Daftar isi
Setiap individu, organisasi atau perusahaan membutuhkan keahlian untuk menyampaikan dengan baik sebuah pesan kepada lawan komunikasinya.
Proses penyampaian pesan tersebut biasanya dinamakan komunikasi, praktek ini bertujuan untuk menjalin keharmonisan hubungan dengan pihak-pihak terkait, baik kolega ataupun rekan berbisnis.
Dalam penjelasan kali ini, akan dibahas secara mendalam materi tentang komunikasi ekternal mulai dari pengertian, jenis-jenis, contoh, manfaat, juga perbedaannya dengan komunikasi internal.
Pengertian Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal merupakan strategi yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan untuk berkomunikasi dengan orang-orang yang berada diluar organisasi atau perusahaan.
Komunikasi ini dilakukan untuk menjalin hubungan baik dengan pihak lain menyangkut kegiatan bisnisnya.
Biasanya komunikasi eksternal membahas mengenai produk serta pelayanan organisasi atau perusahaan.
Juga melingkupi penyebaran informasi yang efektif kepada para pelanggan, pemasok, distributor, dan stakeholder yang terkait dalam bisnis yang bersangkutan.
Pentingnya Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal memiliki peran penting untuk kelangsungan dan jalinan kerjasama antar organisasi dan perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut.
- Sebagai Alat Mengkomunikasikan Berita dan Informasi
Komunikasi eksternal memiliki peran sebagai alat komunikasi yang digunakan oleh organisasi dan perusahaan untuk menjalin kerjasama melalui penyebaran berita dan informasi yang lancar.
Sehingga hubungan dengan semua pemangku kepentingan dalam berbisnis bisa berjalan dengan harmonis.
- Membangun Citra Produk
Dengan komunikasi eksternal sebuah organisasi atau perusahaan bisa membangun citra baik perusahaan melalui berbagai media komunikasi misalnya siaran pers atau buletin.
Naiknya tingkat kepercayaan konsumen atau pemangku kepentingan lain yang tertarik dengan operasional bisnis sebuah perusahaan biasanya juga bergantung pada citra konsumen yang menganggap baik budaya yang ada di internal perusahaan.
- Menjaring Pelanggan Potensial
Bagi sebuah perusahaan komunikasi eksternal sangat berperan penting sebagai umpan untuk menjaring para pelanggan potensial.
Dengan menggunakan beberapa contoh komunikasi eksternal seperti media sosial, situs web, dan lainnya sebuah perusahaan bisa dengan mudah menjangkau para pelanggan yang ada di pasar melalui metode-metode promosi yang menarik.
Jenis-jenis Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal secara umum dikategorikan menjadi dua jenis, yaitu komunikasi bisnis formal dan komunikasi bisnis informal.
- Komunikasi Bisnis Formal
Komunikasi bisnis formal lebih menekankan pada elemen awal membangun citra sebuah perusahaan yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
Biasanya termasuk penggunaan berbagai macam surat formal dari perusahaan, laporan, atau presentasi yang akan ditampilkan perusahaan untuk menjaring keuntungan.
Tujuan utama dari komunikasi bisnis formal ini adalah untuk mendekatkan sebuah produk dan kualitasnya ke lingkungan eksternal.
- Komunikasi Bisnis Informal
Salah satu contoh yang bisa dilihat dari jenis komunikasi bisnis informal adalah penggunaan media komunikasi eksternal untuk mempromosikan produk yang ditawarkan.
Misalnya penggunaan media berupa iklan dan surat kabar yang menunjukkan keunggulan produk, berbagai penawaran promosi, diskon untuk pelanggan, dan berbagai macam bentuk promosi lainnya.
Manfaat Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal memiliki manfaat yang berpengaruh besar pada perputaran bisnis sebuah perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut.
- Membentuk Persepsi Publik Terhadap Citra Perusahaan
Untuk meningkatkan penjualan produk, selain menggunakan metode promosi yang besar-besaran, citra publik perusahaan juga butuh untuk dikenalkan.
Saat calon pelanggan dan pelanggan mempunyai persepsi yang baik pada citra dan budaya perusahaan maka mereka akan mempunyai minat untuk mengkonsumsi produk yang ditawarkan.
Bahkan jika citra perusahaan sudah terbentuk baik di benak konsumen, mereka tidak akan segan-segan merekomendasikannya pada orang terdekat.
Maka dari itu, seorang ahli bisnis komunikasi eksternal memiliki peran penting untuk membentuk citra perusahaan kepada seluruh stakeholder terkait.
- Bisa Menjangkau Konsumen Potensial
Salah satu manfaat yang paling berpengaruh dari dilakukannya komunikasi eksternal adalah untuk menjangkau pelanggan baru yang potensial.
Misalnya dengan menggunakan akses internet sebuah perusahaan bisa melakukan komunikasi dengan para calon pelanggannya melalui berbagai promosi seperti komentar-komentar di media sosial, kerja sama dengan komunitas, dan melalui siaran langsung.
Dari kegiatan tersebut perusahaan lambat laun akan menjangkau para pelanggan baru yang potensial untuk membeli produk-produk yang ditawarkan.
Contoh Komunikasi Eksternal
Ada banyak contoh dari komunikasi eksternal pada masa sekarang ini, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
- Website
Website adalah laman di internet yang merupakan media untuk mempromosikan suatu produk yang ditawarkan oleh perusahaan dengan menampilkan deskripsi dan foto-foto dari produk tersebut.
Selain untuk menawarkan produk, website juga bisa dipakai sebagai media yang bisa menampilkan profil dari perusahaan sehingga informasi mengenai citra dan budaya perusahaan terangkum dalam satu laman di internet.
- Live Event, Seminar, dan Konferensi
Acara-acara yang diadakan langsung oleh perusahaan biasanya akan berdampak baik pada citra perusahaan itu sendiri.
Acara yang digelar langsung seperti seminar dan konferensi bisa jadi akan menjaring kolega-kolega baru yang tertarik pada perusahaan itu sendiri.
- Newsletter
Pada masa penggunaan media digital yang semakin menjamur, keberadaan newsletter tentu saja akan berpengaruh besar pada promosi-promosi yang dilakukan oleh perusahaan.
newsletter bisa dimanfaatkan untuk membangun citra perusahaan juga untuk media berkomunikasi dengan para pelanggan.
- Media Sosial
Media sosial tampaknya memiliki peran yang paling krusial dalam bisnis pada masa sekarang ini.
Bentuknya yang personal menghadirkan profil nyata dari para pelanggan menjadi peluang untuk membangun citra perusahaan.
Unggahan atau komentar di media sosial yang membahas tentang produk akan terlihat lebih personal dan sampai ke hati para pelanggan.
Perbedaan Komunikasi Eksternal dan Internal
Perbedaan antara komunikasi eksternal dan internal dapat dilihat secara lebih efektif dalam pembahasan dibawah ini.
- Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang terjadi antara organisasi atau perusahaan dengan pihak lain, sedangkan komunikasi internal adalah komunikasi antar anggota dalam organisasi atau perusahaan.
- Komunikasi eksternal biasanya bersifat formal dan memiliki dokumentasi, sedangkan komunikasi internal bisa bersifat formal ataupun informal.
- Komunikasi eksternal bertujuan untuk menjalin hubungan baik dengan pihak luar perusahaan, sedangkan komunikasi internal merupakan penyebaran informasi antara berbagai departemen bisnis yang ada di perusahaan.
- Komunikasi eksternal relatif lebih rendah frekuensinya dibandingkan dengan komunikasi internal yang bersifat teratur dan lebih sering.
- Komunikasi eksternal meliputi lingkup bisnis yang lebih luas karena berhubungan dengan pihak luar, sedangkan komunikasi internal hanya mengalir dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Penjelasan di atas adalah pembahasan mengenai komunikasi eksternal mulai dari pengertian, jenis-jenis, contoh, manfaat, juga perbedaannya dengan komunikasi internal.