Kas Kecil: Pengertian – Cara membuat dan Contohnya

Dalam sebuah perusahaan adakalanya muncul pengeluaran-pengeluaran mendadak yang tidak terlalu besar nominalnya.

Pengeluaran semacam ini tentu membutuhkan pembukuan tersendiri agar memudahkan dan mempercepat aktivitas keuangan perusahaan.

Dalam ilmu akuntansi dikenal istilah Kas Kecil (Petty Cash) yang dibuat terpisah dari pembukuan laporan keuangan utama perusahaan.

Kas kecil inilah yang digunakan untuk mencatat pengeluaran kecil dan mendadak sebagaimana yang telah disebutkan sebelumnya.

Pengertian Kas Kecil

Pengertian Menurut KBBI

kas kecil adalah istilah dalam ilmu ekonomi yang merujuk pada sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang kecil-kecil.

Sedangkan menurut kamus besar akuntansi, kas kecil adalah sejumlah uang tunai atau kas yang disediakan untuk melayani pembayaran keperluan perusahaan yang rutin dan meliputi jumlah yang relatif kecil, misalnya pembelian materai, perangko, alat tulis-menulis, makanan ringan, atau minuman untuk tamu.

Pengertian Menurut Para Ahli

• Weygandt (2002)
  Menyebutkan bahwa dana kas kecil adalah dana kas yang digunakan untuk pembayaran dalam jumlah relatif kecil tetapi masih tetap mempertahankan control kepuasan.
• Zaki Baridwan
  Menyatakan kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar berbagai pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak praktif apabila dibayar dengan menggunakan cek.
• Soemarso (2004:320)
  Menyebutkan bahwa Kas kecil merupakan sejumlah uang tunai yang disisihkan oleh perusahaan dan berguna sebagai pelayanan pengeluaran tertentu yang tidak besar jumlahnya dan berupa pengeluaran-pengeluaran lain telah dilakukan oleh bank (menggunakan cek).
• Menurut Kusnadi dalam buku akuntansi keuangan menengah (intermediate) (2000:64)
  Menyatakan bahwa dana kas kecil ialah dana yang berupa pembayaran, tidak menggunakan cek sebagai alat pembayaran, akan tetapi menggunakan uang tunai.

Pengertian Secara Umum

Secara umum kas kecil atau Petty Cash adalah sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar keperluan atasan atau pimpinan atau bagian dikantor yang jumlahnya relatif kecil.

Tujuan Kas Kecil

Beberapa tujuan dibuatnya kas kecil adalah:

• Menangani masalah akuntan dalam memeriksa perlengkapan kantor pada suatu bagian di kantor.
• Menghindari munculnya pembayaran yang tidak ekonomis dan kurang praktis atas pengeluaran yang jumlahnya kecil dan mendadak.
• Meringankan beban kerja staf karyawan (tenaga kerja), terutama bagian akuntansi atau pencatatan keuangan kantor dan perusahaan.
• Mempercepat aktivitas penggunaan dana yang mendadak atau tidak terencana sebelumnya.

Fungsi Kas Kecil

• Membayarkan pengeluaran kantor atau perusahaan yang nominalnya kecil.
• Menangani masalah perlengkapan kantor.
• Sebagai dana talangan untuk pengeluaran yang sifatnya mendadak.
• Sebagai dana langsung untuk pengeluaran yang tidak praktis bila dibayarkan lewat cek atau giro.
• Mempercepat aktivitas keuangan perusahaan.

Karakteristik Kas Kecil

Diantara karakteristik kas kecil yaitu:

• Jumlahnya terbatas pada kisaran yang sudah ditetapkan manajemen perusahaan.
• Digunakan untuk membiayai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari.

Metode Pengelolaan Kas Kecil

1. Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil di mana jumlah rekening kas kecil selalu tetap.

Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak langsung mencatatnya, tetapi hanya mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Ciri-ciri metode tetap antara lain: 

• Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil diarsipkan oleh pengelola kas kecil.
• Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.

Keuntungan penggunaan metode tetap:

• Pengeluaran kas dapat diketahui secara lebih rinci pada setiap pembukuan
• Lebih menghemat waktu karena tidak perlu mencatat pengeluaran kecil setiap hari.

   Kelemahan penggunaan metode tetap:

• Tidak bisa mengetahui saldo kas setiap hari.
• Uang di dalam kas tidak bisa diambil atau diisi sewaktu-waktu.

2. Metode Berubah-ubah (Fluctuating fund system)

Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian kas kecil di mana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan).

Dalam sistem ini jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.

Ciri-ciri metode berubah-ubah yaitu sebagai berikut ini:

• Pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debit dalam akun kas kecil.
• Bukti pengeluaran kas kecil dicatat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebit akun-akun yang terkait dengan penggunaan kredit akun kas kecil.
• Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana.

Keuntungan metode berubah-ubah:

• Neraca saldo kas kecil dapat diketahui setiap hari
• Dana dapat ditarik kembali apabila dana yang tersedia kurang

Kelemahan metode berubah-ubah:

• Tidak dapat menganalisa pengeluaran yang mungkin bisa dipangkas kedepannya.

Dokumen yang Dibutuhkan dalam Kas Kecil

1. Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berguna agar perintah pengeluaran kas fungsi persamaan akuntansi dapat berfungsi sebagaimana yang tercantum dalam dokumen tersebut.

2. Cek

Cek adalah dokumen yang dipakai untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

3. Permintaan pengeluaran kas kecil

Dokumen ini untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil sebagai bukti pengeluaran

4. Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat untuk mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas dan diserahkan oleh pengguna dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Dokumen ini dibuat untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar untuk pengisian kembali dana kas kecil.

Cara Membuat Laporan Dana Kas Kecil

1. Pembentukan dana kas kecil

Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah:

• Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan selama 1 periode akuntansi.
• Memberikan estimasi kepada Bendahara, kemudian bendahara menarik cek dan memberikannya kepada pemegang kas kecil.
• Pemegang kas kecil mencairkan /menguangkan cek dengan keterangan untuk dana kas kecil.

2. Pembayaran melalui dana kas kecil

Pemegang kas kecil (kasir) mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

3. Pengisian kembali dana kas kecil

• Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil.
• Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali.

Contoh Kas Kecil

1. Metode Tetap (Imprest Fund Method)

Contoh:

Untuk memenuhi pengeluaran rutin perusahaan, PT. Dirgantara membuat dana kas kecil pada tanggal 1 April 2020 dengan menetapkan jumlah Rp 1000.000.

Kemudian tercatat pengeluaran sebagai berikut:

4 April 2020 : pembelian perlengkapan Rp.120.000
5 April 2020 : pembayaran rekening listrik Rp.150.000
6 April 2020 : pembayaran rekening telepon Rp.100.000
7 April 2020 : pembelian bahan baku Rp.130.000
8 April 2020 : pembayaran tenaga kerja Rp.400.000

30 April 2020 Pengisian kembali kas kecil

Saat pembentukan dana kas kecil

Saat pengisian dana Kas kecil

Setelah pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp 900.000 maka jumlah keseluruhan saldo kas kecil akan menjadi Rp. 1.000.000 seperti saldo disaat awal pembentukan dana kas kecil.

2. Metode Berubah-Ubah  (Fluctuating Fund Method)

Pada metode fluktuasi, transaksi-transaksi diatas akan dicatat kedalam buku kas kecil seperti berikut ini:

Pada metode fluktuatif, pengisian kembali kas kecil terserah kepada kasir kas kecil akan mengisi jumlah dana kecilnya.

Jadi ketika kasir meminta pengisian sebesar Rp. 700.000 maka saldo dana kas kecil akan menjadi Rp. 800.000.

Saldo ini berbeda dengan saat pembentukan dana kas kecil yang sebesar Rp. 1000.000.