13 Contoh Surat Jalan dan Fungsinya

Saat melakukan transaksi bisnis, khususnya pengiriman barang dalam skala besar, para pelaku bisnis perlu melampirkan surat jalan sebagai dokumen resmi tertulis atas transaksi jual beli yang dilakukan. Dalam surat jalan, umumnya berisi informasi penting mengenai jenis dan jumlah barang yang dikirimkan.

Lalu bagaimana cara membuat surat jalan? dalam ulasan berikut ini akan dijelaskan secara lengkap tentang macam-macam contoh surat jalan. Namun, sebelumnya akan diulas juga mengenai pengertian, fungsi, serta informasi yang wajib tercantum dalam surat jalan.

Apa itu Surat Jalan

Surat jalan merupakan dokumen wajib yang memiliki legalitas dan resmi yang digunakan saat melakukan transaksi bisnis oleh pihak yang mengirimkan barang kepada pihak lainnya yang nantinya akan menerima barang tersebut. Pengiriman ini bisa dilakukan oleh perusahaan ke perusahaan lainnya, atau dari produsen kepada konsumen.

Surat jalan biasanya dibawa oleh pihak pengantar barang, bisa oleh supir atau petugas lapangan lainnya yang memiliki pekerjaan untuk mengantarkan barang dari produsen kepada pihak yang membeli barang tersebut.

Surat jalan juga sering disebut sebagai identitas perjalanan untuk suatu barang dan digunakan sebagai bukti kesepakatan antara pihak pengirim dan penerima barang. Ketika kendaraan pengangkut barang sampai ke lokasi atau tempat tujuan, maka penerima barang bisa mencocokkan barang yang diterima dengan detail jumlah dan jenis barang yang tertera dalam surat jalan.

Apabila barang tidak sesuai dengan apa yang tercantum dalam surat jalan, maka pihak penerima barang bisa mengajukan komplain kepada pengirim barang dengan menyertakan bukti ketidak sesuaian antara barang yang dikirim dan barang yang diterima.

Surat jalan dibuat untuk menyampaikan informasi mendetail tentang barang yang dikirimkan oleh pihak pertama yaitu pengirim barang, kepada pihak kedua yaitu penerima barang. Oleh karena itu, informasi yang diberikan harus lengkap dan jelas sehingga tidak ada kesalahpahaman antara dua belah pihak yang melakukan transaksi.

Fungsi Surat Jalan

Setelah mengetahui pengertian surat jalan, penting juga untuk mengetahui fungsi surat jalan dalam sebuah transaksi jual beli dengan sistem pengantaran. Adapun fungsi surat jalan, adalah sebagai berikut!

• Surat jalan berisi informasi lengkap tentang deskripsi barang yang dikirim, dari mulai nama barang, jumlah, berat, dimensi, serta noor referensi atau kode barang. Hal ini akan memudahkan identifikasi barang yang dikirim.
• Surat jalan juga memuat informasi mengenai pengirim barang dan penerima barang, termasuk alamat, nomor kontak, serta informasi penting lainnya.
• Surat jalan digunakan juga untuk petunjuk pengiriman, misalnya rute yang harus dilalui, metode pengiriman apakah menggunakan transportasi darat, laut atau udara, serta instruksi penting lainnya.
• Surat jalan juga bisa difungsikan sebagai dokumen pendukung untuk pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lainnya.
• Fungsi surat jalan lainnya adalah sebagai bukti pengiriman sekaligus sebagai dokumen yang bisa melacak atau memantau pengiriman barang di perjalanan.
• Surat jalan juga bisa dipakai sebagai dokumen yang memberikan informasi mengenai manajemen logistik kepada pihak-pihak yang mengatur pengiriman, pengaturan rute, menghitung biaya, dan lainnya.

Informasi yang Wajib Tercantum dalam Surat Jalan

Lalu, pas aja informasi yang wajib tercantum dalam surat jalan? berikut poin-poin selengkapnya!

• Kop surat yang didalamnya berisi informasi mengenai nama dan kontak perusahaan seperti alamat atau nomor telepon.
• Nomor surat jalan.
• Tanggal pengiriman barang.
• Lokasi tujuan pengiriman barang.
• Jenis barang, serta kuantitas barang yang dikirim.
• Harga barang.
• Keterangan barang yang dikirim.
• Tanda tangan pihak penerima atau pembeli.
• Tanda tangan pihak pengirim atau kurir yang mengirimkan barang.
• Stempel pihak ekspedisi jika dibutuhkan.
• Tanda tangan petugas gudang.

Sangat penting untuk diketahui, bahwa dalam dokumen surat jalan terdiri dari tiga rangkap utama, yaitu lembar warna putih, lembar warna merah, dan lembar warna kuning.

Lembar berwarna putih atau rangkap pertama dalam dokumen surat jalan adalah lembar yang harus dikembalikan lagi kepada pihak pengirim, yang nantinya bisa difungsikan sebagai dokumen untuk menagih invoice kepada pihak pembeli. Lembar pertama ini juga yang menjadi bukti bahwa barang telah diserahkan kepada pembeli.

Lembar kedua yang berwarna merah merupakan rangkap kedua dari dokumen surat jalan, lembar merah ini harus disimpan sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dengan kondisi baik dan tanpa ada kekurangan apapun.

dan yang terakhir adalah lembar berwarna kuning yang merupakan rangka ketiga dari surat jalan. Lembar berwarna kuning ini merupakan catatan dari laporan transaksi yang disimpan oleh perusahaan pengirim sebagai arsip ketika menjual dan mengirimkan produknya kepada konsumen

Contoh Surat Jalan

Contoh Surat Jalan 1

Contoh Surat Jalan 2

Contoh Surat Jalan 3

Contoh Surat Jalan 4

Contoh Surat Jalan 5

Contoh Surat Jalan 6

Contoh Surat Jalan 7

Contoh Surat Jalan 8

Contoh Surat Jalan 9

Contoh Surat Jalan 10

Contoh Surat Jalan 11

Contoh Surat Jalan 12

Contoh Surat Jalan 13

Nah, itu dia informasi tentang contoh surat jalan lengkap dengan pengertian, fungsi, serta informasi yang wajib tercantum dalam surat jalan. Semoga informasi yang telah disajikan diatas bisa menambah wawasan dan bermanfaat!