Daftar isi
Komunikasi merupakan bagian yang sangat menyatu dengan manusia yang tidak dapat dipisahkan. Komunikasi juga memiliki peran yang penting dalam berbagai aspek terutama dalam organisasi dan bisnis.
Terdapat berbagai unsur yang ada dalam bidang keilmuan yang satu ini yang saling membentuk dan terikat satu sama lain. Pasalnya, dengan adanya komunikasi segala proses kehidupan dapat berjalan karena komunikasi menjadi sarana dalam menyampaikan dan menerima informasi satu sama lain.
Dengan berbagi informasi satu sama lain, komunikasi menjadi jembatan untuk menyamakan pandangan antara satu organisasi dengan lainnya, atau satu orang dengan orang lainnya. Terdapat berbagai jenis komunikasi yang dapat dilakukan oleh manusia, salah satunya adalah komunikasi internal.
Pada kesempatan kali ini kami akan membahas mengenai komunikasi internal. Apakah kalian sebelumnya pernah mendengar komunikasi internal? Mari simak pembahasan berikut agar kita lebih memahami tentang komunikasi internal.
Pengertian Komunikasi Internal
Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi di dalam sebuah organisasi maupun sebuah bisnis. Komunikasi jenis ini dapat dilakukan dengan dua cara yakni formal maupun informal.
Kita ambil contoh salah satu hal yang sering dilakukan oleh perusahaan yang masih dalam ruang lingkup komunikasi internal yakni ketika beberapa departemen sedang mengirimkan sebuah informasi kepada para karyawan dengan cara yang berbeda.
Dalam melakukan komunikasi internal, komunikasi yang terjadi haruslah efektif dikarenakan komunikasi berperan penting sebagai sumber informasi yang dapat dijadikan acuan sebagai jalan untuk melihat dan menyeselaikan sebuah masalah yang dapat terjadi di dalam organisasi.
Komunikasi bisnis internal yang dilakukan secara efektif dapat memberikan peningkatan kepuasan tingkat kerja masing – masing anggota, meningkatkan produktivitas dan efisiensi karyawan dengan adanya pengurangan turnover, mengatasi segala keluhan, serta memberikan peningkatan keuntungan sebuah perusahaan.
Jenis Komunikasi Internal
Terdapat dua jenis komunikasi internal yakni komunikasi internal ke atas dan komunikasi internal ke bawah. Berikut penjelasan dari kedua jenis komunikasi tersebut.
- Komunikasi Internal Ke Atas / Upward
Komunikasi internal yang pertama ini merupakan komunikasi internal yang terjadi dengan melalui pendekatan manajemen dari bawah ke atas.
Yang dimaksud dari bawah ke atas di sini adalah semua informasi mengalir dari mulai bawahan kemudian kepada manajer atau siapapun dengan kedudukan yang lebih tinggi atau bahkan di tingkat hierarki.
Tanpa adanya komunikasi jenis ini, sistem kerja manajemen tidak akan berjalan dengan baik dan lancar karena pesan tidak tersampaikan dengan baik. Pasalnya komunikasi upward ditujukan untuk beberapa hal berikut ini :
- Sarana pertukaran informasi.
- Menyampaikan segala ide maupun saran.
- Meningkatkan tingkat kepuasan kerja para karyawan.
- Berkomunikasi secara umpan balik.
Berbagai macam bentuk komunikasi upward dapat berupa laporan, tempalte, hingga dokumen tertulis yang dapat menjadi sarana bagi karyawan untuk mendapatkan segala bentuk informasi yang dibutuhkan secara rinci.
- Komunikasi Internal Ke Bawah / Downward
Jenis komunikasi internal selanjutnya adalah komunikasi internal downward yang merupakan komunikasi yang dilakukan dengan mengalirkan informasi ke bawah mulai dari manajemen puncak tertinggi hingga kepada karyawan.
Biasanya komunikasi yang terjadi di sini berupa sebuah perintah maupun instruksi yang ditujukan kepada para bawahan atau karyawan untuk menyelesaikan tugasnya. Tujuan dari komunikasi ini adalah supaya informasi maupun instruksi yang relevan dapat tersampaikan dengan baik kepada karyawan.
Adapun beberapa maksud dari komunikasi downward antara lain :
- Menyampaikan informasi yang penting.
- Menyampaikan instruksi.
- Meningkatkan kerja sama.
- Memotivasi para staff.
- Meningkatkan produktivitas para pekerja serta memberikan umpan balik.
Biasanya komunikasi downward dapat berupa surat edaran, memo, hingga e-mail yang dikirimkan oleh atasan kepada para bawahannya.
Manfaat Komunikasi Internal
Adapun beberapa manfaat dari komunikasi internal yang perlu kita ketahui antara lain sebagai berikut :
- Berorientasi Kepada Tujuan
Manfaat yang pertama ditujukan agar para karyawan dapat terbiasa dengan tujuan mereka dengan strategi maupun aktivitasnya masing – masing.
Sehingga komunikasi ini dinilai efektif dalam memberikan semangat dan motivasi kerja bagi para karyawan dalam mencapai tujuan bersama.
- Meningkatkan Kepuasan Pelanggan dan Nilai Merek Perusahaan atau Organisasi
Komunikasi internal yang dilakukan oleh para karyawan dapat berpengaruh terhadap nilai organisasi. Pasalnya, masing – masing anggota yang melakukan komunikasi dengan baik dapat membantu organisasi dalam mewujudkan dan menepati janjinya sesuai dengan keinginan dan harapan pelanggan.
Kepuasan pelanggan dapat meningkatkan nilai merek dan dapat meningkatkan loyalitas pelanggan sehingga pendapatan juga dapat meningkat.
- Meningkatkan Keterlibatan dan Tanggung Jawab Karyawan
Komunikasi internal dapat memberikan umpan balik secara efektif sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan menurunkan tingkat pergantian karyawan. Dalam persaingan pasar yang kompetitif hal ini dapat menciptakan lingkungan yang sangat terbuka.
- Meningkatkan Inovasi
Dengan adanya komunikasi yang lancar, terbuka, dan efektif, zona nyaman yang ada di lingkungan karyawan akan tercipta sehingga akan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk berkreasi atau melakukan inovasi dengan segala kreativitas dan berbagai ide yang dimilikinya untuk mencapai tujuan organisasi.
Komunikasi yang baik dalam organisasi dapat membantu organisasi tersebut dalam menangani situasi krisis baik pada lingkungan internal maupun eksternal dengan waktu yang tepat dan penuh kehati – hatian dengan segala pertimbangan dan kebijakan.
- Menciptakan Lingkungan Organisasi yang Transparan
Biasanya organisasi dengan komunikasi internal yang baik dapat menciptakan transparasi dalam lingkungan organisasi yang akan meningkatkan nilai merek serta kepercayaan pelanggan terhadap merek baik produk maupun jasa pelayanan.
Contoh Komunikasi Internal
Kita perlu mengambil contoh dari dua jenis komunikasi yang sudah dijelaskan yakni komunikasi ke bawah dan ke atas agar lebih memahami bagaimana komunikasi internal.
Contoh dari komunikasi ke atas yakni ketika seorang karyawan yang bekerja di departemen Sumber Daya Manusia sedang menyiapkan laporan atsiri lalu menyampaikan dan mengkomunikasikan pada Manajer SDM.
Laporan atsiri itu sendiri dapat berupa pergantian karyawan secara tahunan maupun bulanan yang berada dalam satu organisasi yang sama dengan alasan yang sama juga. Hal tersebut dapat membantu manajer dalam memahami penyebab pergantian karyawan tersebut dan mengkoreksi untuk mengambil langkah yang tepat.
Sedangkan contoh dari komunikasi ke bawah yakni ketika seorang manajer sedang memberikan instruksi mengenai aturan atau regulasi baru pada area kerja tertentu yang harus dilaksanakan dalam menjalani aktivitas rutin.
Misalnya seperti perubahan jam kerja dan lain sebagainya dapat disampaikan melalui surat edaran maupun e-mail kepada para karyawan.
Perbedaan Komunikasi Internal dan Eksternal
Jika sudah mengetahui apa itu komunikasi internal dan bagaimana implementasi secara nyata, kita juga perlu memahami apa saja perbedaan komunikasi internal dan eksternal.
Komunikasi internal terjadi antar anggota yang ada dalam suatu organisasi, sedangkan komunikasi eksternal terjadi antar organisasi dengan pihak eksternal yang ada di luar organisasi.
Biasanya komunikasi internal berbentuk formal maupun informal, sedangkan sebagian besar komunikasi eksternal berbentuk formal. Sehingga jika komunikasi internal hanya mengalir dalam lingkup organisasi, komunikais eksternal mengalirkan segala bentuk informasi dalam lingkungan bisnis secara luas.
Komunikasi internal biasanya dilakukan untuk menyampaikan informasi pada berbagai departemen dalam organisasi seperti karyawan dan manajemen, sedangkan komunikasi eksternal bertujuan untuk menjaga hubungan dan berkomunikasi dengan pihak luar seperti pelanggan, masyarakat umum, pemegang saham, dan lain sebagainya.