Daftar isi
Saat Anda menerima email, pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana cara mengembalikan email tersebut kepada Anda? Di belakangnya adalah bantuan dari mail server. Kebanyakan orang hanya tahu cara menerima dan mengirim email, tetapi tidak tahu cara mengirim email. Mail server adalah program yang membantu mendistribusikan email.
Mail server adalah program yang menjadi kunci terpenting untuk mendistribusikan email di Internet. Ya, jika selama ini Anda bertanya-tanya bagaimana cara mengirim email ke seseorang di lokasi lain, maka mail server adalah jawabannya.
Mungkin sebagian dari Anda masih belum terlalu paham apa itu mail server ya? Oleh karena itu, kami akan membahasnya secara lengkap mulai dari pengertian mail server, fitur-fiturnya, jenis-jenisnya, cara kerjanya, hingga manfaatnya yang harus Anda ketahui.
Pengertian Mail Server
Secara umum, istilah mail server adalah program yang dirancang untuk mengirim dan menerima email. Ini berarti bahwa ketika email dikirim, email tersebut melewati beberapa proses di server email hingga seseorang akhirnya dapat menerimanya.
Sederhananya, mail server seperti kantor pos yang bertindak sebagai perantara untuk mengirim dan menerima surat. Jadi bisa dikatakan bahwa tugas mail server adalah menyimpan dan mendistribusikan email dari satu server ke server lainnya.
Fungsi Mail Server
Secara umum peran mail server adalah untuk membantu mengelola surat masuk dan surat keluar. Dengan kata lain, mail server mengatur pengiriman email sehingga pengirim dapat mengirim email dan penerima dapat menerimanya dengan aman dan tanpa masalah.
Ini sangat penting bagi pemasar untuk menghindari kebocoran informasi berbahaya. Server email juga mengelola pengaturan dan proses respons untuk email masuk. Selain server email, yang bertindak sebagai perangkat lunak penginstalan email.
Tujuan dari layanan mail server dan program itu sendiri adalah untuk membuat jaringan dan koneksi transmisi email lebih aman, lebih cepat, tidak terputus, dll.
Jenis-jenis Mail Server
Ada beberapa jenis mail server. Menurut sistem perangkat lunak, jenis mail server adalah sebagai berikut.
1. Sendmail
Jika Anda pengguna Linux pasti sudah tidak asing lagi dengan mail server jenis ini bukan? Alasannya karena Sendmail sudah banyak digunakan karena merupakan mail server standar di Linux. Sendmail juga dikenal karena efisiensi dan kenyamanannya.
2. Postfix
Postfix adalah jenis mail server yang dikembangkan dari versi Sendmail. Oleh sebab itu, memang tidak heran jika postfix itu cukup berbeda dibandingkan sendmail. Postfix hanya bekerja dalam suatu sistem operasi Linux, melainkan juga bisa Anda gunakan pada sistem Mac OS X. Tingkat keamanan sampai performa postfix pun bahkan sangat terkenal jauh lebih bagus jika dibandingkan dengan Sendmail.
3. Qmail
Qmail lebih dikenal sebagai suatu jenis mail server teraman jika dibandingkan dengan tipe lainnya. Bagaimana tidak, untuk mail server ini diketahui belum memiliki kelemahan apapun yang sangat berisiko mengakibatkan gangguan pada sebuah sistem keamanannya. Jadi jangan salah, untuk provider layanan email raksasa seperti Hotmail dan Yahoo bahkan juga telah menggunakan Qmail.
Komponen Mail Server
Pada dasarnya, sebuah mail server terdiri dari tiga komponen utama yaitu MTA, MUA dan MDA. Ini penjelasannya.
1. MTA (Mail Transport Agent)
MTA atau disebut juga Mail Transport Agent merupakan suatu komponen mail server yang akan mengirim dan juga menerima mail langsung dari satu server menuju ke server lainnya. Dalam arti tertentu, MTA bertanggung jawab untuk menangani sistem pengiriman pesan secara keseluruhan.
Selain menerima dan mengirim, MTA memilih server, meminta catatan pertukaran email, dan merespons ketika terjadi kesalahan. Misalnya, jika pengiriman email gagal, MTA otomatis mengirimkan pesan balasan.
2. MUA (Mail User Agent)
MUA atau Mail User Agent yang merupakan komponen yang bertanggung jawab untuk mengirim, mengelola dan menerima surat. Contoh server email ini antara lain Gmail, Outlook, Yahoo dan lainnya.
3. MDA (Mail Delivery Agent)
Sedangkan MDA atau Mail Delivery Agent adalah perangkat lunak yang berfungsi untuk mengirimkan surat dari server MTA. Faktanya, beberapa MTA juga dapat bertindak sebagai MDA saat menambahkan pesan baru ke dokumen pesan pengguna lokal. MDA juga biasa disebut sebagai Local Delivery Agent (LDA).
Protocol Mail Server
Menurut prosedurnya, mail server dibagi menjadi dua kategori, yaitu protokol surat keluar (SMTP) dan protokol surat masuk (POP3 dan IMAP). Penjelasan tentang protokol mail server adalah sebagai berikut.
1. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)
Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)atau SMTP, adalah prosedur standar untuk berbagi atau mengirim email. Tujuan dari SMTP pada dasarnya adalah untuk berkomunikasi dengan server yang berbeda untuk mengirim pesan dari surat lokal ke server lain. Dalam prosedur ini, SMTP berada di bawah kendali MTA server email Anda.
2. Internet Message Access (IMAP)
Lalu ada Internet Message Access atau IMAP yang memungkinkan Anda mengakses email kapan saja, di mana saja, dengan menggunakan internet tentunya. Ya, saat Anda melihat email menggunakan IMAP, Anda sebenarnya tidak menyimpan atau mengunduh email ke komputer Anda, Anda membacanya di server.
Protokol ini sangat ideal bagi mereka yang suka bepergian dan sering menggunakan banyak perangkat untuk membuka email.
3. Post Office Protocol (POP3)
Metode mail server lainnya adalah Post Office Protocol atau POP3. Ini adalah prosedur yang bertanggung jawab untuk menerima dan menyimpan email terkirim hingga server tujuan mengunduhnya.
POP3 berkomunikasi dengan server surat pengguna dan kemudian mengunduh semua pesan baru di surat lokal. Setelah operasi selesai, notifikasi akan hilang. Di sinilah cadangan berperan.
Manfaat Mail Server
Dibandingkan dengan penyedia layanan email lainnya, mail server menawarkan beberapa keunggulan. Keuntungan dari server surat adalah sebagai berikut.
1. Mendapatkan Privasi Data
Salah satu keuntungan dari mail server adalah perlindungan data terjamin. Ya, server surat memberikan perlindungan berkualitas tinggi karena Anda menggunakan jaringan khusus dan hanya pihak internal yang dapat mengaksesnya. Jadi orang luar tidak dapat mengakses informasi email Anda karena dilindungi.
2. Lebih Cepat dan Lebih Efisien
Mail server juga memiliki keunggulan kecepatan dalam memproses email dan data yang terkandung di dalamnya. Betapa tidak, layanan mail server diibaratkan sebagai kendaraan pribadi yang bergerak.
Oleh karena itu Anda lebih efisien karena Anda dapat mengontrol distribusi dengan bebas. Untuk bisnis, ini pasti akan membantu meningkatkan kualitas komunikasi antara karyawan dan pelanggan.
3. Pengaturan Akun yang Praktis
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, keuntungan dari mail server adalah membantu mengelola akun email jauh lebih efisien dan tentunya dengan cara yang lebih praktis. Ya, Anda dapat mengelola, memelihara, dan mengkonfigurasi server email sesuai dengan keinginan dan kebutuhan Anda.
4. Kerusakan Dapat Diatasi dengan Mudah
Kerusakan dapat diperbaiki dengan cepat, dan bahkan jika terjadi kerusakan, mudah untuk segera diperbaiki dengan bantuan mail server. Berbeda dengan layanan email gratis lainnya seperti Gmail atau Yahoo yang membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan keluhan, keluhan atau kritik dan saran.
5. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Manfaat yang tidak kalah penting dari penggunaan email server adalah dapat membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional dengan memiliki server dan domain sendiri. Hal ini pada akhirnya meningkatkan kepercayaan pelanggan atau klien terhadap perusahaan.
6. Buat Email Bisnis untuk Anggota Tim
Email berbayar memungkinkan Anda memiliki server email sendiri dan ruang disk yang besar. Oleh karena itu, Anda dapat membuat email bisnis untuk setiap anggota tim dengan nama domain tambahan. Karena menggunakan nama domain perusahaan, email terlihat lebih profesional dan membantu membangun kepercayaan pelanggan.
Cara Kerja Mail Server
Pada dasarnya, mail server bekerja sebagai server keluar (pengiriman) dan masuk (penerima). Kedua proses ini melalui beberapa langkah sebagai berikut, antara lain:
1. Membuat dan Mengirim Pesan
Setelah Anda menulis pesan dan mengklik “Kirim” untuk mengirimkannya, komponen Mail User Agent (MUA) bergerak. surel Selanjutnya, alamat email tujuan akan terhubung ke server SMTP Anda.
2. Email Tujuan Menghubungi Kontak Server SMTP
Langkah selanjutnya adalah mengirim email tujuan ke Mail Transfer Agent (MTA) melalui SMTP. Server kemudian mengirimkan alamat email pengirim dan penerima, lampiran dan konten pesan.
3. Alamat email akan Diproses
Selanjutnya komponen MDA (Mail Delivery Agent) memproses alamat email penerima (khususnya domain tujuan) melalui SMTP. Jika ternyata domain tersebut memiliki nama yang sama dengan nama pengirimnya, pesan tersebut langsung ditransfer ke server IMAP atau POP3.
4. Server SMTP Pengirim Hubungi DNS
Mail Transport Agent (MTA) kemudian harus menghubungi Server Nama Domain (DNS) melalui SMTP untuk menemukan server tujuan. DNS bertanggung jawab untuk menerjemahkan alamat email domain target menjadi alamat IP.
Ini karena jika Anda hanya menggunakan nama domain (tanpa alamat IP), server SMTP pengirim tidak dapat mendistribusikan email dengan benar.
5. Email Terhubung ke Server SMTP
Jika server SMTP pengirim sudah memiliki alamat IP tujuan, MTA/MDA dapat menghubungkan email yang dikirim ke server SMTP penerima. Proses ini tentunya melalui beberapa prosedur hingga akhirnya mencapai tujuan.
6. Server SMTP Penerima Melakukan Pemindaian
Langkah terakhir dalam proses server surat adalah pemindaian surat masuk oleh agen pengguna surat. Pada langkah pertama, MUA memeriksa apakah mengetahui nama domain dan nama pengguna. Jika demikian, pesan segera diteruskan ke server IMAP atau POP3. Pesan kemudian masuk ke antrian sendmail sampai email penerima memungkinkan untuk diunduh.
Kelebihan Mail Server
- Memiliki nama email Anda sendiri untuk bisnis Anda memperkuat merek bisnis Anda melalui penggunaan merek domain email khusus.
- Lebih Hemat Bandwidth, Anda akan lebih menghemat bandwidth korporat jika Anda menggunakan server email Anda sendiri yang terutama digunakan untuk jaringan pribadi, seperti email hanya untuk karyawan perusahaan Anda. Artinya, server email hanya digunakan oleh karyawan internal perusahaan Anda. Tentu saja, semakin sedikit pengguna di server email, semakin sedikit bandwidth yang Anda butuhkan, bukan? Selain itu, menggunakan server email pribadi juga menguntungkan jika ada kemungkinan server akan crash atau down karena beberapa pengguna menggunakan email secara bersamaan, kemungkinannya juga lebih rendah.
- Lebih cepat dan lebih efisien. Server email pribadi mengurangi risiko email tidak terkirim karena berbagai faktor dan alasan, baik server itu sendiri maupun program dan aplikasi. Selain itu, server email pribadi lebih cepat mengirim dan menerima email karena lalu lintasnya relatif “tenang” dibandingkan dengan server email gratis dan publik. Ini dapat mencegah Anda menghabiskan banyak waktu hanya untuk mengelola kebutuhan email Anda.
- Membuat akun itu mudah. Memiliki server email Anda sendiri jelas lebih mudah dalam hal membuat dan mengkonfigurasi email Anda. Juga lebih mudah untuk menggunakan, mengatur, dan memelihara akun email Anda. Ketika hal-hal tak terduga terjadi, mereka dapat segera ditangani, membuat server email pribadi lebih menarik bagi pemasar dan pemilik bisnis. Lebih mudah mengelola server email Anda. Karena tentunya Anda tahu cara menghubungi tim support dari server email pihak ketiga. Lebih mudah daripada menghubungi tim dukungan Google atau Yahoo untuk keluhan, keluhan, dan pemrosesan cepat.
- Lebih pribadi dan aman Server surat pribadi saya berarti jaringan pribadi yang digunakan oleh pengguna internal yang menggunakan server surat untuk bekerja. Server email pribadi yang digunakan oleh pengguna juga lebih aman karena hanya digunakan dan dikendalikan oleh intranet.
Itu saja pembahasan tentang pentingnya mail server beserta komponen, fungsi, jenis dan manfaatnya. Dari penjelasan di atas, Anda sudah mengetahui bahwa mail server merupakan salah satu hal terpenting yang dapat menunjang operasional sebuah perusahaan.
Untuk meningkatkan bisnis Anda, rekomendasi terbaik adalah langganan email berbayar dengan server email Anda sendiri. Karena berbagai kelebihan dan keuntungan di atas bisa Anda nikmati.