Daftar isi
Seiring perkembangan waktu, teknologi memudahkan kita dalam kehidupan sehari-hari. Salah satunya adalah arsip digital. Jika dulu arsip hanya berbentuk fisik dan cara pengumpulannya secara manual.
Saat ini, dengan hadirnya perkembangan teknologi arsip fisik disempurnakan menjadi arsip digital yang mana lebih memudahkan cara penyimpanan dan pengumpulannya.
Tak hanya mudah, arsip digital juga lebih aman karena meminimalisirkan risiko kehilangan atau kerusakan arsip jika dibandingkan dengan versi fisiknya. Nah, lalu apa sih yang dimaksud dengan arsip digital? Yuk, cek jawaban di bawah ini sampai habis!
Apa itu Arsip Digital
Dilansir dari berbagai sumber, arsip digital adalah segala sesuatu yang disimpan secara permanen di dalam komputer atau istilah umumnya adala file. Bentuk dari arsip digital bisa bermacam-macam, mulai dari dokumen, video, gambar, rekaman suara dan lain-lain.
Termasuk program atau aplikasi yang ada di dalam komputer. Jadi tidak hanya berbentuk dokumen saja, initinya semua hal yang bisa dibaca, diduplikasi atau dieksekusi ke dalam memori komputer disebut dengan arsip digital.
Manfaat Arsip Digital
1. Ramah lingkungan
Seperti yang kita tahu bahwa media penyimpanan arsip fisik adalah berupa kerta, di mana kertas merupakan 70% dari limbah industri. Jika kamu memakai arsip berupa digital bisa mengurangi limbah kertas dan menyelamatkan pohon yang merupakan bahan utama pembuat kertas.
2. Keamanan yang lebih baik
Semua dokumen yang berbentuk kertas memiliki risiko kehilangan dan kerusakan yang lebih tinggi. Sebab dokumen kertas bisa terselip, jatuh atau lupa taruh berkas di sembarang tempat.
Belum lagi jika rumah atau perusahaan kamu terkena bencana alam, seperti gempa, banjir dan longsor tanah, arsip fisik kamu bisa rusak dan hilang.
Berbanding terbalik dengan arsip digital yang jauh lebih aman. Arsip digital juga mampu membuat cadangan file, mengedit dan menduplikasi berkas dengan mudah buat jaga-jaga jika kamu kehilangan dokumen.
Tak hanya itu, berkas digital juga praktis bisa dibawa kemana-mana tanpa harus membawa file tersebut.
3. Lebih efisiensi
Arsip digital bisa diakses kapan saja dan di mana saja tanpa harus datang ke kantor atau sekolah. Para karyawan atau murid juga bisa berkolaborasi file secara online dengan divisi kantor atau kelas yang berbeda.
Masalah Pengelolaan Arsip Digital
1. Sulit menjaga privasi arsip
Dewasa ini, banyak oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab meretas file komputer orang lain demi keuntungan pribadi. Maka dari itu, hal tersebut bisa menjadi masalah pengelolaan arsip digital.
Terlebih, arsip elektronik mudah dimanipulasi dan tidak sepenuhnya bisa kita kontrol. Sehingga menjadi celah untuk diretas oleh orang lain.
2. Keberadaan arsip digital tergantung pada kecanggihan teknologi
Tidak semua orang mempunyai aplikasi atau komputer versi terbaru. Hal itu juga bisa menjadi masalah ketika kamu ingin mengsinkronisasi data kamu ke orang lain.
Misalkan Jodi menerima data dari Microsoft Office Word versi lama, kemudian ketika Ia membukanya di versi terbaru pasti akan berantakan.
3. Staff yang gagap teknologi
Tidak dapat dipungkiri bahwa perkembangan teknologi membutuhkan keahlian khusus untuk menggunakannya. Kecanggihan teknologi ini juga membuat beberapa orang belum terbiasa memakainya, sehingga tidak sedikit orang yang gagap terhadap teknologi.
Kasus tersebut apabila diaplikasikan ke arsip digital bisa menjadi masalah, di mana arsip digital bergantung pada kecanggihan teknologi seperti sekarang ini.
Kelebihan Arsip Digital
1. Kemudahan dalam pencarian dokumen
Salah satu kelebihan arsip digital adalah memudahkan kamu untuk memudahkan pencarian dokumen. Tidak seperti arsip fisik yang harus dicari secara manual jika ingin mencari dokumen beberapa tahun silam, bahkan berisiko hilang dan rusak.
Pada arsip digital kamu hanya perlu ketik judul atau kata kunci yang bersangkutan dengan dokumen tersebut dan dokumennya sudah bisa ditemukan.
2. Dapat mengumpulkan data secara real time
Arsip digital adalah solusi untuk kamu yang ingin mengumpulkan, mengedit atau menduplikasi banyak data dalam waktu sesingkat mungkin. Pasalnya, ada beberapa aplikasi yang memudahkan kegiatan tersebut.
Tidak seperti arsip fisik yang dilakukan secara manual bisa membutuhkan waktu lama dan rentan terjadi human error.
Kekurangan Arsip Digital
1. Mudah hilang
Dengan adanya virus atau malware yang ada di dalam komputer, besar kemungkinan dokumen kamu mudah hilang. Hal tersebut hanya bisa terjadi jika komputer kamu terkena virus.
Cara menanggulangi kekurangan tersebut, kamu perlu adanya antivirus dan bersihkan data cache komputer menggunakan cleaning apps secara berkala.
2. Menggunakan internet jika ingin mengakses data
Sebagian besar cloud storage seperti google drive harus menggunakan internet jika ingin mengaksesnya. Namun, kamu bisa mengantisipasi hal tersebut dengan menyimpan data flash disk, hard disk atau CD.
Contoh Arsip Digital
Berikut beberapa contoh arsip yang berbentuk elektronik dan bisa disimpan ke dalam komputer, antara lain:
- Arsip rekaman gambar.
- Arsip rekaman suara atau audio. Bentuk dari arsip ini adalah berupa rekaman suara.
- Arsip tulisan. Biasanya bentuk dari arsip ini berupa file MS Word dan berbentuk docs atau pdf.
- Arsip digital atau elektronik.
- Arsip microfilm.
- Arsip rekaman video.