Di dalam dunia usaha baik usaha barang atau jasa pasti diperlukan surat menyurat. Ada jenis surat yang digunakan di dalam kepentingan bisnis atau perdagangan yaitu surat niaga. Surat niaga sendiri dikeluarkan oleh perusahaan atau badan usaha di dalam melancarkan usahanya.
Pada materi kali ini kita akan membahas mengenai surat niaga mulai dari pengertian, fungsi, ciri, syarat menulis surat niaga, struktur, jenis, macam dan contoh dari surat niaga atau yang biasa disebut sebagai surat dagang.
Pengertian Surat Niaga
Surat niaga merupakan surat yang dibuat atau dikeluarkan guna kepentingan bisnis. Surat niaga ini dikeluarkan oleh perusahaan dalam menjalankan usahanya. Surat niaga tergolong ke dalam surat resmi.
Surat niaga dibuat oleh seseorang atau suatu badan usaha untuk mencari keuntungan. Surat niaga memiliki sifat yang bisa intern dan juga bisa ekstern. Bisa intern memiliki arti yaitu surat ini digunakan untuk hubungan antar perusahaan itu sendiri.
Untuk ekstern surat niaga dapa digunakan untuk hubungan dengan perusahaan lainnya. Surat niaga ini disebut juga surat dagang atau surat bisnis.
Fungsi Surat Niaga
Surat niaga difungsikan sebagai wujud nyata atau bukti jika terjadi perjanjian.
Menjadi panduan pada saat menjalankan tugas.
Menjadi alat untuk melakukan promosi.
Menjadi suatu bahan atau alat di dalam mengambil suatu keputusan.
Menjadi suatu bukti sejarah, dikarenakan banyak informasi yang ditulis dalam bentuk surat.
Ciri-ciri Surat Niaga
Surat niaga pengutaraannya secara jelas.
Surat niaga dapat ditulis secara resmi di atas kertas yang bersegel atau materai.
Surat niaga bersifat simpatik.
Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir untuk mendapatkan efisiensi kerja, penghematan tenaga, waktu dan biaya.
Surat niaga ditulis menggunakan kata kata yang persuasif dan juga menarik serta sopan.
Syarat Menulis Surat Niaga
Ditulis menggunakan teknik penulisan yang urut dan benar
Bagian surat diurutkan sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat.
Surat dibuat dengan cara diketik dengan benar, jelas dan rapi.
Kertas yang digunakan untuk menulis surat sesuai dengan ukuran yang baku.
Menggunakan bentuk surat yang lazim.
Isi surat harus dinyatakan dengan jelas, ringkas dan padat sehingga si penerima surat bisa memahami isi dengan tepat dan dapat memberikan tanggapan juga..
Bahasa yang digunakan harus sesuai dengan kaidah yang baku, jelas, ringkas, sopan, lugas serta komunikatif.
Harus memahami beberapa faktor yaitu masalah yang yang akan diutarakan, peraturan mengenai masalah tersebut dan juga posisi serta bidang penulis dan penerima surat.
Struktur Surat Niaga
Kop Surat Kop surat yaitu identitas dari suatu instansi agar si penerima surat dapat mengetahui asal usul dari surat tersebut. Kop surat biasanya diletakkan di bagian atas dalam surat dan juga dikenal sebagai kepala surat.
Nomor Surat Nomor surat yaitu sebagai tanda bukti yang berupa gabungan dari angka dan huruf yang akan dicantumkan pada saat surat keluar dari perusahaan. Hal tersebu sesuai dengan buku agenda surat keluar yang akan bertalian dengan surat tertentu.
Lampiran Surat Lampiran surat bisa bermacam macam bentuknya, bisa berupa teks atau juga gambar.
Perihal Surat Perihal surat ini bisa disebut sebagai pokok surat. Yang aka dkemukakan pada perihal surat adalah isi pokok surat yang akan diterbitkan.
Alamat dan Tanggal Surat Alamat dan tanggal surat yang dicantumkan pada surat ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal dari surat tersebut.
Salam Pembuka Salam pembuka ditulis sebagai sapaan pembukaan di dalam surat. Biasanya salam pembuka akan ditulis menggunakan huruf kapital pada awal dan diakhiri dengan tanda koma.
Isi Surat Isi surat yang pertama diawali dengan pembuka pada alinea pertama yang digunakan sebagai pengantar terhadap informasi yang ingin disampaikan. Isi surat berisikan informasi yang akan disampaikan. Ketiga yaitu penutup yang berisi ucapan terimakasih dan harapan dari penulis kepada pembaca surat.
Salam Penutup Salam penutup terdapat di akhir dan juga menggunakan kata “Hormat kami”. Penulisan dari salam penutup sama dengan salam pembuka yaitu diawali menggunakan huru kapital dan diakhiri menggunakan koma.
Nama Jelas dan Tanda Tangan Setelah salam penutup biasanya akan terdapat nama jelas dari pengirim surat dan disertai dengan tanda tangannya.
Tembusan Tembusan yaitu bagian dari surat yang menjelaskan pihak yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Jenis Surat Niaga
Terdapat beberapa jenis dari surat niaga sesuai dengan kepentingannya. Beberapa jenis dari surat niaga tersebut yaitu:
Surat Perkenalan Surat perkenalan yaitu jenis surat niaga yang bertujuan untuk memperkenalkan usaha kepada pihak lain. Perusahaan atau badan usaha membuat surat perkenalan untuk memperkenalkan produk yang dibuatnya kepada pihak lain.
Surat Penawaran Surat penawaran termasuk ke dalam jenis dari surat niaga. Surat penawaran ini memiliki tujuan untuk menawarkan produk kepada pelanggan, baik berupa barang atau jasa. Perusahaan membuat surat ini agar konsumen atau pelanggan membeli produk dari perusahaan tersebut.
Surat Orderan Surat ini termasuk ke dalam salah satu jenis dari surat niaga yang dibuat oleh calon konsumen kepada perusahaan yang produknya akan dibeli oleh konsumen. Tujuan dari surat ini yaitu untuk memesan produk atau jasa tertentu.
Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang Surat jenis ini dibuat oleh para peragang yang tujuannya yaitu untuk memberitahukan pengiriman barang kepada konsumen. Biasanya surat ini dibuat setelah pedagang dan konsumen sepakat mengenai suatu transaksi.
Surat Permintaan Penawaran Surat ini dibuat oleh konsumen kepada perusahaan yang memiliki maksud tertentu yaitu meminta menawarkan produk yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Konsumen meminta brosur, promo yang berhubungan dengan produk dari perusahaan tersebut.
Surat Konfirmasi Orderan Surat jenis ini merupakan jenis dari surat niaga yang dibuat oleh pedagang sebagai balasan dari surat orderan. Di dalam surat ini pedagang harus memastikan jumlah dari barang yang akan dibeli oleh pelanggan disertai dengan harga, detail pengiriman, cara pelunasan dan lainnya.
Surat Penolakan Orderan Surat jenis ini dibuat oleh pedagang ketika pedagang menolak permintaan orderan dari konsumen. Hal tersebut bisa terjadi karena beberapa alasan.
Surat Jawaban Pengaduan Surat ini dibuat oleh pedagang sebagai balasan dari surat pengaduan yang ditulis oleh konsumen. Biasanya dalam surat ini pedagang meminta maaf dan memberi penjelasan mengenai produk.
Surat Pengiriman Pembayaran Surat pengiriman pembayaran termasuk ke dalam kategori surat niaga yang dibuat oleh konsumen, yang mana konsumen sudah menerima barang yang dipesan dari pedagang. Pada surat ini disertai dengan cara pelunasan, nominal harga dan bukti dari transaksi pembayaran yang sudah disepakati.
Surat Penagihan Surat penagihan ini merupakan jenis surat niaga yang dibuat pada saat melakukan transaksi dengan cara pelunasan hutang. Surat ini dibuat oleh pedagang kepada konsumen pada saat membayar hutan yang telah jatuh tempo atau sudah pada waktunya.
Surat Pengaduan Surat pengaduan ini juga bisa disebut sebagai surat komplain yang dibuat oleh pelanggan atau konsumen jika terjadi suatu kesalahan produk yang diterima.
Surat Penangguhan Pelunasan Surat jenis ini merupakan salah satu jenis surat niaga yang dibuat oleh konsumen atas surat tagihan yang dikirimkan oleh pedagang. Jenis dari surat ini biasanya dibuat pada saat konsumen belum melakukan pelunasan produk dikarenakan suatu alasan.
Surat Jawaban Penangguhan Pelunasan Surat jenis ini ditulis atau dibuat oleh pedagang sebagai jawaban dari surat penangguhan pelunasan yang dibuat oleh konsumen. Di dalam surat ini isinya mengenai penolakan atau syarat pelunasan produk yang baru.