Daftar isi
Petty Cash atau kas kecil adalah salah satu aset penting yang dimiliki oleh perusahaan. Dalam pengelolaannya, kas kecil harus dikelola dengan baik agar keuangan perusahaan tidak terganggu.
Namun, tidak semua perusahaan memiliki pemahaman yang cukup mengenai pengelolaan petty cash. Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dibahas secara lengkap tentang pengertian, fungsi, dan cara pengelolaan petty cash yang efektif.
Pengertian Petty Cash
Petty Cash adalah suatu dana kecil yang dimiliki oleh perusahaan untuk mengatasi kebutuhan operasional yang tidak terduga atau kecil. Dana ini biasanya digunakan untuk keperluan yang sifatnya jangka pendek dan tidak terlalu besar, seperti membeli pulpen, mencetak dokumen, atau membeli bahan kecil yang diperlukan untuk produksi.
Penggunaan petty cash biasanya dilakukan secara langsung oleh karyawan atau staf yang ditunjuk oleh perusahaan untuk mengurus pengelolaan kas kecil tersebut. Dana petty cash ini dipegang oleh seorang petugas kas kecil yang bertanggung jawab atas pengelolaannya.
Penggunaan petty cash ini sangat penting bagi perusahaan, karena jika semua kebutuhan operasional kecil harus dibiayai melalui kas besar, maka akan memakan waktu yang cukup lama untuk mengurus pengajuan dana dan memproses pengeluaran. Oleh karena itu, dengan adanya petty cash, kebutuhan operasional kecil dapat terpenuhi dengan cepat dan efektif.
Namun, meskipun kecil, pengelolaan petty cash harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti. Hal ini karena, jika tidak diatur dengan baik, dana petty cash dapat dengan mudah disalahgunakan atau hilang. Oleh karena itu, penggunaan petty cash harus diatur dengan jelas dan transparan, serta dilengkapi dengan sistem pengendalian yang ketat.
Fungsi Petty Cash
Petty Cash memiliki beberapa fungsi penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan, di antaranya adalah:
1. Mengatasi Kebutuhan Operasional Kecil
Fungsi utama dari petty cash adalah untuk memenuhi kebutuhan operasional kecil yang tidak memerlukan pengajuan dana dari kas besar. Dengan adanya petty cash, perusahaan dapat lebih mudah mengatasi kebutuhan operasional sehari-hari tanpa harus mengganggu arus kas besar.
2. Mempercepat Proses Pengeluaran Dana
Dalam penggunaannya, petty cash dapat langsung digunakan oleh karyawan atau staf yang membutuhkan, sehingga mempercepat proses pengeluaran dana. Dibandingkan dengan pengajuan dana dari kas besar, penggunaan petty cash dapat lebih efektif dan efisien.
3. Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Keuangan
Dengan adanya petty cash, perusahaan dapat lebih efisien dalam pengelolaan keuangan, terutama dalam hal pengaturan dan pengendalian pengeluaran dana. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan keuangan yang telah ditentukan.
4. Mengurangi Biaya Administrasi
Jika semua kebutuhan operasional kecil harus dibiayai melalui kas besar, maka akan memakan waktu dan biaya administrasi yang cukup besar. Namun, dengan adanya petty cash, perusahaan dapat mengurangi biaya administrasi yang diperlukan untuk pengeluaran dana operasional kecil.
5. Meningkatkan Akurasi Pencatatan Keuangan
Dalam pengelolaannya, petty cash harus diatur dengan sistem pencatatan yang jelas dan transparan. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan akurasi pencatatan keuangan, sehingga dapat memudahkan proses audit dan pemantauan keuangan.
6. Mencegah Penyalahgunaan Dana
Pengelolaan petty cash harus dilakukan dengan hati-hati dan teliti, sehingga dapat mencegah penyalahgunaan dana. Dalam pengelolaannya, petty cash harus dilengkapi dengan sistem pengendalian yang ketat, seperti verifikasi dan persetujuan pengeluaran dana, serta pencatatan yang jelas dan teratur.
Metode Petty Cash
Ada beberapa metode pengelolaan petty cash yang umumnya digunakan oleh perusahaan, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Metode Reimburse
Metode ini dilakukan dengan cara mengajukan penggantian biaya yang telah dikeluarkan oleh karyawan atau staf. Dalam penggunaannya, karyawan atau staf harus menyimpan bukti pembelian yang telah dilakukan dan kemudian mengajukan penggantian biaya tersebut kepada petugas kas kecil. Petugas kas kecil kemudian akan melakukan verifikasi dan persetujuan terhadap bukti pembelian tersebut sebelum mengganti biaya yang telah dikeluarkan.
2. Metode Imprest
Metode ini dilakukan dengan cara menetapkan jumlah dana awal yang akan digunakan sebagai petty cash. Dana awal ini harus disetorkan oleh perusahaan ke rekening petty cash yang dimiliki. Setelah itu, karyawan atau staf yang membutuhkan petty cash dapat mengajukan permintaan kepada petugas kas kecil untuk mengambil dana. Jumlah dana yang diambil harus disesuaikan dengan bukti pembelian yang akan dilakukan.
Setelah pengeluaran dana selesai dilakukan, karyawan atau staf harus menyimpan bukti pembelian tersebut dan menyerahkan kembali sisa dana yang belum digunakan kepada petugas kas kecil. Jumlah dana yang tersedia di dalam petty cash harus selalu dijaga agar tetap sama dengan jumlah dana awal yang telah ditetapkan.
3. Metode Float
Metode ini dilakukan dengan cara memberikan dana awal kepada petugas kas kecil untuk mengelola petty cash. Petugas kas kecil kemudian akan menyerahkan dana kepada karyawan atau staf yang membutuhkan, tanpa harus meminta persetujuan terlebih dahulu. Namun, jumlah dana yang diserahkan harus sesuai dengan bukti pembelian yang akan dilakukan.
Setelah pengeluaran dana selesai dilakukan, karyawan atau staf harus menyimpan bukti pembelian tersebut dan menyerahkan sisa dana yang belum digunakan kepada petugas kas kecil. Petugas kas kecil harus melakukan pengawasan dan kontrol terhadap penggunaan dana secara berkala, serta melakukan penyetoran dana ke rekening petty cash jika dana tersisa sudah terlalu besar.
Setiap metode pengelolaan petty cash memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Oleh karena itu, perusahaan harus memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik bisnis yang dimiliki. Selain itu, pengelolaan petty cash harus dilakukan secara hati-hati dan transparan, serta dilengkapi dengan sistem pengendalian yang ketat agar dapat mencegah penyalahgunaan dana.
Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Penggunaan Kas Kecil
Penggunaan kas kecil atau petty cash harus dilakukan dengan hati-hati dan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggunaan kas kecil:
1. Membuat Aturan yang Jelas
Perusahaan harus membuat aturan yang jelas mengenai penggunaan kas kecil, termasuk batas maksimum pengeluaran, jenis pengeluaran yang diizinkan, dan prosedur penggantian dana.
2. Menunjuk Petugas Kas Kecil
Perusahaan harus menunjuk satu atau beberapa orang yang bertanggung jawab dalam mengelola kas kecil. Petugas kas kecil harus memiliki keterampilan yang cukup dalam mengelola dana dan melakukan pengawasan terhadap penggunaan dana.
3. Membuat Catatan Pengeluaran
Setiap pengeluaran yang dilakukan harus dicatat dengan baik, termasuk tanggal, jenis pengeluaran, jumlah dana yang digunakan, dan nama penerima dana. Catatan pengeluaran ini akan membantu dalam melakukan verifikasi dan pelacakan penggunaan dana.
4. Menyimpan Bukti Pembelian
Bukti pembelian seperti struk atau kwitansi harus disimpan dengan baik dan diarsipkan sesuai dengan kategori pengeluaran. Bukti pembelian ini akan menjadi bukti sah dalam melakukan penggantian dana.
5. Melakukan Verifikasi dan Persetujuan
Pengeluaran dana harus melalui tahap verifikasi dan persetujuan dari petugas kas kecil atau pihak yang berwenang sebelum dilakukan pengeluaran.
6. Melakukan Pengawasan
Petugas kas kecil harus melakukan pengawasan terhadap penggunaan dana secara berkala dan mengambil tindakan jika ditemukan kejanggalan atau pelanggaran aturan.
7. Melakukan Rekonsiliasi
Rekonsiliasi kas kecil harus dilakukan secara berkala untuk memastikan bahwa jumlah dana yang ada di dalam kas kecil sesuai dengan catatan pengeluaran yang telah dilakukan.
Contoh Petty Cash
Berikut ini adalah contoh penggunaan kas kecil atau petty cash:
1. Pembelian Perlengkapan Kantor
Petugas kas kecil melakukan pembelian perlengkapan kantor seperti pensil, kertas, dan stempel senilai Rp 500.000,- dari toko alat tulis. Petugas kas kecil kemudian mencatat pengeluaran ini ke dalam buku catatan pengeluaran kas kecil dan menyimpan bukti pembelian.
2. Pembelian Bahan Makanan
Petugas kas kecil melakukan pembelian bahan makanan senilai Rp 300.000,- untuk keperluan acara kantor. Petugas kas kecil mencatat pengeluaran ini ke dalam buku catatan pengeluaran kas kecil dan menyimpan bukti pembelian.
3. Pembelian Bahan Bakar
Petugas kas kecil melakukan pembelian bahan bakar senilai Rp 200.000,- untuk keperluan mobil dinas. Petugas kas kecil mencatat pengeluaran ini ke dalam buku catatan pengeluaran kas kecil dan menyimpan bukti pembelian.
Setiap pengeluaran di atas harus melalui tahap verifikasi dan persetujuan dari pihak yang berwenang sebelum dilakukan pengeluaran. Jumlah uang di dalam kas kecil harus direkonsiliasi secara berkala dan penggantian dana dilakukan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Dengan melakukan pengelolaan kas kecil yang baik, perusahaan dapat menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan atau penyalahgunaan dana.