Dalam dunia komunikasi, tentu kita sudah familiar dengan sarana surat elektronik atau yang biasa disebut sebagai email. Secara sekilas, cara kerja email terlihat sederhana, yakni dengan mengirim dan menerima surat atau pesan dengan format digital yang dikirim melalui jalur jaringan komputer dan internet.
Meski sekilas terlihat sederhana, namun sebenarnya mekanisme pengiriman email cukup kompleks. Email yang dikirim harus melalui serangkaian proses yang cukup rumit yang diatur dengan sebuah protokol khusus dalam pengiriman dan penerimaan email melalui mail server.
Mail server adalah penyedia yang berperan untuk mengirim dan menerima email. Mail server memiliki beberapa protokol untuk menjalankan perannya. Protokol yang dimaksud di sini adalah aturan atau instruksi yang diikuti oleh setiap komputer ketika berkomunikasi dengan komputer lainnya.
Secara umum terdapat dua kategori protokol dalam server email, yaitu protokol surat masuk (POP3 dan IMAP) dan protokol surat keluar (SMTP). Pada artikel ini, akan dibahas mengenai pengertian dan fungsi POP3 serta perbedaannya dengan IMAP dan SMTP.
Pengertian POP3
POP3 (Post Office Protocol version 3) adalah protokol server/client di mana email dikirimkan dari server ke email lokal. POP3 akan menerima email yang masuk dan menyimpannya sampai email tersebut diambil. POP3 merupakan versi ketiga dari protokol standar yang mengatur email masuk.
POP3 bekerja dengan cara mengontak server email lalu mengunduh semua pesan baru dari email lokal. Apabila pesan telah diunduh, maka mereka akan hilang dari server. Itulah mengapa, apabila kita mengakses akun email yang sama melalui perangkat berbeda sebaiknya terlebih dahulu menyiapkan back-up agar tetap memiliki salinan email sebelumnya untuk mengantisipasi jika email tersebut terhapus pada salah satu perangkat. Sebab, server utama akan menghapus email tersebut melalui protokol POP3.
Fungsi POP3
POP3 berfungsi sebagai protokol untuk mengambil email dari server email lalu dikirimkan ke email lokal client. Oleh karena itu POP3 juga disebut sebagai protokol komunikasi satu arah.
POP3 digunakan untuk berkomunikasi dengan server email dan mengunduhnya ke email lokal seperti Windows Mail, Outlook, Thunderbird, Mac Mail, dan sebagainya. POP3 tidak akan menyimpan salinan email tersebut di server, namun biasanya pada aplikasi email tertentu terdapat opsi untuk menyimpan salinan email yang diunduh pada server atau tidak.
Kelebihan POP3
Penggunaan POP3 sebagai protokol penerimaan email memiliki kelebihan sebagai berikut:
- Jika email sudah diunduh pada aplikasi email lokal di internet, maka email tersebut dapat dibuka kembali tanpa perlu terhubung ke internet.
- Seringkali tidak ditetapkan batasan atau limit untuk email yang dikirim dan diterima.
- Tidak ada ukuran maksimal yang ditetapkan untuk mailbox, kecuali harddisk komputer sudah penuh.
- Memungkinkan pengguna untuk membuka file attachment dengan cepat.
Kekurangan POP3
- Apabila pengguna mengaktifkan fitur JavaScript pada email reader, maka email phising dengan embed JavaScript dapat terbaca.
- Semua data dari email akan tersimpan di penyimpanan komputer sehingga mengurangi space pada harddisk komputer.
- Apabila file attachment diunduh maka komputer berpotensi terinfeksi virus dari email yang diterima.
- Jika folder email hilang, akan sulit melakukan restore untuk mengembalikan data email tersebut.
Perbedaan POP3, IMAP, dan SMTP
Selain POP3, terdapat juga protokol email lainnya seperti IMAP dan SMTP. Pada dasarnya, protokol email masuk terdiri dari POP3 dan IMAP, sedangkan SMTP adalah protokol email keluar.
IMAP (Internet Message Access Protocol) merupakan protokol standar untuk mengakses atau mengambil email dari server. Sama halnya dengan POP3, IMAP juga memungkinkan pengguna untuk menerima email dari server utama. IMAP memungkinkan pengguna untuk memilih pesan email yang akan diambil, membuat folder email di server, mencari email tertentu yang dibutuhkan, bahkan menghapus email yang ada.
Salah satu perbedaan antara POP3 dan IMAP adalah IMAP tergolong protokol komunikasi dua arah karena perubahan yang terjadi pada aplikasi email client akan diteruskan pada server, sehingga file pesan email tersebut tetap tersimpan meski sudah diunduh melalui aplikasi email lokal.
Sementara itu, POP3 adalah komunikasi satu arah di mana perubahan pada aplikasi email tidak berpengaruh ke server karena data email pada server utama akan terhapus setelah diunduh pada aplikasi email.
IMAP juga memiliki beberapa keunggulan yang lebih baik daripada POP3, di antaranya adalah IMAP hanya akan mengunduh informasi header dari email sedangkan email yang asli tetap tersimpan pada server.
Berbeda dengan POP3 yang justru memindahkan semua email pada aplikasi email pengguna dan tidak menyisakan data email tersebut pada server. Keunggulan ini menjadikan IMAP jauh lebih populer daripada POP3, terlebih karena penyedia layanan email yang populer seperti Gmail juga merekomendasikan protokol ini.
Meski demikian, IMAP hanya memungkinkan pengguna untuk mengakses email ketika komputer terkoneksi dengan internet. Berbeda dengan POP3 yang memungkinkan pengguna untuk mengakses email tanpa perlu terkoneksi internet.
Adapun SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) adalah suatu protokol untuk surat keluar. SMTP berbeda dengan POP3 dan IMAP, karena SMTP merupakan protokol pengiriman email.
SMTP berfungsi untuk berkomunikasi dengan server guna mengirimkan email dari aplikasi email lokal ke server kemudian akan diteruskan ke server email penerima. Mekanisme SMTP dikontrol dengan MTA (Mail Transfer Agent) yang terdapat dalam server email pengguna.