Notulen adalah hal yang sangat penting pada saat kita sedang melakukan pertemuan, baik itu dengan perusahaan atau klien. Hal tersebut sangat berguna karena untuk mengetahui hasil dari suatu rapat dan sehingga bisa untuk meningkatkan ide yang tadi telah didiskusikan.
Pengertian Notulen
- Pengertian Notulen menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Notulen atau notula yaitu catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau rapat dan hal yang dibicarakan serta diputuskan.
- Pengertian Notulen secara umum
Notulen yaitu suatu catatan yang berisikan perjalanan kegiatan apa saja, yang dimulai dari awal hingga akhir kegiatan.
Notulen ditulis oleh seorang notulis yang kemudian hasilnya akan dilaporkan kepada Ketua kegiatan dan akan dipertangggung jawabkan suatu saat nanti pada seluruh anggota acara.
Notula atau notulen dibuat setelah kegiatan atau rapat selesai, maka dari itu si pembuat notulen harusnya berada di tengah-tengah rapat sehingga ia bisa menuliskan notulen dari suatu rapat tersebut.
Notulen sekurang-kurangnya berisi :
- Tujuan dari rapat atau kegiatan
- Ide yang akan dibahas pada saat kegiatan
- Saran dan keputusan dalam kegiatan
- Waktu pelaksanaannya
- Pihak yang hadir dalam kegiatan tersebut
Fungsi Notulen
- Bukti tertulis bahwa suatu kegiatan telah dilaksanakan
- Sebagai tolok ukur berhasil atau tidaknya pelaksanaan suatu kegiatan
- Acuan dalam pelaksanaan kegiatan yang akan dilaksanakan
Tujuan Notulen
- Sebagai bukti telah terselenggaranya suatu rapat atau kegiatan
Pada saat rapat sedang berlangsung notulis mencatat semua hal yang penting yang nantinya akan menjadi bukti bahwa rapat sudah terlaksanakan.
- Memberikan informasi mengenai rapat kepada peserta yang tidak hadir
Tidak semua peserta yang diundang pada saat rapat akan hadir, ada yang hadir ada juga yang tidak hadir. Entah karena urusan pribadi atau hal lainnya. Dengan adanya notulen peserta yang tidak hadir bisa membaca hasil rapat tersebut yaitu notulen.
- Sebagai sumber informasi apabila diadakan pembahasan ulang
Notulen dari rapat sebelumnya dijadikan referensi pada saat rapat yang akan mendatang. Karena tidak setiap rapat akan langsung menghasilkan keputusan yang tetap, maka perlu diadakan pembahasan lebih lanjut lagi guna mendapatkan keputusan.
- Alat untuk mencapai tujuan tertentu
Didalam suatu perusahaan terkadang menetapkan anggaran uang untuk rapat rutin, pada suatu ketika rapat tidak diadakan karena suatu hal, padahal setiap bulan harus ada bukti pengeluaran untuk keperluan rapat. Maka bisa menggunakan notulen baru yang berdasarkan notulen lama.
Susunan Notulen
1. Kepala notulen
Bagian ini harus diingat pertama kali dalam penulisan tanpa tertinggal. Kepala notulen terdiri dari:
- Tema atau ide yang akan dibahas
- Hari dan tanggal acara kegiatan dilaksanakan
- Waktu kegiatan dilaksanakan
- Tempat pelaksanaan kegiatan
- Acara saat kegiatan berlangsung
- Unsur yang terlibat dalam rapat: ketua dan wakil ketua, sekretaris, notulis dan peserta.
2. Isi notulen
Isi dari notulen adalah hal yang dianggap penting dalam suatu kegiatan tersebut. Susunan dalam penulisan notulen yaitu:
- Kata pembukaan
- Pembahasan
- Pembacaan hasil dari suatu keputusan
- Waktu penutupan kegiatan
3. Bagian Akhir Notulen
Walaupun letaknya dibagian akhir namun kedudukannya sangatlah penting dalam penulisan sebuah notulen. Susunan sistematika dari bagian akhir notulen adalah:
- Nama jabatan
- Tanda tangan
- Nama pejabat, pangkat dan NIP
4. Penandatangan
Penandatangan adalah kumpulan tanda tangan orang-orang yang dianggap penting terhadap pertanggung jawaban sebuah acara.
Contoh Notulen
