Kontrak Payung: Pengertian, Format dan Contohnya

Pengertian Kontrak Payung

Kontrak payung merupakan suatu jenis atau macam kontrak yang dibuat dengan tujuan untuk dapat menjadi suatu wadah atau landasan bagi beberapa jenis kontrak yang secara sadar dilakukan oleh beberapa pihak terkait yang umumnya berkecimpung dalam bidang atau aktivitas jual beli atau perdagangan.

Kontrak ini dilakukan secara tertulis dengan penuh kesadaran di antara kedua belah pihak atau pihak-pihak terkait lainnya, untuk dijadikan sebagai acuan terhadap komitmen dan beberapa klausul yang tertera dalam kontrak-kontrak terkait selanjutnya.

Kontrak payung ini merupakan suatu kontrak yang penting untuk dilakukan atau diadakan, dikarenakan sifatnya yang dapat digunakan untuk “memayungi” suatu atau bahkan beberapa kontrak lanjutan, untuk dapat menciptakan komitmen dan dalam upaya agar dapat menghindari kesalahpahaman terkait dengan aktivitas atau kegiatan yang disebutkan pada masa yang akan datang.

Kegiatan ataupun juga aktivitas seperti yang telah disebutkan biasanya merupakan jenis pengadaan barang dan atau jasa. Kontrak payung diperlukan untuk dapat menjalin komitmen terhadap beberapa klausul yang telap ditetapkan di awal, sehingga mampu meminimalisir terjadinya kesalahpahaman baik pada suatu pihak maupun pihak-pihak yang lain.

Tujuan atau Fungsi Kontrak Payung

Setelah mengetahui mengenai pengertian dari kontrak payung, perlu kita ketahui pula apa saja fungsi dan tujuan daripada pembentukan atau penyusunan kontrak payung. Berikut adalah ­­beberapa tujuan dan fungsi dari penyusunan kontrak payung:

• Perjanjian yang menggunakan kontrak payung ini dapat lebih menghasilkan penghematan baik dari segi waktu maupun dari segi biaya yang dikeluarkan untuk dapat menyelesaikan aktivitas ataupun kegiatan pengadaan barang dan atau jasa yang ditentukan. Dengan memanfaatkan kelebihan daripada kontrak payung ini, baik dari pihak penjual maupun pihak pembeli yang saling melakukan kegiatan atau aktivitas perdagangannya, dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi daripada kegiatan perdagangan atau jual beli barang dan atau jasa tersebut.
• Pengaruh dari percepatan proses administrasi yang mampu menimbulkan penghematan yang signifikan baik bagi para penjual ataupun pembeli bahkan bisa jadi untuk kedua belah pihak. Hal ini tentu sangat berpengaruh bagi kegiatan operasional pihak-pihak terkait secara positif. Peningkatan nilai kegiatan operasional dalam usaha tersebut akan berdampak pula pada kumulasi keuntungan yang diterima seiring berjalannya waktu.

Perjanjian yang menggunakan kontrak payung ini juga dapat menyokong dan mempertahankan hubungan transaksional baik suatu pihak maupun antar pihak untuk tempo jangka waktu yang lebih panjang.

Komitmen yang tertuang dalam perjanjian kontrak payung, mampu secara terus menerus dijadikan acuan atau dasar landasan bagi pembuatan atau penyusunan kontrak-kontrak lanjutan di antara pihak-pihak terkait baik penjual maupun pembeli, hal ini dapat menunjang proses kerja sama yang berkelanjutan terkait pengadaan barang dan atau jasa untuk masa yang akan datang.

Syarat Kontrak Payung

Meskipun kontrak payung dapat diaplikasikan pada pengadaan barang dan atau jasa, tidak semua pengadaan barang dan atau jasa dapat dicantumkan pada kontrak payung. Terdapat beberapa kriteria khusus yang secara langsung memungkinkan agar kontrak payung tersebut dapat diimplementasikan, kriteria khusus tersebut antara lain adalah:

• ­­Barang dan atau jasa yang sejatinya akan dikenakan pada kontrak payung, haruslah merupakan barang dan atau jasa yang dapat dengan mudah dilakukan identifikasi. Hal ini untuk dapat memudahkan dalam penyusunan syarat terhadap barang dan atau jasa yang akan dituangkan dalam kontrak tersebut.
• Permintaan terhadap pengadaan barang dan atau jasa tersebut akan selalu ada pada tiap tahunnya. Dalam hal ini kesinambungan pada proses pengadaan barang dan atau jasa yang telah ditentukan di awal.
• Terkait dengan barang dan atau jasa yang akan dicantumkan dalam pengadaan berdasarkan kontrak payung tersebut wajib merupakan suatu kesatuan yang utuh tidak terpisahkan, sehingga nantinya apabila dikemudian hari terdapat penyusunan dan penetapan terhadap anggaran tersebut tidak menjadi suatu bagian daripada paket aktivitas yang lainnya.
• Variasi terkait jumlah barang dan atau jasa yang akan digunakan dalam proses pengadaan tersebut. Dalam hal pengadaan yang akan dilaksanakan pada tahun berikutnya, belum dapat untuk dilakukan proses pengukuran secara akurat serta terkait dengan proses penggunaannya yang juga belum dapat ditentukan di awal.

Format Kontrak Payung

Terkait dengan kontrak payung tersebut, format untuk aktivitas penyediaan pengadaan barang dan atau jasa adalah sebagaimana berikut:

• Perihal Penyediaan atas Pengadaan
• Keterangan Barang dan atau Jasa yang Termasuk dalam Pengadaan
• Klausul atas Keterangan Pihak Terkait
• Tanda Tangan para Pihak dan Kelengkapan Materai

Kelebihan Kontrak Payung

Kontrak payung kerap dijadikan sebagai salah satu metode pengadaan barang dan atau jasa yang menjadi favorit untuk dapat diimplementasikan. Hal ini tidak terlepas dari beberapa kelebihan kontrak payung dibandingkan dengan metode konvensional biasa. Berikut ini adalah beberapa kelebihan dari kontrak payung, antara lain:

• Membutuhkan waktu yang lebih singkat dalam proses pengadaan.
• Menghemat biaya yang harus dikeluarkan untuk dapat memperoleh barang dan atau jasa yang diperdagangkan.
• Menghilangkan risiko kehabisan stock barang dan atau jasa yang diinginkan.
• Menghindari dari melakukan pekerjaan yang sama berulang kali.

Contoh Kontrak Payung

Untuk dapat lebih memperkaya diri terkait dengan pemahaman atas bagaimana bentuk dan susunan daripada kontrak payung, berikut adalah contoh dari kontrak payung tersebut.