Vendor: Pengertian – Tugas Beserta Kelebihan dan Kekurangannya

Dalam dunia bisnis dan perdagangan, istilah vendor tentunya sudah tidak asing lagi. Namun, beberapa dari kita mungkin masih merasa rancu tentang perbedaan antara vendor dengan supplier.

Untuk lebih memahami lebih lanjur tentang vendor dan apa saja yang membedakannya dengan supplier, berikut adalah pembahasan lebih lengkapnya.

Pengertian Vendor

Secara umum, vendor bisa diartikan sebagai pihak, baik itu lembaga maupun perorangan, yang menyediakan atau menjual produk berupa bahan baku, bahan penolong, maupun jasa yang akan diolah dan dijual kembali oleh perusahaan untuk menunjang produksi dan kinerja perusahaan tersebut.

Pengertian lain menyebutkan bahwa vendor merupakan perusahaan atau perorangan yang menjual produk, baik berupa barang maupun jasa, kepada pihak lain untuk menunjang kinerja perusahaan tersebut. Sementara itu, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) disebutkan bahwa vendor adalah orang yang menjual rumah, tanah, dan sebagainya.

Sebagaimana tersirat dalam pengertian diatas, vendor tidak hanya menjual bahan baku untuk produksi semata, namun juga bisa berupa produk setengah jadi, komponen-komponen dari sebuah produk jadi, dan juga jasa atau keahlian yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Karakteristik Vendor

Vendor memiliki beberapa karakteristik atau ciri-ciri, diantaranya adalah sebagai berikut:

• Vendor merupakan pihak yang menyediakan produk barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk menunjang operasional perusahaan.
• Vendor menyediakan layanan penyediaan produk berupa barang dan jasa layanan/keahlian.
• Vendor memiliki hubungan kerja dengan perusahaan lain, bukan dengan konsumen akhir.

Fungsi Vendor

Berdasarkan pengertiannya, maka fungsi vendor bisa dikatakan sebagai penyedia barang maupun jasa yang diperlukan oleh sebuah perusahaan untuk menunjang kegiatan operasionalnya.

Dengan kata lain, perusahaan akan membutuhkan keberadaan vendor ketika mereka membutuhkan bahan baku, bahan tambahan, atau sumber daya manusia yang memiliki keahlian untuk kegiatan produksi maupun operasional perusahaannya.

Tugas Vendor

Berdasarkan atass fungsinya sebagai penyedia produk yang dibutuhkan perusahaan, maka vendor memiliki tugas dan tanggung jawab yang cukup penting. Diantara tugas dan tanggung jawab vendor adalah sebagai berikut:

• Memastikan untuk bisa memenuhi permintaan akan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan rekanannya sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat
• Memastikan bahwa produk yang ia sediakan untuk perusahaan atau konsumennya merupakan produk yang berkualitas baik.
• Memastikan pengiriman produk yang dibutuhkan perusahaan tepat waktu sebagaimana kesepakatannya dengan perusahaan rekanan
• Memberikan pelayanan yang terbaik.

Jenis Vendor

Berdasarkan jenis produk yang disediakan, vendor dapat dibagi menjadi dua macam yaitu vendor penyedia barang dan vendor penyedia jasa. Berikut adalah penjelasan dari masing-masing jenis vendor tersebut:

• Vendor Penyedia Barang
  Vendor penyedia barang  yaitu vendor, baik itu lembaga maupun perorangan, yang menjual produk berupa barang kepada perusahaan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan tersebut. Contohnya adalah vendor mesin pabrik, vendor kancing baju, dan sebagainya.
• Vendor Penyedia Jasa
  Vendor penyedia jasa yaitu vendor, baik berupa lembaga atau perorangan,  yang  menyediakan dan menjual jasa dalam bentuk keahlian tertentu kepada perusahaan lain. Contohnya adalah vendor jasa pengiriman barang, vendor jasa cleaning service, dan sebagainya.

Strategi Vendor

Dalam menjalankan usahanya untuk menyediakan produk yang dibutuhkan perusahaan, maka vendor perlu melakukan strategi yang tepat agar kegiatan yang dilakukan tidak mengalami hambatan yang berarti.

Beberapa strategi yang  bisa diterapkan oleh vendor adalah sebagai berikut:

• Menetapkan harga yang bersaing dengan vedor lainnya
• Selalu menjaga kualitas produk yang disediakannya
• Menjaga agar produk yang diperlukan perusahaan bisa dikirimkan tepat waktu sehingga tidak menghambat kegiatan operasional perusahaan
• Menjaga hubungan baik dengan perusahaan rekanannya.

Cara Kerja Vendor

Secara garis besar, vendor bekerja dengan cara menyediakan produk yang dibutuhkan perusahaan dan kemudian mengirimkannya kepada perusahaan tersebut. Untuk itu, vendor harus melakukan hal-hal sebagaimana disebutkan berikut ini:

• Melakukan pengadaan produk yang dibutuhkan perusahaan, baik itu berupa produk barang maupun jasa layanan dan keahlian.
• Melakukan penyusunan informasi mengenai produk  yang akan ditawarkan ke calon perusahaan rekanan.
• Melakukan proses penawaran kepada perusahaan yang membutuhkan, baik secara langsung maupun melalui tender.
• Jika ada permintaan dari perusahaan, maka vendor dan pihak perusahaan melakukan kesepakatan bisnis.
• Vendor harus menyediakan kebutuhan perusahaan dan kemudian melakukan pengiriman tepat waktu sebagaimana yang telah disepakati
• Vendor  juga harus menjaga kualitas produk yang disediakannya demi menjaga kepuasan perusahaan yang menggunakan layanannya.

Kelebihan dan Kekurangan Vendor

Kegiatan penyediaan produk yang dilakukan oleh vendor tentunya memiliki sejumlah kelebihan dan kekurangan.

Berikut adalah kelebihan dari vendor:

• Ketika telah mendapatkan perusahaan rekanan yang menjalin hubungan kerjasama dengannya, maka usaha vendor bisa berjalan lancar bahkan berkembang dengan baik.
• Vendor bisa mengembangkan usahanya dengan menjalin kerjasama dengan beberapa perusahaan rekanan sekaligus, sehingga perusahaan bisa  mendapat keuntungan yang besar pula.

Adapun kekurangan dari vendor adalah:

• Harus menyediakan produk jumlah dan kualitas sebagaimana yang diminta perusahaan yang adakalanya vendor memiliki kesulitan dengan itu.
• Memiliki tanggung jawab besar untuk menjaga kualitas produk dan ketepatan waktu pengiriman.
• Resiko keterlambatan pengiriman produk dan kualitas yang tidak sesuai keinginan perusahaan akan mengancam keberlangsungan kerjasama dengan perusahaan.

Perbedaan Vendor dan Supplier

• Berdasarkan Pengertiannya
  Vendor merupakan pihak yang menyediakan produk berupa barang atau jasa untuk perusahaan yang memerlukan guna menunjang kegiatan operasional perusahaan. Sedangkan  supplier adalah pihak  yang menyediakan bahan baku untuk perusahaan, untuk kemudian diolah atau didistribusikan kepada pelanggan melalui distributor atau vendor.
• Berdadarkan Fungsi dan Tujuannya
  Berdasarkan fungsinya, vendor memiliki peran sebagai penyedia barang dan jasa yang tugas utamanya adalah memenuhi kebutuhan barang atau jasa ke pelanggan. Sedangkan supplier berperan dalam menyediakan sumber utama dalam rantai pasokan, mereka menyediakan barang dan layanan kepada produsen.

Kesimpulan Pembahasan

Dalam dunia bisnis, istilah vendor dikenal sebagai pihak yang berperan dalam menyediakan produk berupa barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan guna menunjang aktivitas operasional perusahaan. Dengan keberadaan vendor, perusahaan akan lebih mudah untuk memenuhi keperluan operasionalnya tanpa harus mencari-carinya sendiri.

Vendor memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menyediakan keperluan perusahaan berupa barang dan jasa sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya. Selain itu, vendor perlu memastikan kualitas produk yang ditawarkannya tersebut dan juga juga memastikan agar produk yang dibutuhkan perusahaan bisa diterima oleh perusahaan tepat pada waktunya.

Mengingat pentingnya peran vendor untuk keberlangsungan operasional perusahaan, maka vendor dan perusahaan harus menjalin kerjasama dengan baik. Demikian jugavendor harus melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya kepada perusahaan dengan melakukan strategi pelayanan yang bisa memuaskan perusahaan rekanan. Dengan demikian vendor akan bisa bersaing dan bahkan mengembangkan usahanya lebih maju lagi.