Namun, tidak semua perusahaan memiliki pemahaman yang cukup mengenai pengelolaan petty cash. Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap tentang pengertian, fungsi, dan cara pengelolaan petty cash yang efektif.

Pengertian Petty Cash

Petty Cash adalah suatu dana kecil yang dimiliki oleh perusahaan untuk mengatasi kebutuhan operasional yang tidak terduga atau kecil. Dana ini biasanya digunakan untuk keperluan yang sifatnya jangka pendek dan tidak terlalu besar, seperti membeli pulpen, mencetak dokumen, atau membeli bahan kecil yang diperlukan untuk produksi.

Penggunaan petty cash biasanya dilakukan secara langsung oleh karyawan atau staf yang ditunjuk oleh perusahaan untuk mengurus pengelolaan kas kecil tersebut. Dana petty cash ini dipegang oleh seorang petugas kas kecil yang bertanggung jawab atas pengelolaannya.

Penggunaan petty cash ini sangat penting bagi perusahaan, karena jika semua kebutuhan operasional kecil harus dibiayai melalui kas besar, maka akan memakan waktu yang cukup lama untuk mengurus pengajuan dana dan memproses pengeluaran. Oleh karena itu, dengan adanya petty cash, kebutuhan operasional kecil dapat terpenuhi dengan cepat dan efektif.

Namun, meskipun kecil, pengelolaan petty cash harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti. Hal ini karena, jika tidak diatur dengan baik, dana petty cash dapat dengan mudah disalahgunakan atau hilang. Oleh karena itu, penggunaan petty cash harus diatur dengan jelas dan transparan, serta dilengkapi dengan sistem pengendalian yang ketat.

Fungsi Petty Cash

Petty Cash memiliki beberapa fungsi penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan, di antaranya adalah:

1. Mengatasi Kebutuhan Operasional Kecil

Fungsi utama dari petty cash adalah untuk memenuhi kebutuhan operasional kecil yang tidak memerlukan pengajuan dana dari kas besar. Dengan adanya petty cash, perusahaan dapat lebih mudah mengatasi kebutuhan operasional sehari-hari tanpa harus mengganggu arus kas besar.

2. Mempercepat Proses Pengeluaran Dana

Dalam penggunaannya, petty cash dapat langsung digunakan oleh karyawan atau staf yang membutuhkan, sehingga mempercepat proses pengeluaran dana. Dibandingkan dengan pengajuan dana dari kas besar, penggunaan petty cash dapat lebih efektif dan efisien.

3. Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Keuangan

Dengan adanya petty cash, perusahaan dapat lebih efisien dalam pengelolaan keuangan, terutama dalam hal pengaturan dan pengendalian pengeluaran dana. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan keuangan yang telah ditentukan.

4. Mengurangi Biaya Administrasi

Jika semua kebutuhan operasional kecil harus dibiayai melalui kas besar, maka akan memakan waktu dan biaya administrasi yang cukup besar. Namun, dengan adanya petty cash, perusahaan dapat mengurangi biaya administrasi yang diperlukan untuk pengeluaran dana operasional kecil.

5. Meningkatkan Akurasi Pencatatan Keuangan

Dalam pengelolaannya, petty cash harus diatur dengan sistem pencatatan yang jelas dan transparan. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan akurasi pencatatan keuangan, sehingga dapat memudahkan proses audit dan pemantauan keuangan.

6. Mencegah Penyalahgunaan Dana

Pengelolaan petty cash harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti, sehingga dapat mencegah penyalahgunaan dana. Dalam pengelolaannya, petty cash harus dilengkapi dengan sistem pengendalian yang ketat, seperti verifikasi dan persetujuan pengeluaran dana, serta pencatatan yang jelas dan teratur.

Metode Petty Cash

Ada beberapa metode pengelolaan petty cash yang umumnya digunakan oleh perusahaan, di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Metode Reimburse

Metode ini dilakukan dengan cara mengajukan penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan atau staf. Dalam penggunaannya, karyawan atau staf harus menyimpan bukti pembelian yang telah dilakukan dan kemudian mengajukan penggantian biaya tersebut kepada petugas kas kecil. Petugas kas kecil kemudian akan melakukan verifikasi dan persetujuan terhadap bukti pembelian tersebut sebelum mengganti biaya yang telah dikeluarkan.

2. Metode Imprest

Metode ini dilakukan dengan cara menetapkan jumlah dana awal yang akan digunakan sebagai petty cash. Dana awal ini harus disetorkan oleh perusahaan ke rekening petty cash yang dimiliki. Setelah itu, karyawan atau staf yang membutuhkan petty cash dapat mengajukan permintaan kepada petugas kas kecil untuk mengambil dana. Jumlah dana yang diambil harus disesuaikan dengan bukti pembelian yang akan dilakukan.

Setelah pengeluaran dana selesai dilakukan, karyawan atau staf harus menyimpan bukti pembelian tersebut dan menyerahkan kembali sisa dana yang belum digunakan kepada petugas kas kecil. Jumlah dana yang tersedia di dalam petty cash harus selalu dijaga agar tetap sama dengan jumlah dana awal yang telah ditetapkan.

3. Metode Float

Metode ini dilakukan dengan cara memberikan dana awal kepada petugas kas kecil untuk mengelola petty cash. Petugas kas kecil kemudian akan menyerahkan dana kepada karyawan atau staf yang membutuhkan, tanpa harus meminta persetujuan terlebih dahulu. Namun, jumlah dana yang diserahkan harus sesuai dengan bukti pembelian yang akan dilakukan.

Setelah pengeluaran dana selesai dilakukan, karyawan atau staf harus menyimpan bukti pembelian tersebut dan menyerahkan sisa dana yang belum digunakan kepada petugas kas kecil. Petugas kas kecil harus melakukan pengawasan dan kontrol terhadap penggunaan dana secara berkala, serta melakukan penyetoran dana ke rekening petty cash jika dana tersisa sudah terlalu besar.

Setiap metode pengelolaan petty cash memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Oleh karena itu, perusahaan harus memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik bisnis yang dimiliki. Selain itu, pengelolaan petty cash harus dilakukan secara hati-hati dan transparan, serta dilengkapi dengan sistem pengendalian yang ketat agar dapat mencegah penyalahgunaan dana.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Penggunaan Kas Kecil

Penggunaan kas kecil atau petty cash harus dilakukan dengan hati-hati dan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan kas kecil:

1. Membuat Aturan yang Jelas

Perusahaan harus membuat aturan yang jelas mengenai penggunaan kas kecil, termasuk batas maksimum pengeluaran, jenis pengeluaran yang diizinkan, dan prosedur penggantian dana.

2. Menunjuk Petugas Kas Kecil

Perusahaan harus menunjuk satu atau beberapa orang yang bertanggung jawab dalam mengelola kas kecil. Petugas kas kecil harus memiliki keterampilan yang cukup dalam mengelola dana dan melakukan pengawasan terhadap penggunaan dana.

3. Membuat Catatan Pengeluaran

Setiap pengeluaran yang dilakukan harus dicatat dengan baik, termasuk tanggal, jenis pengeluaran, jumlah dana yang digunakan, dan nama penerima dana. Catatan pengeluaran ini akan membantu dalam melakukan verifikasi dan pelacakan penggunaan dana.

4. Menyimpan Bukti Pembelian

Bukti pembelian seperti struk atau kwitansi harus disimpan dengan baik dan diarsipkan sesuai dengan kategori pengeluaran. Bukti pembelian ini akan menjadi bukti sah dalam melakukan penggantian dana.

5. Melakukan Verifikasi dan Persetujuan

Pengeluaran dana harus melalui tahap verifikasi dan persetujuan dari petugas kas kecil atau pihak yang berwenang sebelum dilakukan pengeluaran.

6. Melakukan Pengawasan

Petugas kas kecil harus melakukan pengawasan terhadap penggunaan dana secara berkala dan mengambil tindakan jika ditemukan kejanggalan atau pelanggaran aturan.

7. Melakukan Rekonsiliasi

Rekonsiliasi kas kecil harus dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa jumlah dana yang ada di dalam kas kecil sesuai dengan catatan pengeluaran yang telah dilakukan.

Contoh Petty Cash

Berikut ini adalah contoh penggunaan kas kecil atau petty cash:

1. Pembelian Perlengkapan Kantor

Petugas kas kecil melakukan pembelian perlengkapan kantor seperti pensil, kertas, dan stempel senilai Rp 500.000,- dari toko alat tulis. Petugas kas kecil kemudian mencatat pengeluaran ini ke dalam buku catatan pengeluaran kas kecil dan menyimpan bukti pembelian.

2. Pembelian Bahan Makanan

Petugas kas kecil melakukan pembelian bahan makanan senilai Rp 300.000,- untuk keperluan acara kantor. Petugas kas kecil mencatat pengeluaran ini ke dalam buku catatan pengeluaran kas kecil dan menyimpan bukti pembelian.

3. Pembelian Bahan Bakar

Petugas kas kecil melakukan pembelian bahan bakar senilai Rp 200.000,- untuk keperluan mobil dinas. Petugas kas kecil mencatat pengeluaran ini ke dalam buku catatan pengeluaran kas kecil dan menyimpan bukti pembelian.

Setiap pengeluaran di atas harus melalui tahap verifikasi dan persetujuan dari pihak yang berwenang sebelum dilakukan pengeluaran. Jumlah uang di dalam kas kecil harus direkonsiliasi secara berkala dan penggantian dana dilakukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Dengan melakukan pengelolaan kas kecil yang baik, perusahaan dapat menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan atau penyalahgunaan dana.

The post Petty Cash: Pengertian, Fungsi, Metode dan Contoh appeared first on HaloEdukasi.com.

Pengeluaran semacam ini tentu membutuhkan pembukuan tersendiri agar memudahkan dan mempercepat aktivitas keuangan perusahaan.

Dalam ilmu akuntansi dikenal istilah Kas Kecil (Petty Cash) yang dibuat terpisah dari pembukuan laporan keuangan utama perusahaan.

Kas kecil inilah yang digunakan untuk mencatat pengeluaran kecil dan mendadak sebagaimana yang telah disebutkan sebelumnya.

Pengertian Kas Kecil

Pengertian Menurut KBBI

kas kecil adalah istilah dalam ilmu ekonomi yang merujuk pada sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang kecil-kecil.

Sedangkan menurut kamus besar akuntansi, kas kecil adalah sejumlah uang tunai atau kas yang disediakan untuk melayani pembayaran keperluan perusahaan yang rutin dan meliputi jumlah yang relatif kecil, misalnya pembelian materai, perangko, alat tulis-menulis, makanan ringan, atau minuman untuk tamu.

Pengertian Menurut Para Ahli

• Weygandt (2002)
  Menyebutkan bahwa dana kas kecil adalah dana kas yang digunakan untuk pembayaran dalam jumlah relatif kecil tetapi masih tetap mempertahankan control kepuasan.
• Zaki Baridwan
  Menyatakan kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar berbagai pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak praktif apabila dibayar dengan menggunakan cek.
• Soemarso (2004:320)
  Menyebutkan bahwa Kas kecil merupakan sejumlah uang tunai yang disisihkan oleh perusahaan dan berguna sebagai pelayanan pengeluaran tertentu yang tidak besar jumlahnya dan berupa pengeluaran-pengeluaran lain telah dilakukan oleh bank (menggunakan cek).
• Menurut Kusnadi dalam buku akuntansi keuangan menengah (intermediate) (2000:64)
  Menyatakan bahwa dana kas kecil ialah dana yang berupa pembayaran, tidak menggunakan cek sebagai alat pembayaran, akan tetapi menggunakan uang tunai.

Pengertian Secara Umum

Secara umum kas kecil atau Petty Cash adalah sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar keperluan atasan atau pimpinan atau bagian dikantor yang jumlahnya relatif kecil.

Tujuan Kas Kecil

Beberapa tujuan dibuatnya kas kecil adalah:

• Menangani masalah akuntan dalam memeriksa perlengkapan kantor pada suatu bagian di kantor.
• Menghindari munculnya pembayaran yang tidak ekonomis dan kurang praktis atas pengeluaran yang jumlahnya kecil dan mendadak.
• Meringankan beban kerja staf karyawan (tenaga kerja), terutama bagian akuntansi atau pencatatan keuangan kantor dan perusahaan.
• Mempercepat aktivitas penggunaan dana yang mendadak atau tidak terencana sebelumnya.

Fungsi Kas Kecil

• Membayarkan pengeluaran kantor atau perusahaan yang nominalnya kecil.
• Menangani masalah perlengkapan kantor.
• Sebagai dana talangan untuk pengeluaran yang sifatnya mendadak.
• Sebagai dana langsung untuk pengeluaran yang tidak praktis bila dibayarkan lewat cek atau giro.
• Mempercepat aktivitas keuangan perusahaan.

Karakteristik Kas Kecil

Diantara karakteristik kas kecil yaitu:

• Jumlahnya terbatas pada kisaran yang sudah ditetapkan manajemen perusahaan.
• Digunakan untuk membiayai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari.

Metode Pengelolaan Kas Kecil

1. Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil di mana jumlah rekening kas kecil selalu tetap.

Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak langsung mencatatnya, tetapi hanya mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Ciri-ciri metode tetap antara lain: 

• Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil diarsipkan oleh pengelola kas kecil.
• Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Keuntungan penggunaan metode tetap:

• Pengeluaran kas dapat diketahui secara lebih rinci pada setiap pembukuan
• Lebih menghemat waktu karena tidak perlu mencatat pengeluaran kecil setiap hari.

   Kelemahan penggunaan metode tetap:

• Tidak bisa mengetahui saldo kas setiap hari.
• Uang di dalam kas tidak bisa diambil atau diisi sewaktu-waktu.

2. Metode Berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian kas kecil di mana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan).

Dalam sistem ini jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.

Ciri-ciri metode berubah-ubah yaitu sebagai berikut ini:

• Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam akun kas kecil.
• Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.
• Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

Keuntungan metode berubah-ubah:

• Neraca saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari
• Dana dapat ditarik kembali apabila dana yang tersedia kurang

Kelemahan metode berubah-ubah:

• Tidak dapat menganalisa pengeluaran yang mungkin bisa dipangkas kedepannya.

Dokumen yang Dibutuhkan dalam Kas Kecil

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berguna agar perintah pengeluaran kas fungsi persamaan akuntansi dapat berfungsi sebagaimana yang tercantum dalam dokumen tersebut.

2. Cek

Cek adalah dokumen yang dipakai untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

3. Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil sebagai bukti pengeluaran

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas dan diserahkan oleh pengguna dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil.

Cara Membuat Laporan Dana Kas Kecil

1. Pembentukan dana kas kecil

Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah:

• Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan selama 1 periode akuntansi.
• Memberikan estimasi kepada Bendahara, kemudian bendahara menarik cek dan memberikannya kepada pemegang kas kecil.
• Pemegang kas kecil mencairkan /menguangkan cek dengan keterangan untuk dana kas kecil.

2. Pembayaran melalui dana kas kecil

Pemegang kas kecil (kasir) mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

3. Pengisian kembali dana kas kecil

• Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil.
• Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali.

Contoh Kas Kecil

1. Metode Tetap (Imprest Fund Method)

Contoh:

Untuk memenuhi pengeluaran rutin perusahaan, PT. Dirgantara membuat dana kas kecil pada tanggal 1 April 2020 dengan menetapkan jumlah Rp 1000.000.

Kemudian tercatat pengeluaran sebagai berikut:

4 April 2020 : pembelian perlengkapan Rp.120.000
5 April 2020 : pembayaran rekening listrik Rp.150.000
6 April 2020 : pembayaran rekening telepon Rp.100.000
7 April 2020 : pembelian bahan baku Rp.130.000
8 April 2020 : pembayaran tenaga kerja Rp.400.000

30 April 2020 Pengisian kembali kas kecil

Saat pembentukan dana kas kecil

Saat pengisian dana Kas kecil

Setelah pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp 900.000 maka jumlah keseluruhan saldo kas kecil akan menjadi Rp. 1.000.000 seperti saldo disaat awal pembentukan dana kas kecil.

2. Metode Berubah-Ubah  (Fluctuating Fund Method)

Pada metode fluktuasi, transaksi-transaksi diatas akan dicatat kedalam buku kas kecil seperti berikut ini:

Pada metode fluktuatif, pengisian kembali kas kecil terserah kepada kasir kas kecil akan mengisi jumlah dana kecilnya.

Jadi ketika kasir meminta pengisian sebesar Rp. 700.000 maka saldo dana kas kecil akan menjadi Rp. 800.000.

Saldo ini berbeda dengan saat pembentukan dana kas kecil yang sebesar Rp. 1000.000.

The post Kas Kecil: Pengertian – Cara membuat dan Contohnya appeared first on HaloEdukasi.com.