Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah perangkat lunak yang paling banyak digunakan di bidang SDM.
Pengertian Sistem Informasi SDM
Sistem Informasi SDM atau sering disebut HRIS (Human Resources System Information) adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan data tentang karyawan organisasi. Dalam kebanyakan kasus, sistem ini mencakup fungsionalitas dasar yang diperlukan untuk Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) ujung ke ujung.
Sistem Informasi SDM merupakan sistem untuk rekrutmen, manajemen kinerja, pembelajaran & pengembangan, dan banyak lagi.
Nama lain yang umum digunakan adalah sistem HRIS dan HRMS , atau sistem Manajemen Sumber Daya Manusia. Ini semua adalah kata-kata yang berbeda untuk hal yang sama.
Secara kolektif, sistem ini juga disebut sistem Manajemen Modal Manusia, atau HCM. HRIS dapat berjalan pada infrastruktur teknis perusahaan sendiri, atau, yang lebih umum saat ini, berbasis cloud. Ini berarti bahwa perangkat lunak SDM berjalan di luar lokasi perusahaan, sehingga lebih mudah untuk diperbarui.
Fungsi Penerapan Sistem Informasi SDM
Ada berbagai jenis sistem dan perangkat lunak HRIS. Karena HRIS mencakup semua fungsi untuk SDM, semua fungsi yang terpisah adalah bagian dari sistem. Fungsi-fungsi ini meliputi:
- Sistem Pelacakan Pemohon (ATS).
Perangkat lunak ini menangani semua kebutuhan perekrutan perusahaan. Ini melacak informasi kandidat dan resume, memungkinkan perekrut untuk mencocokkan lowongan pekerjaan dengan kandidat yang cocok dari kumpulan aplikasi perusahaan, dan membantu memandu proses perekrutan. - Daftar gaji
Payroll mengotomatiskan proses pembayaran karyawan. Data kontrak dan informasi tentang karyawan baru sering dimasukkan ke dalam sistem ini – terkadang digabungkan dengan data waktu & kehadiran – dan pada akhir bulan, pesanan pembayaran dibuat. - Administrasi manfaat
Fungsi lain dari HRIS adalah manajemen manfaat. Tunjangan karyawan merupakan aspek penting dari kompensasi dan juga dikelola dalam sistem ini. Sistem yang lebih maju menawarkan model swalayan karyawan untuk tunjangan karyawan. Dalam hal ini, karyawan dapat memilih sendiri manfaat yang mereka cari. Satu mungkin ingin lebih banyak cuti ayah, yang lain mobil perusahaan yang lebih mahal. - Waktu kedatangan
Modul ini mengumpulkan data waktu dan kehadiran dari karyawan. Ini sangat relevan untuk pekerja shift di mana karyawan masuk dan keluar. Dulu, karyawan sering menuliskan jam kerja mereka di selembar kertas. Kemudian, manajer akan memasukkan data secara manual ke dalam sistem pelacakan waktu. Berdasarkan data ini, pesanan pembayaran dibuat dan dibayarkan kepada semua karyawan. Saat ini, para pekerja sering melakukan check-in kerja dengan sidik jari atau kartu yang disinkronkan dengan HRIS. Ini memberikan waktu yang tepat untuk kedatangan dan keberangkatan. Setiap masalah dengan keterlambatan mudah dideteksi. - Pelatihan
Pembelajaran dan pengembangan adalah elemen kunci dalam hal manajemen karyawan. Modul ini memungkinkan HR untuk melacak kualifikasi, sertifikasi, dan keterampilan karyawan, serta garis besar kursus yang tersedia untuk karyawan perusahaan. Modul ini sering disebut sebagai LMS, atau Learning Management System, jika berdiri sendiri. LMS biasanya mencakup e-learning yang tersedia dan kursus lain yang harus diikuti oleh karyawan. - Manajemen kinerja
Manajemen kinerja adalah bagian penting dalam mengelola orang. Peringkat kinerja dihasilkan sekali atau beberapa kali dalam setahun oleh manajer langsung atau rekan kerja karyawan. - Perencanaan suksesi
Menciptakan saluran bakat dan memiliki pengganti yang tersedia untuk peran kunci dalam organisasi adalah komponen kunci lain dari HRIS. - Layanan mandiri karyawan
Layanan mandiri karyawan telah disebutkan. Organisasi semakin berfokus pada memiliki karyawan dan supervisor langsung mereka mengelola data mereka sendiri. Permintaan seperti hari libur dapat diminta oleh karyawan itu sendiri. Setelah disetujui, ini kemudian segera disimpan ke dalam sistem (dan didaftarkan untuk melacak tujuan penggajian dan tunjangan). - Pelaporan & Analisis
Modul yang jauh lebih langka dalam sistem HRIS adalah pelaporan dan analitik. Sistem modern memungkinkan pembuatan laporan SDM otomatis tentang berbagai topik seperti pergantian karyawan, ketidakhadiran, kinerja, dan banyak lagi.
Manfaat Sistem Informasi SDM
Departemen sumber daya manusia dalam organisasi mana pun dianggap sangat penting bagi seluruh organisasi. Banyak fungsinya dan salah satunya adalah sebagai latar belakang yang mendukung bagi perusahaan dengan menyediakan segala sesuatu mulai dari tenaga kerja terampil dan berbakat hingga layanan pelatihan manajemen, peluang pengayaan karyawan, dan banyak lagi.
Karena tenaga kerja adalah pengeluaran terbesar bagi sebagian besar organisasi, sumber daya manusia membantu perusahaan memperoleh nilai terbesar dari aset penting ini. Namun, agar dapat berfungsi secara optimal, departemen sumber daya manusia harus memiliki alat dan sumber daya yang tepat.
HRIS dapat digunakan di dalam departemen untuk membantu karyawan dan manajer sumber daya manusia meningkatkan produktivitas dan hasil upaya mereka.
Manfaat perangkat lunak HRIS meliputi:
- Ekspedisi tugas berulang melalui otomatisasi
- Peningkatan kemampuan untuk menjangkau kumpulan kandidat besar terkait lowongan posisi baru
- Kemampuan untuk dengan cepat menerapkan standar seleksi yang lebih tinggi ke sejumlah aplikasi
- Orientasi cepat dimungkinkan oleh aksesibilitas seluler
- Pengurangan kertas dan bahan terkait serta penyimpanan – seringkali menghasilkan penghematan biaya
- Kemudahan dalam mendistribusikan materi up-to-date mengenai kebijakan dan prosedur perusahaan
- Potensi keterlibatan karyawan yang lebih besar melalui opsi swalayan
- Merampingkan pendaftaran terbuka untuk manfaat
- Pemberdayaan karyawan untuk mengubah informasi manfaat secara langsung saat terjadi perubahan
- Peningkatan kolaborasi di seluruh organisasi, bahkan ketika ada beberapa lokasi perusahaan
- Peningkatan kemampuan pelatihan melalui integrasi dengan LMS dan fitur pelacakan pengembangan
- Optimalisasi penjadwalan dengan penekanan pada kepatuhan dan distribusi langsung kepada karyawan
- Pengurangan kesalahan dalam sistem penggajian dan database informasi karyawan
- Peningkatan kemampuan dan akurasi pelacakan waktu dan kehadiran
- Penurunan kesengsaraan kepatuhan dibantu oleh peringatan dan opsi pelaporan otomatis
- Kemampuan untuk membuat keputusan yang lebih tepat secara real time dengan menggunakan analitik dan integrasi data organisasi
Model Sistem Informasi SDM
Sistem HRIS yang paling terkenal termasuk Workday, PeopleSoft Oracle, SuccessFactors SAP, perangkat lunak Ultimate, Ceridian, dan ADP. Garnter (2018) mengidentifikasi penyedia ini sebagai pemimpin HRIS.
Contoh Penerapan Sistem Informasi SDM
Sementara fitur HRIS menguntungkan organisasi dalam banyak hal, salah satu manfaat HRIS yang paling penting berkaitan dengan kemampuan program perangkat lunak untuk meningkatkan produktivitas karyawan sumber daya manusia.
Sistem SDM ini sangat rinci, dan dirancang untuk meningkatkan dan mempercepat upaya karyawan SDM dalam beberapa cara. Misalnya, mereka dapat membantu perekrutan dengan menyederhanakan proses pengumpulan resume, meninjau informasi kandidat, dan banyak lagi.
Sistem HRIS juga dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas yang terkait dengan manajemen keuangan melalui tugas pemrosesan penggajian dan administrasi tunjangan. Tugas-tugas terkait lainnya mungkin memerlukan banyak jam tenaga kerja setiap minggu.
Namun, waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikannya dapat dikurangi secara drastis ketika beberapa tugas diotomatisasi melalui sistem HRIS. Tugas yang mungkin membutuhkan banyak jam kerja mungkin dapat diselesaikan dengan sangat cepat dan mudah – atau terkadang bahkan dilakukan secara otomatis – dengan program perangkat lunak.
Kesimpulan Pembahasan
Kesimpulannya, penting untuk memilih HRIS yang tepat. Perusahaan yang meluangkan waktu untuk berinvestasi dalam HRIS yang sesuai dengan tujuan, sasaran, misi, dan nilai mereka, adalah perusahaan yang berinvestasi di masa depan dan kesuksesannya.
Akan diperlukan untuk menyesuaikan HRIS apa pun dengan kebutuhan unik perusahaan sehingga sistem akan tetap fleksibel dan relevan sepanjang kehidupan perusahaan atau perusahaan.