangan atau dapat juga sebuah lembaga. Surat jenis ini bersifat memohon atau menginginkan sesuatu baik itu kepada seseorang, instansi maupun lembaga.

Contoh surat ini antara lain: surat lamaran pekerjaan, surat permohonan bantuan dana, surat peromohonan perceraian, dan lain-lain.

Surat Keputusan

Surat keputusan merupakan surat resmi yang berisi keputusan dari atasan di suatu lembaga atau instansi mengenai sesuatu atau hal-hal yang belum jelas.

Contoh surat ini antara lain: surat keputusan Kepala Sekolah, surat pengangkatan pegawai, surat pengangkatan pengurus, surat undangan, surat panggilan, dan sebagainya.

Selain itu, surat keputusan juga digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang dalam kepentingan tertentu, misalnya undangan interview.

Surat Kuasa

Surat kuasa menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah surat yang berisi tentang pemberian kuasa kepada seseorang untuk mengurus sesuatu. Surat kuasa dapat dipahami sebagai surat resmi yang berisi mengenai pemberian wewenang atau kuasa kepada seseorang.

Surat kuasa umumnya dibuat karena pemberi kuasa tidak dapat melaksanakan sendiri suatu tugas, aktivitas, atau kegiatan karenanya memberi seseorang kuasa untuk melakukan tugas atau aktivitas tersebut.

Surat kuasa terbagi menjadi surat kuasa umum, surat kuasa khusus, surat kuasa istimewa, surat kuasa perantara. Surat kuasa umum merupakan surat kuasa yang dibuat dengan tujuan memberi kuasa kepada orang lain untuk mengurus kepentingan dari pemberi kuasa.

Surat kuasa khusus merupakan surat kuasa yang dibuat memberikan kuasa yang dilakukan secara khusus mengenai suatu kepentingan khusus. Surat kuasa istimewa merupakan surat kuasa yang harus memenuhi syarat-syarat tertentu supaya sah di mata hukum.

Sementara itu, surat kuasa perantara merupakan surat kuasa yang memberikan kuasa kepada pihak kedua (agen). Agen tersebut merupakan perwakilan untuk melakukan suatu perbuatan tertentu dengan pihak ketiga.

Surat Perintah

Surat perintah atau juga dikenal dengan surat tugas merupakan surat yang menerangkan bahwa seseorang yang diberi surat tersebut diperintahkan atau diberi tugas untuk menjalankan sesuatu.

Umumnya surat resmi jenis ini dibuat oleh atasan untuk pegawainya. Contoh surat perintah misalnya surat perjalanan dinas, surat perintah kerja, dan sebagainya.

Surat Pengantar

Surat pengantar menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah surat yang dikirim atau disertakan bersama-sama barang dan sebagainya. Di dalam surat pengantar terdapat persetujuan antara yang membawa surat dengan pihak yang bertanggung jawab atas isi surat tersebut dengan tujuan untuk meyakinkan pihak yang dituju.

Contoh surat pengantar: surat pengantar RT untuk pembuatan e-KTP, surat pengantar pembuatan KK, surat pengantar proposal, surat pengantar barang dan sebagainya.

Surat Edaran

Surat edaran menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) merupakan surat yang diedarkan; sirkuler. Sirkuler artinya surat edaran atau daftar yang dikirimkan kepada beberapa orang di beberapa tempat untuk menyampaikan pesan agar dapat diketahui ataupun dilaksanakan.

Pesan tersebut dapat berupa pemberitahuan mengenai suatu hal. Hal tersebut dapat berupa pemberitahuan suatu kegiatan, pemberitahuan mengenai peraturan baru dan sebagainya.

Surat Undangan

Surat undangan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti surat yang berisi panggilan (supaya datang) mengunjungi pesta perkawinan, rapat, dan sebagainya.

Seperti namanya, surat undangan dibuat dengan tujuan mengundang pihak yang dituju agar menghadiri acara tertentu dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan. Contoh surat undangan: surat undangan rapat, surat undangan kedinasan, dan sebagainya.

The post Jenis-jenis Surat Resmi Beserta Penjelasannya appeared first on HaloEdukasi.com.