Lembar Disposisi: Manfaat, Alur dan Contoh

Daftar isi

Pengertian Lembar Disposisi
Tujuan Lembar Disposisi
Manfaat Lembar Disposisi
Alur Lembar Disposisi
Contoh Lembar Disposisi

Pengertian Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah sarana yang dapat digunakan oleh pimpinan untuk memberikan wewenang dan tugas kepada bawahan dengan cara memberikan instruksi secara singkat dan jelas untuk memproses dan menyelesaikan suatu surat.

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), disposisi merupakan pendapat yang disampaikan oleh pejabat tantang urusan yang ada dalam suatu surat dinas, yang langsung ditulis dalam surat yang bersangkutan atau pada lembar terpisah.

Bagi setiap perusahaan, disposisi merupakan bagian yang penting karena karyawan dapat menindaklanjuti perintah yang disampaikan oleh atasan tepat setelah perintah tersebut tertulis dalam surat.

Seiring dengan kemajuan teknologi, kegiatan surat menyurat berubah dari manual menjadi elektronik. Begitu pula dengan lembar disposisi yang menyesuaikan diri terhadap perkembangan zaman tersebut. Dahulu proses administrasi dikerjakan secara manual saat ini berubah menjadi cepat, canggih, dan fleksibel.

Dalam lembar disposisi terdapat beberapa hal yang perlu dicantumkan seperti indeks kode administrasi dan nomor surat. Jika lembar disposisi telah terisi dengan lengkap maka dapat diteruskan kepada pihak staf administrasi untuk kemudian diteruskan kembali kepada atasan.

Tujuan Lembar Disposisi

Tujuan utama penyusunan lembar disposisi adalah memberikan kemudahan bagi staf agar dapat menindaklanjuti perintah yang diberikan atasan dengan tepat sehingga dapat meminimalisir kekeliruan yang rawan terjadi apabila atasan memberikan perintah atau instruksi secara lisan.

Manfaat Lembar Disposisi

Lembar disposisi bermanfaat bagi staf atau karyawan karena dapat membantu mereka dalam mengetahui tindakan yang harus dan segera dilakukan. Perintah yang disampaikan harus dilakukan secepatnya sesuai arahan dari atasan.

Lembar disposisi juga penting untuk mengetahui tanggapan dari surat masuk dan mengetahui tindak lanjutnya. Oleh karena itu, setiap perusahaan memerlukan lembar disposisi agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan yang dimaksudkan dalam surat.

Meskipun saat ini perkembangan teknologi telah menggeser kegiatan dalam hal surat menyurat namun elektronik juga dapat meningkatkan efisiensi terhadap pekerjaan. Lembar disposisi juga terdapat dalam bentuk digital karena bagi perusahaan disposisi merupakan suatu hal yang penting.

Secara garis besar lembar disposisi merupakan lembar instruksi atau perintah yang diberikan oleh atasan kepada bawahan disertai dengan tingkat urgensinya. Disposisi dalam bentuk surat masih diperlukan supaya surat masuk dan surat keluar dapat ditangani dengan rapi dan benar.

Alur Lembar Disposisi

Untuk lebih mudah dalam memahami lembar disposisi, berikut uraian mengenai alur pencatatan lembar disposisi berdasarkan hasil penelitian yang berjudul “Penanganan Pencatatan Surat pada Lembar Disposisi pada Bagian Biro Umum Sekretariat Provinsi Jawa Barat” oleh Parlina, dkk. (2020).

1. Penandatanganan surat pada lembar tanda terima surat.

Kurir mengantarkan surat masuk kepada staf biro umum, kemudian staf tersebut menandatangani lembar tanda terima surat sebagai bukti bahwa surat telah sampai pada penerima. Apabila tidak ada bukti tanda tangan oleh penerima surat maka surat masuk tidak akan disampaikan terlebih dahulu.

Oleh karena itu penandatanganan menjadi penting untuk dilakukan. Surat masuk akan tersampaikan terlebih dahulu apabila telah benar-benar mendapatkan bukti penandatanganan surat masuk pada lembar tanda terima surat.

2. Memisahkan surat masuk dari dalam dan dari luar.

Setelah surat diterima dan ditandatangani maka selanjutnya staf biro umum dapat melakukan pemisahan surat yang telah diterima. Dalam memisahkan surat dapat dibagi menjadi dua kelompok yakni surat masuk dari dalam dan surat masuk dari luar.

Surat masuk dari dalam contohnya nota dinas, sedangkan contoh surat masuk dari luar yaitu permohonan peminjaman tempat, permohonan biaya, permohonan piala Gubernur, dan lain sebagainya.

Tujuan dari pemisahan surat adalah memberikan kemudahan selama proses pencatatan surat yang akan dikelola dan mempermudah staff untuk menyusun pencatatan surat penting yang akan dikelola terlebih dahulu.

3. Mencatat surat pada lembar disposisi.

Setelah selesai memisahkan surat masuk, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pencatatan surat disposisi rangkap dua lembar dengan diberi warna pink dan putih. Apabila proses pencatatan telah selesai maka lembar disposisi rangkap dua akan di sobek untuk dipisahkan.

Lembar disposisi yang berwarna pink akan dikirimkan kepada bagian-bagian yang berkaitan dan lembar disposisi berwarna putih akan diarsipkan dan disimpan.

4. Memberikan surat yang telah diberikan disposisi kepada pimpinan.

Apabila telah menyelesaikan pemisahan surat dan surat telah diberikan lembar disposisi maka selanjutnya surat akan disampaikan kepada pimpinan untuk memberikan instruksi agar surat dapat ditindaklanjuti sesuai dengan arahan dan perintah atasan tersebut.

5. Menginput lembar disposisi ke sistem.

Setelah atasan telah menerima lembar disposisi, kemudian lembar disposisi diberikan arahan oleh atasan. Selanjutnya lembar disposisi dimasukan ke dalam sistem untuk mempermudah dalam menemukan data dan sebagai arsip data di instansi tersebut.

6. Mendistribusikan surat kepada bagian-bagiannya.

Setelah selesai memasukan data ke dalam sistem, maka surat yang telah diberikan lembar disposisi akan dikirimkan kepada bagian-bagian yang sesuai dengan surat agar dapat segera ditindaklanjuti lebih jauh supaya dapat dikerjakan sesuai dengan arahan yang disampaikan oleh atasan.