Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi yang Perlu diketahui

Kata dokumentasi diambil dari bahasa Inggris ”Documentation”, istilah ini adalah kata kerja yang dijadikan kata benda.

Dilihat dari perbedaan arti kata saja dokumen dan dokumentasi memiliki arti yang berbeda.

Dokumentasi memiliki ciri berikut :

• Fokus pada kegiatannya
• Dokumentasi adalah unit kerja
• Sifatnya aktif
• Secara teknis mengolah dokumen baru
• Menyiapkan informasi untuk penelitian

Dokumen berbeda dengan dokumentasi, dokumen lebih mengacu pada bendanya.

Seperti telah dijelaskan bahwa pengertian dokumen adalah bukti atau informasi penting yang sifatnya tertulis, gambar, audio atau gambar bergerak.

Dokumen memiliki ciri berikut :

• Fokus dokumen pada benda atau informasi
• Bukan sebuah unit kerja
• Sifatnya pasif
• Dipakai sebagai alat bukti
• Sifatnya untuk menunjang penelitian

Dokumentasi merupakan aktivitas yang menggunakan dokumen dan dokumen secara fisik.

Aktivitas dokumentasi antara lain:

• Mengumpulkan dan mengatur dokumen
• Mengolah dokumen, termasuk juga pemeliharaan dokumen, menyebarluaskan dokumen dan merahasiakan dokumen.
• Menyediakan dokumen bagi pengguna dokumen

Kesimpulan perbedaan dokumen dan dokumentasi adalah pada aktivitasnya. Namun keduanya tetap saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan.