Daftar isi
Kali ini kita akan membahas mengenai surat dinas, berikut pembahasannya.
Pengertian Surat Dinas
Surat Dinas adalah jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi resmi pemerintaha guna untuk keperluan kedinasan. Isi dari surat dinas biasanya memberi pengumuman, tugas dan sebagainya.
Surat ini ditulis menggunakan bahasa yang baku dan format penulisan yang resmi. Surat dinas digunakan sebagai suatu alat komunikasi untuk menyampaikan suatu hal apapun yang berkaitan dengan kedinasan.
Ciri-ciri Surat Dinas
- Memiliki kop surat dan nama instansi di bagian kepala surat
- Memiliki nomor surat dan lampiran
- Penggunaan bahasa sesuai dengan EYD, baku, resmi, formal dan sopan
- Surat dinas dilengkapi dengan stempel dari instansi yang mengeluarkan surat tersebut
- Adanya salam pembuka dan penutup
- Isi dari surat dinas tidak perlu panjang dan harus langsung pada inti yang akan disampaikan.
Fungsi Surat Dinas
- Sebagai sebuah pedoman dalam pekerjaan
- Bukti adanya perubahan atau perkembangan di suatu instansi
- Sebagai alat bukti perjanjian
- Sebagai arsip suatu instansi.
Jenis surat Dinas
Surat dinas dibagi menjadi 5 jenis, diantaranya:
- Surat Permohona
Surat jenis ini berisikan permohonan atau permintaan sesuatu hal kepada pihak lain yang dikirimi suratnya. Surat permohonan biasanya dikirimkan untuk instansi dengan posisi yang lebih tinggi. - Surat Pemberitahuan
Surat Pemberitahuan berisikan mengenai informasi pengumuman yang perlu diketahui oleh suatu instansi. Surat ini hanya menginformasikan mengenai sesuatu jadi tidak perlu ditanggapi. - Surat panggilan kerja
Surat ini berisikan panggilan untuk melakukan interview, yang berkaitan dengan pekerjaan. - Surat Perjanjian Kerja
Surat yang berisikan tentang ketentuan guna mengatur hubungan antara pegawai dengan perusahaan, yang kemudian ditandatangani oleh kedua belah pihak. - Surat Keterangan
Surat jenis ini berisikan informasi atau keterangan kondisi seseorang yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
Struktur Surat Dinas
- Kop Surat
Kop surat digunakan untuk membedakan antara surat resmi dengan surat tidak resmi. Kalau surat resmi harus ada kop suratnya. Kop surat berisi logo dan nama dari instansi tersebut. - Tanggal Surat
Terdiri dari nama, tempat kemudian tanggal surat tersebut dibuat. - Nomor
Terdiri dari kode, nomor urut surat tersebut ketika dikeluarkan/ - Lampiran
Lampiran ini boleh diisi ketika terdapat dokumen lain yang ingin dilampirkan. Tetapi jika tidak ada dokumen yang dilampirkan diisi dengan tanda strip (-). - Hal atau Perihal
Berisikan isi pokok, untuk apa surat dinas tersebut. - Alamat
Ditujukan untuk siapa surat tersebut akan dikirimkan, baik perorangan atau untuk instansi. - Salam pembuka
Dipakai untuk menunjukkan rasa hormat atau sopan santun. - Isi surat
Berisikan topik yang ingin disampaikan oleh pihak lain, harus sama dengan perihal. - Salam penutup
Digunakan untuk menunjukkan akhir dari surat dinas tersebut. - Nama
Nama lengkap dari orang yang menulis surat tersebut. - Tembusan
Tembusan digunakan jika surat dinas tersebut membutuhkan tembusan.
Contoh Surat Dinas
Cara membuat Surat Dinas
Cara membuat surat dinas atau surat resmi adalah sebagai berikut:
- Surat resmi yang baik dan benar dikeluarkan oleh suatu instansi, biasanya menggunakan kop surat.
- Harus ada nomor pembuatan, lampiran serta hal atau perihal pada surat resmi tersebut.
- Menggunakan bahasa yang baku, formal, resmi dan dapat dengan mudah dipahami.
- Dibuka dan ditutup menggunakan salam.
- Harus ada cap atau stempel yang menunjukkan bahwa surat tersebut adalah surat resmi. Apabila tidak ada cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.