Proforma Invoice: Pengertian, Fungsi dan Contoh

Pasti kamu sudah tidak asing mendengar istilah kata “invoice”, kan? Pasalnya, invoice atau faktur merupakan salah satu istilah di dalam bisnis yang cukup familiar, baik di telinga para pebisnis ataupun orang awam.

Sangat berbeda dengan istilah “proforma invoice” yang masih asing ditelinga masyarakat awam. Pada umumnya, istilah invoice dan proforma invoice sama-sama penting di dalam bisnis dan memiliki arti tagihan, lho.

Namun, apa bedanya invoice dengan proforma invoice? Ingin mengenal istilah proforma invoice secara mendalam? Yuk, simak jawaban di bawah ini sampai habis!

Apa itu Proforma Invoice?

Proforma invoice atau faktur proforma adalah salah satu dokumen penting yang dibutuhkan dalam transaksi jual-beli yaitu berupa tagihan yang diberikan oleh penjual kepada pelanggannya sebelum mengirimkan barang atau jasa.

Proforma invoice juga sering disebut dengan sebutan faktur pengganti sementara karena tagihan diberikan sebelum mengirimkan barang atau jasa dan dilakukan secara bertahap.

Jadi, tagihan ini membantu untuk mengingatkan pembeli agar melunasi pembayaran dari produk yang mereka beli.

Fungsi Proforma Invoice

Fungsi utama dari proforma invoice adalah untuk meningkatkan kepercayaan pembeli kepada penjual atau antara pembeli dengan penjual agar tidak ada salah satu pihak yang ditipu.

Namun, secara garis besar ada 7 fungsi proforma invoice yang akan dijabarkan sebagai berikut:

1. Mencatat seluruh perkiraan barang atau jasa yang akan dibeli oleh pelanggan.
2. Sebagai informasi estimasi harga yang harus dibayar oleh pembeli untuk melunasi tagihan pembayaran.
3. Dapat menjadi acuan yang resmi dan sah apabila nantinya barang atau jasa akan dijual oleh pembeli ke pihak lain.
4. Dapat menjadi acuan yang resmi dan sah untuk memasukkan transaksi tersebut ke dalam pembukuan keuangan.
5. Dapat memperbaiki barang atau jasa, dan nilai produk apabila ternyata tidak sesuai dengan pesanan.
6. Dapat menjadi acuan yang resmi dan sah untuk mengajukan komplain apabila ada kekeliruan atau kesalahan pada jumlah barang yang dikirimkan.
7. Dapat menjadi acuan yang resmi dan sah sebagai faktur pajak untuk kasus-kasus tertentu.

Manfaat Proforma Invoice

1. Memberikan informasi kepada pembeli terhadap jumlah harga yang harus dibayarkan.
2. Pihak pembeli menjadi lebih percaya kepada penjual.
3. Mengurangi kekeliruan atau kesalahan terhadap perhitungan jumlah harga barang atau jasa.
4. Sebagai dasar penerbitan faktur pajak.
5. Bisnis menjadi lebih professional.
6. Menjaga hubungan baik antara pembeli dan penjual.
7. Pembeli dapat mengetahui jumlah harga dan kuantitas sebelum membayar.
8. Mencegah keterlambatan pembayaran oleh pihak pembeli.

Kegunaan Lain dari Proforma Invoice

1. Dapat digunakan saat tidak mempunyai seluruh detail yang diperlukan.
2. Dapat digunakan untuk keperluan bea cukai supaya proses pengiriman lancar.
3. Dapat digunakan pada perdagangan dan transaksi impor.
4. Dapat digunakan supaya pembeliannya mendapatkan persetujuan oleh pihak internal beberapa klien.
5. Untuk memastikan bahwa pembayaran tersebut telah dijamin oleh pihak pembeli sebelum penjual menyelesaikan pesanan.
6. Dapat digunakan sebagai bentuk permintaan pembayaran secara bertahap oleh pembeli dari penjual dalam pemesanan dalam jumlah yang sangat banyak.

Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice

No	Proforma Invoice	Invoice
1.	Berisikan informasi mengenai jumlah atau jenis produk, nilai produk yang akan dibeli, berat serta biaya pengiriman, dan informasi penting lainnya.	Berisikan informasi mengenai produk yang akan dibeli, nilai tagihan yang perlu dibayar, dan termin pembayaran yang harus dilunasi oleh pelanggan.
2.	diterbitkan sebelum pembelian.	diterbitkan setelah pembelian atau sebelum pembayaran.
3.	Biasanya, proforma invoice digunakan sebagai faktur sementara dengan kutipan.	Invoice bersifat resmi.
4.	Isi proforma invoice lebih lengkap dari invoice dan disertakan dengan label proforma.	Isi invoice tidak selengkap proforma invoice.
5.	Informasi mengenai biaya yang harus dibayarkan masih bisa berubah.	Informasi mengenai biaya yang harus dibayarkan tidak dapat berubah.
6.	Pencatatan transaksi masih berupa draft untuk mendapatkan konfirmasi dari pembeli agar bisa diproses menjadi invoice.	Pencatatan transaksi sudah menjadi dokumen.
7.	Dokumen yang dikirim kepada pembeli berupa dokumen sementara sebelum penyerahan barang secara keseluruhan.	Dokumen yang dikirim kepada pembeli berupa dokumen yang berisikan permintaan pembayaran dan konfirmasi penjualan.

Cara Membuat Proforma Invoice

Jika kamu seorang penjual atau pebisnis, lalu ingin membuat proforma invoice sendiri ke pembeli. Berikut ada beberapa hal yang harus kamu masukkan ke dalam dokumen tersebut, antara lain:

1. Identitas pihak penjual.
2. Tanggal, bulan dan tahun surat proforma invoice.
3. Nama dan deskripsi produk yang akan dibeli.
4. Jumlah pembelian, harga, jumlah pajak, tarif pajak, beserta total dari harga jumlah pembelian.
5. Rincian pembayaran.
6. Tanggal jatuh tempo.

Selain poin-poin di atas, kamu juga bisa memasukkan informasi lainnya yang dianggap penting oleh pembeli pada dokumen tersebut, seperti misalkan info pemasaran dan penjualan.

Contoh Proforma invoice

Kesimpulan

Proforma invoice dilakukan sebelum invoice dikeluarkan dan sebagai faktur pengganti sementara sebelum mengirimkan barang atau jasa yang dikirimkan kepada pembeli dari penjual.