Jaman dahulu hingga sekarang, kegiatan surat menyurat tetap dilakukan baik oleh individu atau perusahaan. Yang paling banyak melakukan kegiatan surat menyurat yaitu perusahaan dan menggunakan surat formal atau resmi.
Surat penawaran barang termasuk ke dalam salah satu jenis surat formal atau resmi yang dalam penulisannya menggunakan struktur atau format tertentu dan tidak boleh sembarangan. Surat penawaran barang digunakan untuk menawarkan produk (barang atau jasa) kepada pihak lainnya untuk kerjasama di dalam bisnis.
Pengertian Surat Penawaran Barang
Surat penawaran barang adalah surat yang dibuat untuk menunjukkan maksud dari suatu pihak yang ingin menjalin suatu kerja sama dengan pihak lainnya. Bentuk kerjasama tersebut biasanya kegiatan jual-beli barang atau jasa dan penawaran kerjasama bisnis.
Surat penawaran barang ini termasuk salah satu jenis surat formal atau resmi yang dalam penulisannya menggunakan struktur atau format tertentu. Surat penawaran barang dibuat jika ada permintaan dari calon konsumen atau pelanggan.
Ciri-ciri Surat Penawaran Barang
Surat penawaran barang merupakan surat yang memiliki bentuk formal atau resmi
Di dalam surat penawaran barang terdapat kop dan alamat surat.
Surat penawaran barang dibuat menggunakan struktur surat yang baik dan rapi. Hal tersebut dilakukan agar memudahkan orang lain atau pihak yang dituju untuk mengerti isi dari surat tersebut.
Surat penawaran barang berisi mengenai informasi produk (barang atau jasa) dan rincian harga dari produk.
Tujuan Surat Penawaran Barang
Tujuan dari penulisan atau pembuatan surat penawaran barang adalah untuk memberikan kejelasan mengenai produk (barang atau jasa) dan menjelaskan rincian mengenai harga dari produk tersebut.
Selain itu, surat penawaran barang juga berperan sebagai dasar kesepakatan untuk transaksi jual-beli atau hal lainnya yang dilakukan oleh kedua belah pihak.
Fungsi Surat Penawaran Barang
Surat penawaran barang memiliki fungsi untuk menawarkan kerjasama yaitu jual-beli dengan pihak lain.
Surat penawaran barang memiliki fungsi sebagai cara untuk memperkenalkan produk kepada pihak lain.
Surat penawaran barang memiliki fungsi untuk meningkatkan pemasaran produk yang akan dijual (barang atau jasa).
Surat penawaran barang memiliki fungsi untuk membantu memperluas jaringan bisnis.
Surat penawaran barang memilki fungsi sebagai salah satu cara untuk melakukan kegiatan promosi produk.
Isi Surat Penawaran Barang
Ada beberapa hal pokok yang menjadi isi dari suatu surat penawaran barang yaitu sebagai berikut ini:
Nama produk, jenis, mutu, merek dan jumlah yang ditawarkan.
Harga dari barang atau jasa yang ditawarkan jika dibeli satuan dan dalam partai besar.
Menawarkan kemudahan seperti gratis ongkos kirim, garansi, service dan lainnya.
Metode pembayaran yang bisa dilakukan oleh konsumen.
Menawarkan mengenai potongan harga jika membeli dalam jumlah tertentu.
Cara pengiriman dari barang atau jasa kepada pelanggan atau konsumen.
Kop Surat Kop surat ini bisa dari perusahaan atau badan usaha yanng memberikan penawaran tersebut.
Nama Kota dan Tanggal Nama kota dimana surat penawaran barang diterbitkan dan juga tanggal dari penerbitan surat penawaran barang tersebut.
Nomor Surat Nomor surat adalah penomoran yang urut dan sistematis dari perusahaan atau badan usaha lainnya.
Perihal Perihal adalah inti dari isi surat penawaran barang yang akan disampaikan atau dikirimkan. Pada bagian perihal ini bisa dituliskan dengan “Penawaran Barang”.
Lampiran Pada bagian lampiran sebaiknya diisi dan tidak bisa dikosongkan begitu saja. Bisa melampirkan daftar dari barang dan daftar harganya secara lengkap untuk memberikan informasi yang lengkap kepada calon pelanggan atau konsumen.
Tujuan Tujuan merupakan perusahaan atau suatu badan usaha lainnya yang menjadi calon konsumen.
Salam Pembuka Salam pembuka merupakan bagian yang dituliskan sebelum beranjak pada bagian isi surat penawaran barang. Pada bagian salam pembuka ini bisa diisi menggunakan kalimat yaitu “Dengan Hormat”.
Isi Surat Isi surat merupakan bagian yang terpenting dari sebuah surat penawaran barang. Pada bagian isi kita dapat menjelaskan mengenai perusahaan kita, barang yang dimiliki, cara menghubungi perusahaan ktia jika mereka tertarik dengan barang yang kita tawarkan, cara pembayaran yang kita terima dan pemberian diskon pembelian (jika ada).
Salam Penutup Salam penutup adalah ucapan terimakasih dan harapan agar mereka dapat bersedia menjalin suatu kerjasama dengan perusahaan kita.
Nama dan Tanda Tangan Nama dan tanda tangan merupakan nama dan tanda tangan dari pimpinan atau pejabat yang ditunjuk oleh pemimpin perusahaan atau badan usaha.
Cara Menyusun Surat Penawaran Barang
Untuk menulis atau menyusun surat penawaran barang wajib menggunakan bahasa yang resmi, jelas dan singkat. Dikarenakan surat penawaran barang termasuk ke dalam surat resmi, maka penulisannya tidak perlu bertele-tele.
Surat penawaran barang harus disertai dengan identitas dari pemberi atau pembuat surat penawaran tersebut.
Jika surat penawaran bergerak di bidang jasa, harus menyatakan jasa yang ditawarkan.
Surat penawaran memperkenalkan berbagai jenis dari barang atau jasa yang ditawarkan.
Mencantumkan dengan jelas mengenai daftar dari produk dan harganya.
Harga yang dicantumkan bisa berupa daftar bahkan keterangan.
Harga yang berlaku selama satu masa penawaran. Harga yang dicantumkan harus merupakan harga satuan misalnya per kilogram, per lusin, per kodi dan lainnya.
Alamat tujuan di dalam surat penawaran barang harus jelas.
Nama lengkap dari yang memberi surat penawaran agar bisa ditanda tangani dan distempel.