Kali ini kita akan membahas mengenai surat dinas, berikut pembahasannya.
Pengertian Surat Dinas
Surat Dinas adalah jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh lembaga atau instansi resmi pemerintaha guna untuk keperluan kedinasan. Isi dari surat dinas biasanya memberi pengumuman, tugas dan sebagainya.
Surat ini ditulis menggunakan bahasa yang baku dan format penulisan yang resmi. Surat dinas digunakan sebagai suatu alat komunikasi untuk menyampaikan suatu hal apapun yang berkaitan dengan kedinasan.
Ciri-ciri Surat Dinas
Memiliki kop surat dan nama instansi di bagian kepala surat
Memiliki nomor surat dan lampiran
Penggunaan bahasa sesuai dengan EYD, baku, resmi, formal dan sopan
Surat dinas dilengkapi dengan stempel dari instansi yang mengeluarkan surat tersebut
Adanya salam pembuka dan penutup
Isi dari surat dinas tidak perlu panjang dan harus langsung pada inti yang akan disampaikan.
Fungsi Surat Dinas
Sebagai sebuah pedoman dalam pekerjaan
Bukti adanya perubahan atau perkembangan di suatu instansi
Surat Permohona Surat jenis ini berisikan permohonan atau permintaan sesuatu hal kepada pihak lain yang dikirimi suratnya. Surat permohonan biasanya dikirimkan untuk instansi dengan posisi yang lebih tinggi.
Surat Pemberitahuan Surat Pemberitahuan berisikan mengenai informasi pengumuman yang perlu diketahui oleh suatu instansi. Surat ini hanya menginformasikan mengenai sesuatu jadi tidak perlu ditanggapi.
Surat panggilan kerja Surat ini berisikan panggilan untuk melakukan interview, yang berkaitan dengan pekerjaan.
Surat Perjanjian Kerja Surat yang berisikan tentang ketentuan guna mengatur hubungan antara pegawai dengan perusahaan, yang kemudian ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Surat Keterangan Surat jenis ini berisikan informasi atau keterangan kondisi seseorang yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
Struktur Surat Dinas
Kop Surat Kop surat digunakan untuk membedakan antara surat resmi dengan surat tidak resmi. Kalau surat resmi harus ada kop suratnya. Kop surat berisi logo dan nama dari instansi tersebut.
Tanggal Surat Terdiri dari nama, tempat kemudian tanggal surat tersebut dibuat.
Nomor Terdiri dari kode, nomor urut surat tersebut ketika dikeluarkan/
Lampiran Lampiran ini boleh diisi ketika terdapat dokumen lain yang ingin dilampirkan. Tetapi jika tidak ada dokumen yang dilampirkan diisi dengan tanda strip (-).
Hal atau Perihal Berisikan isi pokok, untuk apa surat dinas tersebut.
Alamat Ditujukan untuk siapa surat tersebut akan dikirimkan, baik perorangan atau untuk instansi.
Salam pembuka Dipakai untuk menunjukkan rasa hormat atau sopan santun.
Isi surat Berisikan topik yang ingin disampaikan oleh pihak lain, harus sama dengan perihal.
Salam penutup Digunakan untuk menunjukkan akhir dari surat dinas tersebut.
Nama Nama lengkap dari orang yang menulis surat tersebut.
Tembusan Tembusan digunakan jika surat dinas tersebut membutuhkan tembusan.
Contoh Surat Dinas
Cara membuat Surat Dinas
Cara membuat surat dinas atau surat resmi adalah sebagai berikut:
Surat resmi yang baik dan benar dikeluarkan oleh suatu instansi, biasanya menggunakan kop surat.
Harus ada nomor pembuatan, lampiran serta hal atau perihal pada surat resmi tersebut.
Menggunakan bahasa yang baku, formal, resmi dan dapat dengan mudah dipahami.
Dibuka dan ditutup menggunakan salam.
Harus ada cap atau stempel yang menunjukkan bahwa surat tersebut adalah surat resmi. Apabila tidak ada cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.