Surat Pemberitahuan: Pengertian – Format dan Contohnya

Surat merupakan salah satu media komunikasi yang masih banyak digunakan hingga saat ini. Dalam kegiatan di sebuah perusahaan, instansi, maupun organisasi surat menjadi bagian penting untuk berkomunikasi resmi baik itu dalam bentuk pemberian perintah, informasi ataupun pemberitahuan akan suatu hal.

Untuk menyampaikan informasi atau pengumuman akan suatu hal yang sifatnya resmi atau formal tentunya diperlukan sebuah media agar informasi dapat tersampaikan dengan baik. Pengumuman yang dimaksud biasanya dipasang di papan pengumuman ataupun di berikan secara personal melalui sebuah surat yang disebut surat pemberitahuan.

Untuk lebih memahami mengenai surat pemberitahuan, berikut akan dibahas lebih lanjut beberapa hal yang berkaitan dengan surat pemberitahuan.

Pengertian Surat Pemberitahuan  

Surat pemberitahuan merupakan salah satu jenis surat resmi atau surat formal yang seringkali digunakan dalam keperluan resmi di sebuah instansi, perusahaan, maupun organisasi lainnya. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat pemberitahuan didefinisikan sebagai surat yang berisi tentang pemberitahuan sesuatu (kepada yang berwajib).

Secara umum surat pemberitahuan merupakan surat resmi yang berisi pengumuman atau informasi yang akan diberitahukan kepada pihak penerima surat tersebut. Informasi atau pengumuman yang dimaksud misalnya mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan di masa mendatang maupun informasi lainnya.

Selain surat pemberitahuan yang bersifat resmi atau formal, surat pemberitahuan ada juga yang sifatnya tidak resmi. Perbedaannya tentu saja ada pada struktur penulisan dan bahasa yang digunakan dalam surat. Akan tetapi, baik surat pemberitahuan resmi maupun tidak sama-sama memiliki maksud atau tujuan untuk menyampaikan pemberitahuan atau informasi kepada pihak lain.

Ciri-ciri Surat Pemberitahuan

Sebagai surat resmi, surat pemberitahuan memiliki ciri-ciri yang bisa membedakannya dari surat lainnya. diantara ciri surat pemberitahuan adalah sebagai berikut:

• Menggunakan bahasa yang baku dan sesuai dengan PUEBI atau Panduan Umum Ejaan Bahasa Indonesia.
• Menggunakan kalimat yang ringkas, jelas, tidak bertele-tele.
• Memiliki kop surat yang berisi nama instansi, alamat, dan kontak
• Terdapat kata pemberitahuan atau pengumuman di dalam isi surat.
• Berisi pengumuman atau informasi tentang sesuatu hal
• Ditulis dengan menggunakan format surat resmi sebagaimana yang akan dibahas berikutnya.

Tujuan dibuatnya Surat Pemberitahuan

Sebagaimana namanya, surat pemberitahuan dibuat dengan tujuan untuk memberitahukan mengenai suatu hal kepada orang lain secara personal atau secara langsung. Dengan melalui surat pemberitahuan, maka informasi yang akan dikabarkan atau diberitahukan akan tersampaikan dengan baik serta jelas dan tidak menimbulkan keraguan bagi penerima surat tersebut.

Fungsi Surat Pemberitahuan

Diantara fungsi dari surat pemberitahuan adalah sebagai berikut:

• Sebagai bagian dari tertib administrasi dalam sebuah instansi, perusahaan, maupun organisasi lainnya.
• Untuk memberitahukan atau menginformasikan secara resmi mengenai suatu hal kepada pihak lain
• Surat pemberitahuan yang sifatnya resmi menandakan bahwa pemberitahuan tersebut adalah benar dan bisa dipertanggungjawabkan
• Dengan adanya surat pemberitahuan diharapkan bahwa informasi yang diberitakan akan dapat diterima dan dipahami dengan lebih jelas oleh pihak yang menerima surat tersebut.

Format Surat Pemberitahuan

Untuk surat pemberitahuan tidak resmi, maka tidak ada struktur atau format baku mengenai panulisannya. Hanya saja, inti dari surat tersebut harus memuat informasi atau pengumuman yang hendak diberitahukan.

Adapun surat pemberitahuan yang bersifat resmi, maka ada format atau struktur baku yang perlu diperhatikan dalam penulisannya. Berikut adalah format penulisan surat pemberitahuan resmi yang sesuai kaidah:

• Kop surat, berisi nama instansi/ perusahaan/ organisasi yang mengeluarkan surat tersebut, alamat, serta kontak yang bisa dihubungi.
• Tempat dan tanggal surat, ditulis dibawah kop surat di bagian kanan atas
• Nomor, Perihal, dan Lampiran ditulis dibawah kop surat di bagian kiri atas
• Nama dan alamat tujuan surat
• Salam pembuka dan pembuka surat
• Isi surat, yakni pengumuman dan informasi yang hendak diberitahukan
• Penutup dan salam penutup
• Nama terang dan tanda tangan pembuat surat dan pihak lain yang mengetahui dikeluarkannya surat pemberitahuan tersebut.

Contoh Surat Pemberitahuan

Berikut ini adalah contoh surat pemberitahuan yang dibuat pihak sekolah untuk orang tua murid

Cara Membuat Surat Pemberitahuan

Untuk membuat surat pemberitahuan maka perlu diperhatikan dengan sebaik mungkin mengenai format, kaidah bahasa dan susunan kalimatnya. Hal ini untuk mencegah adanya kesalahpahaman atau salah tafsir atas informasi yang terdapat dalam surat pemberitahuan tersebut.

Penulisan informasi harus jelas dan tidak ambigu, sebab penulisan informasi yang tidak jelas atau rancu akan menimbulkan pemahaman yang tidak tepat sehingga surat tersebut tidak bisa menjalankan fungsinya sebagaimana mestinya.

Untuk membuat surat pemberitahuan yang sifatnya tidak resmi atau semi formal, maka tidak ada cara penulisan baku. Adapun cara membuat surat pemberitahuan resmi adalah sebagai berikut:

• Buat kop surat yang berisi informasi mengenai instansi, organisasi, maupun nama perusahaan yang mengeluarkan surat pemberitahuan tersebut.
• Tuliskan tempat dan tanggal pembuatan surat di bagian kanan dibawah kop surat
• Tuliskan nomor surat, perihal, dan lampiran jika ada di bawah bagian kanan kop surat
• Tuliskan nama dan alamat tujuan surat
• Tulisakan salam pembuka surat
• Tuliskan kalimat pembuka pada bagian isi surat yang berisi maksud dan tujuan surat tersebut dibuat
• Tuliskan pemberitahuan atau informasi yang ingin disampaikan
• Tuliskan kalimat penutup surat
• Tuliskan salam penutup surat
• Tuliskan nama terang dan tanda tangan pembuat surat serta nama terang dan tanda tangan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.