Daftar isi
Seperti yang kita tahu, semua kegiatan yang dilakukan dalam sebuah perusahaan tentunya haruslah disertai dengan bukti atau yang sering disebut dengan dokumen atau berkas yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Entah dalam perusahaan tersebut telah dilakukan penjualan barang ataupun pembelian barang pun harus disertai dengan berkas dan dokumen yang menyertainya.
Bahkan tidak hanya sampai disitu, semua kegiatan yang berada dalam lingkup perusahaan tentunya harus mendapatkan persetujuan dari pihak atasan. Salah satunya adalah kebutuhan untuk pembelian suatu prouduk, pihak karyawan harus melakukan pengajuan terlebih dahulu terkait dokumen yang berkaitan dengan penyampaian keinginan untuk membeli suatu produk tertentu.
Yang mana semua produk yang dibutuhkan tersebut akan didaftar secara merinci dan detail, tidak lain dan tidak bukan tujuannya adalah untuk memberitahu pihgak atasan ataupun pihak manajer atas kebutuhan barang yang sedang diperlukan.
Dokumen atau berkas yang berkaitan dengan urusan seperti ini disebut dengan purchase requisition atau PR. Lalu, apa sih sebenarnya Purchase Requisition itu?
Berikut merupakan pemaparan mengenai purchase requisition yang perlu diketahui.
Pengertian Purchase Requisition (PR)
Secara umum, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa purchase requisition merupakan dokumen ataupun berkas yang berbentuk sebuah formulir yang mana didalamnya berisikan mengenai list atau daftar informasi yang berkaitan dengan kebutuhan perusahaan yang perlu untuk dilakukan pembelian. Yang mana biasanya dokumen ataupun berkas yang seperti ini diberikan kepada pihak manajer departemen.
Dalam kata lain, sebenarnya dokumen dan berkas seperti ini lebih ditujukan untuk bisa mendapatkan perijinan dari pihak manajer departemen untuk bisa melakukan pembelian atas beberapa keperluan yang dibutuhkan oleh divisi dari sebuah perusahaan.
Setelah purchase requisition ini dibuat, pengajuan dari dokumen ataupun formulir yang satu ini tentunya menunggu persetujuan dari pihak departemen manajer terlebih dahulu. Terlebih manajer yang berkaitan dengan keuangan.
Tentunya penyusunan dari Purchase Requisition ini harus sesuai dengan kebutuhan dan keperluan yang ada. Baik dari susunan kebutuhan produknya dan juga penyusunan dari setiap anggaran yang diperlukan. Dengan semua data dan informasi yang dirasa masuk akal dan sesuai dengan budget yang dimiliki oleh perusahaan tentunya pihak manajer keuangan pun akan lebih mudah untuk bisa menyetujuinya.
Namun, beda lagi apabila yang terjadi adalah sebaliknya. Mungkin pengajuan dokumen tersebut bisa berakhir dengan penolakan dari pihak keuangan.
Sebenarnya tujuan dari Purchase Requisition ini sendiri adalah untuk menghindari adanya pembelian produk atau hal lainnya dengan jumlah ganda atau double. Yang mana hal tersebut hanya akan merugikan pihak perusahaan.
Fungsi Purchase Requisition (PR)
Adapun beberapa fungsi dari Purchase Requisition (PR) ini yang perlu untuk diketahui.
- .Pengadaan Kebutuhan Perusahaan Lebih Terkontrol
Tentunya dengan adanya list ataupun daftar yang diajukan kepada pihak departemen manajer atas informasi yang berisikan mengenai kebutuhan produk ataupun keperluan lain yang diperlukan oleh divisi divisi perusahaan, hal ini akan membantu setiap proses pengadaan dan pengontrolan barang yang terkait dengan perusahaan tentunya menjadi lebih terstruktur dan sistematis.
Sehingga nantinya tidak akan ada yang namanya masalah yang berkaitan dengan pengadaan barang yang ganda, kesalahan pembelian, kekurangan produk dan masalah lainnya yang berkaitan dengan kesalahan dalam proses pengadaannya.
Tidak hanya itu, dengan dokumen purchase requisition ini pihak perusahaan pun menjadi lebih mudah apabila hendak melakukan pembelian terhadap vendor vendor ataupun supplier lainnya.
Hal ini tentunya akan lebih menghemat waktu yang diperlukan untuk melakukan penghitungan ataupun pengidentifikasian lagi. Karena semua sudah tercantum secara jelas dalam dokumen purchase requisition ini.
- Menghindari Terjadinya Kecurangan
Hal yang berkaitan dengan pengadaan dari produk ataupun kebutuhan kebutuhan perusahaan seperti ini sangatlah rentan dengan adanya masalah atau kendala kendala yang nantinya berakhir merugikan pihak perusahaan. Kendala tersebut salah satunya adalah dengan terjadinya pembelian palsu atau yang seringkali dikenal sebagai dark purchasing.
Hal ini biasanya dilakukan oleh pihak pihak perusahaan yang tidak bertanggung jawab, sehingga tidak hanya perusahaan yang nantinya dirugikan dalam hal ini melainkan pihak vendor ataupun supplier juga akan merasa dirugikan atas terjadinya hal tersebut.
Oleh karenanya sangat penting bagi perusahaan untuk bisa membuat dokumen atau berkas purchase requisition ini, salah satunya adalah untuk mencegah hal hal seperti itu terjadi.
Format Purchase Requisition (PR)
Berkas ataupun dokumen yang berkaitan dengan purchase requisition seperti ini tentunya haruslah disusun sesuai dengan ketentuan dan aturan yang ada. Yang paling penting adalah sesuai dengan struktur dokumen yang diijinkan oleh pihak perusahaan. Adapun beberapa bagian format yang perlu diperhatikan dalam hal pembuatan dokumen purchase requisition ini.
- Nomor Purchase Requisiton
- Nama atau identitas yang jelas dari pihak yang melakukan proses pengajuan pembelian kebutuhan tersebut.
- Dicantumkan nama dari pihak vendor ataupun supplier yang nantinya akan bekerja sama dengan pihak perusahaan dalam hal penyediaan kebutuhan tersebut.
- Daftar atau list keperluan barang yang akan dilakukan pembelian.
- Estimasi dari harga barang ataupun jasa yang akan diajukan adanya pembelian.
- Jumlah pasti dari barang ataupun jasa yang akan dibeli.
Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order
Dokumen purchase requisition ini nyatanya memiliki kaitan dengan dokumen atau berkas purchase order. Yang mana keduanya sama sama memiliki keterkaitan untuk bisa mengurusi hal hal ataupun aktivitas yang berkaitan dengan pembelian bahan baku atau keperluan dari pihak perusahaan. Oleh karenanya sebagian pihak terkadang menganggap kedua dokumen ini sama, padahal keduanya cukup berbeda.
Dokumen purchase requisition lebih digunakan untuk keperluan perijinan. Sedangkan dokumen ataupun berkas yang berkaitan dengan kelanjutan prosesnya yakni dokumen yang berkaitan dengan balasan dari pengajuan dokumen yang dikeluarkan oleh pihak manajer keuangan apabila purchase requisition yang diajukan telah disetujui, yakni dokumen purchase order.
Yang mana dalam dokumen atau berkas ini berisikan mengenai detail informasi yang berkaitan dengan penyampaian kembali untuk memastikan pembelian produk yang diajukan dan juga pencantuman estimasi biaya yang perlu dikeluarkan oleh pihak perusahaan untuk detail produk yang diajukan tersebut.
Contoh Purchase Requisition
Berikut merupakan contoh purchase requisition yang perlu diketahui.
