Daftar isi
Surat merupakan salah satu media komunikasi yang masih banyak digunakan hingga saat ini. Dalam kegiatan di sebuah perusahaan, instansi, maupun organisasi surat menjadi bagian penting untuk berkomunikasi resmi baik itu dalam bentuk pemberian perintah, informasi ataupun pemberitahuan akan suatu hal.
Untuk menyampaikan informasi atau pengumuman akan suatu hal yang sifatnya resmi atau formal tentunya diperlukan sebuah media agar informasi dapat tersampaikan dengan baik. Pengumuman yang dimaksud biasanya dipasang di papan pengumuman ataupun di berikan secara personal melalui sebuah surat yang disebut surat pemberitahuan.
Untuk lebih memahami mengenai surat pemberitahuan, berikut akan dibahas lebih lanjut beberapa hal yang berkaitan dengan surat pemberitahuan.
Surat pemberitahuan merupakan salah satu jenis surat resmi atau surat formal yang seringkali digunakan dalam keperluan resmi di sebuah instansi, perusahaan, maupun organisasi lainnya. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat pemberitahuan didefinisikan sebagai surat yang berisi tentang pemberitahuan sesuatu (kepada yang berwajib).
Secara umum surat pemberitahuan merupakan surat resmi yang berisi pengumuman atau informasi yang akan diberitahukan kepada pihak penerima surat tersebut. Informasi atau pengumuman yang dimaksud misalnya mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan di masa mendatang maupun informasi lainnya.
Selain surat pemberitahuan yang bersifat resmi atau formal, surat pemberitahuan ada juga yang sifatnya tidak resmi. Perbedaannya tentu saja ada pada struktur penulisan dan bahasa yang digunakan dalam surat. Akan tetapi, baik surat pemberitahuan resmi maupun tidak sama-sama memiliki maksud atau tujuan untuk menyampaikan pemberitahuan atau informasi kepada pihak lain.
Sebagai surat resmi, surat pemberitahuan memiliki ciri-ciri yang bisa membedakannya dari surat lainnya. diantara ciri surat pemberitahuan adalah sebagai berikut:
Sebagaimana namanya, surat pemberitahuan dibuat dengan tujuan untuk memberitahukan mengenai suatu hal kepada orang lain secara personal atau secara langsung. Dengan melalui surat pemberitahuan, maka informasi yang akan dikabarkan atau diberitahukan akan tersampaikan dengan baik serta jelas dan tidak menimbulkan keraguan bagi penerima surat tersebut.
Diantara fungsi dari surat pemberitahuan adalah sebagai berikut:
Untuk surat pemberitahuan tidak resmi, maka tidak ada struktur atau format baku mengenai panulisannya. Hanya saja, inti dari surat tersebut harus memuat informasi atau pengumuman yang hendak diberitahukan.
Adapun surat pemberitahuan yang bersifat resmi, maka ada format atau struktur baku yang perlu diperhatikan dalam penulisannya. Berikut adalah format penulisan surat pemberitahuan resmi yang sesuai kaidah:
Berikut ini adalah contoh surat pemberitahuan yang dibuat pihak sekolah untuk orang tua murid
Untuk membuat surat pemberitahuan maka perlu diperhatikan dengan sebaik mungkin mengenai format, kaidah bahasa dan susunan kalimatnya. Hal ini untuk mencegah adanya kesalahpahaman atau salah tafsir atas informasi yang terdapat dalam surat pemberitahuan tersebut.
Penulisan informasi harus jelas dan tidak ambigu, sebab penulisan informasi yang tidak jelas atau rancu akan menimbulkan pemahaman yang tidak tepat sehingga surat tersebut tidak bisa menjalankan fungsinya sebagaimana mestinya.
Untuk membuat surat pemberitahuan yang sifatnya tidak resmi atau semi formal, maka tidak ada cara penulisan baku. Adapun cara membuat surat pemberitahuan resmi adalah sebagai berikut: