Korespondensi: Pengertian – Fungsi dan Contohnya

Dalam dunia kerja ada yang dinamakan surat-menyurat. Surat-menyurat sangat penting sebagai alat komunikasi dalam suatu perusahaan atau instansi. Berikut ini akan dibahas mengenai surat-menyurat.

Apa itu Korespondensi?

Korespondensi artinya surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak dengan saling berkiriman surat.

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

Korespondensi di dalam suatu kantor, instansi maupun organisasi dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

• Korespondensi ekstern : Surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
• Korespondensi intern : Surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan atara kantor pusat dengan kantor cabang atau bagian-bagian lainnya.

Kriteria Korespondensi

• Dikemas dalam bentuk yang menarik
• Bahasanya mudah dimengerti dan dipahami
• Langsung kepada intinya (tidak bertele-tele)

Fungsi Korespondensi

Fungsi utama surat adalah sebagai sarana komunikasi secara tidak langsung dalam bentuk tertulis yang dilakukan dari jarak jauh maupun jarak dekat. 

Adapun fungsi-fungsi lainnya yaitu:

• Sebagai media komunikasi
• Sebagai bukti tertulis
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai bukti dokumentasi historis
• Sebagai pedoman kerja
• Sebagai duta organisasi

Contoh Surat Korespondensi

PT. Maju Sejahtera
Jl. TB. Simatupang Kav. II No. 100
Telepon : 021 7896543 Fax 021 7778956

---

Jakarta, 17 November 2020

No          : 111/abc/XI/2020
Perihal : Undangan Rapat
Yth, Seluruh karyawan/karyawati
PT. Maju Sejahtera
Di tempat

Dengan hormat,

Sehubung dengan akhir tahun, PT. Maju Sejahtera akan mengadakan rapat tahunan untuk mengevaluasi kerja tahun 2020. Karyawan/karyawati di wajibkan untuk mempresentasikan pekerjaannya selama 1 tahun ini. Rapat akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal  : Senin, 23 November 2020
Jam : Pukul 10.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Lt. Dasar

Diharapkan kepada seluruh karyawan/karyawati untuk menghadiri rapat tersebut. Dan mempersiapkan diri untuk mempresentasikan pekerjaan masing-masing.

Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Satria Kuncoro, SE