Proses penyampaian pesan tersebut biasanya dinamakan komunikasi, praktek ini bertujuan untuk menjalin keharmonisan hubungan dengan pihak-pihak terkait, baik kolega ataupun rekan berbisnis.

Dalam penjelasan kali ini, akan dibahas secara mendalam materi tentang komunikasi ekternal mulai dari pengertian, jenis-jenis, contoh, manfaat, juga perbedaannya dengan komunikasi internal.

Pengertian Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal merupakan strategi yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang berada diluar organisasi atau perusahaan.

Komunikasi ini dilakukan untuk menjalin hubungan baik dengan pihak lain menyangkut kegiatan bisnisnya.

Biasanya komunikasi eksternal membahas mengenai produk serta pelayanan organisasi atau perusahaan.

Juga melingkupi penyebaran informasi yang efektif kepada para pelanggan, pemasok, distributor, dan stakeholder yang terkait dalam bisnis yang bersangkutan.

Pentingnya Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal memiliki peran penting untuk kelangsungan dan jalinan kerjasama antar organisasi dan perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut.

• Sebagai Alat Mengkomunikasikan Berita dan Informasi

Komunikasi eksternal memiliki peran sebagai alat komunikasi yang digunakan oleh organisasi dan perusahaan untuk menjalin kerjasama melalui penyebaran berita dan informasi yang lancar.

Sehingga hubungan dengan semua pemangku kepentingan dalam berbisnis bisa berjalan dengan harmonis.

• Membangun Citra Produk

Dengan komunikasi eksternal sebuah organisasi atau perusahaan bisa membangun citra baik perusahaan melalui berbagai media komunikasi misalnya siaran pers atau buletin.

Naiknya tingkat kepercayaan konsumen atau pemangku kepentingan lain yang tertarik dengan operasional bisnis sebuah perusahaan biasanya juga bergantung pada citra konsumen yang menganggap baik budaya yang ada di internal perusahaan.

• Menjaring Pelanggan Potensial

Bagi sebuah perusahaan komunikasi eksternal sangat berperan penting sebagai umpan untuk menjaring para pelanggan potensial.

Dengan menggunakan beberapa contoh komunikasi eksternal seperti media sosial, situs web, dan lainnya sebuah perusahaan bisa dengan mudah menjangkau para pelanggan yang ada di pasar melalui metode-metode promosi yang menarik.

Jenis-jenis Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal secara umum dikategorikan menjadi dua jenis, yaitu komunikasi bisnis formal dan komunikasi bisnis informal.

• Komunikasi Bisnis Formal

Komunikasi bisnis formal lebih menekankan pada elemen awal membangun citra sebuah perusahaan yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Biasanya termasuk penggunaan berbagai macam surat formal dari perusahaan, laporan, atau presentasi yang akan ditampilkan perusahaan untuk menjaring keuntungan.

Tujuan utama dari komunikasi bisnis formal ini adalah untuk mendekatkan sebuah produk dan kualitasnya ke lingkungan eksternal.

• Komunikasi Bisnis Informal

Salah satu contoh yang bisa dilihat dari jenis komunikasi bisnis informal adalah penggunaan media komunikasi eksternal untuk mempromosikan produk yang ditawarkan.

Misalnya penggunaan media berupa iklan dan surat kabar yang menunjukkan keunggulan produk, berbagai penawaran promosi, diskon untuk pelanggan, dan berbagai macam bentuk promosi lainnya.

Manfaat Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal memiliki manfaat yang berpengaruh besar pada perputaran bisnis sebuah perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut.

• Membentuk Persepsi Publik Terhadap Citra Perusahaan

Untuk meningkatkan penjualan produk, selain menggunakan metode promosi yang besar-besaran, citra publik perusahaan juga butuh untuk dikenalkan.

Saat calon pelanggan dan pelanggan mempunyai persepsi yang baik pada citra dan budaya perusahaan maka mereka akan mempunyai minat untuk mengkonsumsi produk yang ditawarkan.

Bahkan jika citra perusahaan sudah terbentuk baik di benak konsumen, mereka tidak akan segan-segan merekomendasikannya pada orang terdekat.

Maka dari itu, seorang ahli bisnis komunikasi eksternal memiliki peran penting untuk membentuk citra perusahaan kepada seluruh stakeholder terkait.

• Bisa Menjangkau Konsumen Potensial

Salah satu manfaat yang paling berpengaruh dari dilakukannya komunikasi eksternal adalah untuk menjangkau pelanggan baru yang potensial.

Misalnya dengan menggunakan akses internet sebuah perusahaan bisa melakukan komunikasi dengan para calon pelanggannya melalui berbagai promosi seperti komentar-komentar di media sosial, kerja sama dengan komunitas, dan melalui siaran langsung.

Dari kegiatan tersebut perusahaan lambat laun akan menjangkau para pelanggan baru yang potensial untuk membeli produk-produk yang ditawarkan.

Contoh Komunikasi Eksternal

Ada banyak contoh dari komunikasi eksternal pada masa sekarang ini, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.

• Website

Website adalah laman di internet yang merupakan media untuk mempromosikan suatu produk yang ditawarkan oleh perusahaan dengan menampilkan deskripsi dan foto-foto dari produk tersebut.

Selain untuk menawarkan produk, website juga bisa dipakai sebagai media yang bisa menampilkan profil dari perusahaan sehingga informasi mengenai citra dan budaya perusahaan terangkum dalam satu laman di internet.

• Live Event, Seminar, dan Konferensi

Acara-acara yang diadakan langsung oleh perusahaan biasanya akan berdampak baik pada citra perusahaan itu sendiri.

Acara yang digelar langsung seperti seminar dan konferensi bisa jadi akan menjaring kolega-kolega baru yang tertarik pada perusahaan itu sendiri.

• Newsletter

Pada masa penggunaan media digital yang semakin menjamur, keberadaan newsletter tentu saja akan berpengaruh besar pada promosi-promosi yang dilakukan oleh perusahaan.

newsletter bisa dimanfaatkan untuk membangun citra perusahaan juga untuk media berkomunikasi dengan para pelanggan.

• Media Sosial

Media sosial tampaknya memiliki peran yang paling krusial dalam bisnis pada masa sekarang ini.

Bentuknya yang personal menghadirkan profil nyata dari para pelanggan menjadi peluang untuk membangun citra perusahaan.

Unggahan atau komentar di media sosial yang membahas tentang produk akan terlihat lebih personal dan sampai ke hati para pelanggan.

Perbedaan Komunikasi Eksternal dan Internal

Perbedaan antara komunikasi eksternal dan internal dapat dilihat secara lebih efektif dalam pembahasan dibawah ini.

1. Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang terjadi antara organisasi atau perusahaan dengan pihak lain, sedangkan komunikasi internal adalah komunikasi antar anggota dalam organisasi atau perusahaan.
2. Komunikasi eksternal biasanya bersifat formal dan memiliki dokumentasi, sedangkan komunikasi internal bisa bersifat formal ataupun informal.
3. Komunikasi eksternal bertujuan untuk menjalin hubungan baik dengan pihak luar perusahaan, sedangkan komunikasi internal merupakan penyebaran informasi antara berbagai departemen bisnis yang ada di perusahaan.
4. Komunikasi eksternal relatif lebih rendah frekuensinya dibandingkan dengan komunikasi internal yang bersifat teratur dan lebih sering.
5. Komunikasi eksternal meliputi lingkup bisnis yang lebih luas karena berhubungan dengan pihak luar, sedangkan komunikasi internal hanya mengalir dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Penjelasan di atas adalah pembahasan mengenai komunikasi eksternal mulai dari pengertian, jenis-jenis, contoh, manfaat, juga perbedaannya dengan komunikasi internal.

The post Komunikasi Eksternal: Pengertian, Jenis dan Manfaat appeared first on HaloEdukasi.com.

Terdapat berbagai unsur yang ada dalam bidang keilmuan yang satu ini yang saling membentuk dan terikat satu sama lain. Pasalnya, dengan adanya komunikasi segala proses kehidupan dapat berjalan karena komunikasi menjadi sarana dalam menyampaikan dan menerima informasi satu sama lain.

Dengan berbagi informasi satu sama lain, komunikasi menjadi jembatan untuk menyamakan pandangan antara satu organisasi dengan lainnya, atau satu orang dengan orang lainnya. Terdapat berbagai jenis komunikasi yang dapat dilakukan oleh manusia, salah satunya adalah komunikasi internal.

Pada kesempatan kali ini kami akan membahas mengenai komunikasi internal. Apakah kalian sebelumnya pernah mendengar komunikasi internal? Mari simak pembahasan berikut agar kita lebih memahami tentang komunikasi internal.

Pengertian Komunikasi Internal

Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi di dalam sebuah organisasi maupun sebuah bisnis. Komunikasi jenis ini dapat dilakukan dengan dua cara yakni formal maupun informal.

Kita ambil contoh salah satu hal yang sering dilakukan oleh perusahaan yang masih dalam ruang lingkup komunikasi internal yakni ketika beberapa departemen sedang mengirimkan sebuah informasi kepada para karyawan dengan cara yang berbeda.

Dalam melakukan komunikasi internal, komunikasi yang terjadi haruslah efektif dikarenakan komunikasi berperan penting sebagai sumber informasi yang dapat dijadikan acuan sebagai jalan untuk melihat dan menyeselaikan sebuah masalah yang dapat terjadi di dalam organisasi.

Komunikasi bisnis internal yang dilakukan secara efektif dapat memberikan peningkatan kepuasan tingkat kerja masing – masing anggota, meningkatkan produktivitas dan efisiensi karyawan dengan adanya pengurangan turnover, mengatasi segala keluhan, serta memberikan peningkatan keuntungan sebuah perusahaan.

Jenis Komunikasi Internal

Terdapat dua jenis komunikasi internal yakni komunikasi internal ke atas dan komunikasi internal ke bawah. Berikut penjelasan dari kedua jenis komunikasi tersebut.

• Komunikasi Internal Ke Atas / Upward

Komunikasi internal yang pertama ini merupakan komunikasi internal yang terjadi dengan melalui pendekatan manajemen dari bawah ke atas.

Yang dimaksud dari bawah ke atas di sini adalah semua informasi mengalir dari mulai bawahan kemudian kepada manajer atau siapapun dengan kedudukan yang lebih tinggi atau bahkan di tingkat hierarki.

Tanpa adanya komunikasi jenis ini, sistem kerja manajemen tidak akan berjalan dengan baik dan lancar karena pesan tidak tersampaikan dengan baik. Pasalnya komunikasi upward ditujukan untuk beberapa hal berikut ini :

1. Sarana pertukaran informasi.
2. Menyampaikan segala ide maupun saran.
3. Meningkatkan tingkat kepuasan kerja para karyawan.
4. Berkomunikasi secara umpan balik.

Berbagai macam bentuk komunikasi upward dapat berupa laporan, tempalte, hingga dokumen tertulis yang dapat menjadi sarana bagi karyawan untuk mendapatkan segala bentuk informasi yang dibutuhkan secara rinci.

• Komunikasi Internal Ke Bawah / Downward

Jenis komunikasi internal selanjutnya adalah komunikasi internal downward yang merupakan komunikasi yang dilakukan dengan mengalirkan informasi ke bawah mulai dari manajemen puncak tertinggi hingga kepada karyawan.

Biasanya komunikasi yang terjadi di sini berupa sebuah perintah maupun instruksi yang ditujukan kepada para bawahan atau karyawan untuk menyelesaikan tugasnya. Tujuan dari komunikasi ini adalah supaya informasi maupun instruksi yang relevan dapat tersampaikan dengan baik kepada karyawan.

Adapun beberapa maksud dari komunikasi downward antara lain :

1. Menyampaikan informasi yang penting.
2. Menyampaikan instruksi.
3. Meningkatkan kerja sama.
4. Memotivasi para staff.
5. Meningkatkan produktivitas para pekerja serta memberikan umpan balik.

Biasanya komunikasi downward dapat berupa surat edaran, memo, hingga e-mail yang dikirimkan oleh atasan kepada para bawahannya.

Manfaat Komunikasi Internal

Adapun beberapa manfaat dari komunikasi internal yang perlu kita ketahui antara lain sebagai berikut :

• Berorientasi Kepada Tujuan

Manfaat yang pertama ditujukan agar para karyawan dapat terbiasa dengan tujuan mereka dengan strategi maupun aktivitasnya masing – masing.

Sehingga komunikasi ini dinilai efektif dalam memberikan semangat dan motivasi kerja bagi para karyawan dalam mencapai tujuan bersama.

• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dan Nilai Merek Perusahaan atau Organisasi

Komunikasi internal yang dilakukan oleh para karyawan dapat berpengaruh terhadap nilai organisasi. Pasalnya, masing – masing anggota yang melakukan komunikasi dengan baik dapat membantu organisasi dalam mewujudkan dan menepati janjinya sesuai dengan keinginan dan harapan pelanggan.

Kepuasan pelanggan dapat meningkatkan nilai merek dan dapat meningkatkan loyalitas pelanggan sehingga pendapatan juga dapat meningkat.

• Meningkatkan Keterlibatan dan Tanggung Jawab Karyawan

Komunikasi internal dapat memberikan umpan balik secara efektif sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan menurunkan tingkat pergantian karyawan. Dalam persaingan pasar yang kompetitif hal ini dapat menciptakan lingkungan yang sangat terbuka.

• Meningkatkan Inovasi

Dengan adanya komunikasi yang lancar, terbuka, dan efektif, zona nyaman yang ada di lingkungan karyawan akan tercipta sehingga akan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk berkreasi atau melakukan inovasi dengan segala kreativitas dan berbagai ide yang dimilikinya untuk mencapai tujuan organisasi.

• Manajemen Krisis

Komunikasi yang baik dalam organisasi dapat membantu organisasi tersebut dalam menangani situasi krisis baik pada lingkungan internal maupun eksternal dengan waktu yang tepat dan penuh kehati – hatian dengan segala pertimbangan dan kebijakan.

• Menciptakan Lingkungan Organisasi yang Transparan

Biasanya organisasi dengan komunikasi internal yang baik dapat menciptakan transparasi dalam lingkungan organisasi yang akan meningkatkan nilai merek serta kepercayaan pelanggan terhadap merek baik produk maupun jasa pelayanan.

Contoh Komunikasi Internal

Kita perlu mengambil contoh dari dua jenis komunikasi yang sudah dijelaskan yakni komunikasi ke bawah dan ke atas agar lebih memahami bagaimana komunikasi internal.

Contoh dari komunikasi ke atas yakni ketika seorang karyawan yang bekerja di departemen Sumber Daya Manusia sedang menyiapkan laporan atsiri lalu menyampaikan dan mengkomunikasikan pada Manajer SDM.

Laporan atsiri itu sendiri dapat berupa pergantian karyawan secara tahunan maupun bulanan yang berada dalam satu organisasi yang sama dengan alasan yang sama juga. Hal tersebut dapat membantu manajer dalam memahami penyebab pergantian karyawan tersebut dan mengkoreksi untuk mengambil langkah yang tepat.

Sedangkan contoh dari komunikasi ke bawah yakni ketika seorang manajer sedang memberikan instruksi mengenai aturan atau regulasi baru pada area kerja tertentu yang harus dilaksanakan dalam menjalani aktivitas rutin.

Misalnya seperti perubahan jam kerja dan lain sebagainya dapat disampaikan melalui surat edaran maupun e-mail kepada para karyawan.

Perbedaan Komunikasi Internal dan Eksternal

Jika sudah mengetahui apa itu komunikasi internal dan bagaimana implementasi secara nyata, kita juga perlu memahami apa saja perbedaan komunikasi internal dan eksternal.

Komunikasi internal terjadi antar anggota yang ada dalam suatu organisasi, sedangkan komunikasi eksternal terjadi antar organisasi dengan pihak eksternal yang ada di luar organisasi.

Biasanya komunikasi internal berbentuk formal maupun informal, sedangkan sebagian besar komunikasi eksternal berbentuk formal. Sehingga jika komunikasi internal hanya mengalir dalam lingkup organisasi, komunikais eksternal mengalirkan segala bentuk informasi dalam lingkungan bisnis secara luas.

Komunikasi internal biasanya dilakukan untuk menyampaikan informasi pada berbagai departemen dalam organisasi seperti karyawan dan manajemen, sedangkan komunikasi eksternal bertujuan untuk menjaga hubungan dan berkomunikasi dengan pihak luar seperti pelanggan, masyarakat umum, pemegang saham, dan lain sebagainya.

The post Komunikasi Internal: Pengertian, Jenis, Manfaat dan Contoh appeared first on HaloEdukasi.com.