Daftar isi
Setiap manusia hidup tidak selalu sendirian, pasti memerlukan bantuan orang lain untuk dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang ada pada hidupnya. Biasanya manusia melakukan bantuan dengan sebuah permohonan dengan sopan atau formal menggunakan surat permohonan.
Surat permohonan formal biasanya ditulis oleh seorang pekerja atau pelajar untuk memperoleh tujuan yang diinginkan, misalnya meminta izin cuti, meminta bantuan dana bidikmisi dan lainnya.
Pengertian Surat Permohonan
Surat permohonan merupakan salah satu jenis dari surat resmi. Surat permohonan biasanya diajukan sebagai pernyataan permohonan terhadap suatu instansi untuk suatu kepentingan. Surat ini biasanya ditulis secara individu kepada instansi, namun ada juga surat permohonan yang dibuat antar instansi.
Surat permohonan memiliki berbagai jenis dan tujuan yaitu untuk mengajukan sebuah permohonan atau permintaan mengenai suatu hal kepada suatu pihak lain. Gaya penulisan dari surat permohonan harus mengikuti format umum yang biasanya digunakan oleh individu atau instansi.
Tujuan Surat Permohonan
Tujuan dari surat permohonan yaitu untuk mengajukan permintaan terhadap sesuatu hal kepada pihak yang memiliki keterikatan dengan lembaga formal. Selain itu surat permohonan juga digunakan sebagai bukti secara tertulis mengenai hal yang akan kita jalankan.
Syarat Penulisan Surat Permohonan
Surat permohonan termasuk atau tergolong ke dalam salah satu jenis surat resmi. Dimana penulisan dari surat resmi harus dan wajib menggunakan format dan syarat syarat yang sudah ada sebelumnya atau sudah ditetapkan.
Hal tersebut dikarenakan untuk memberikan keterangan yang jelas mengenai informasi kepada si penerima surat permohonan. Ada beberapa syarat atau hal yang perlu diperhatikan di dalam penulisan surat permohonan sebagai berikut ini yaitu:
- Identitas
Menulis surat permohonan wajib dan harus mencantumkan identitas. Identitas harus ditulis dengan jelas dan lengkap sesuai dengan tanda pengenal yang dimiliki oleh si pembuat surat permohonan. Penulisan dari identitas ini tujuannya yaitu agar surat permohonan yang dikirimkan tepat pada sasaran dan penerima mengerti apa maksud dari surat permohonan tersebut. Sebelum dikirim, harus dipastikan terlebih dahulu atau di cek ulang mengenai identitas apakah sudah lengkap. Kelengkapan dari identitas disini yaitu nama dari penulis, alamat, tempat tanggal lahir dan beberapa hal lainnya yang sifatnya penting. - Tulisan Rapi
Di dalam penulisan juga penting menggunakan font atau jenis tulisan yang bagus dan rapi. Pastikan bahwa tulisan antar kalimat dan paragraf bisa dibaca dengan jelas dan tidak buram. Saat ini dengan menggunakan media seperti laptop atau PC lebih mempermudah dalam pembuatan dan penulisan dari surat permohonan. Namun, jika surat permohonan ditulis secara manual yaitu menggunakan tangan, maka harus memiliki tulisan tangan yang bagus. Hal tersebut berguna agar isi dari surat permohonan bisa dibaca dengan jelas. - Tata Letak
Dikarenakan surat permohonan termasuk ke dalam surat resmi, maka tata letak dalam penulisan surat permohonan juga harus benar benar diperhatikan. Tata letak dari surat resmi biasanya meliputi kepala surat, salam pembuka, identitas dan lainnya. - Tujuan Surat
Tujuan dari surat permohonan tentunya berbeda beda, hal tersebut dikarenakan pada setiap surat permohonan yang dibuat berdasarkan pada kategori masing masing. Di dalam surat permohonan, tujuan menjadi unsur utama yang membedakan surat permohonan dengan surat lainnya. - Dateline Surat
Dateline surat yaitu waktu penulisan surat permohonan dan penentu batas waktu untuk memberikan balasan pada surat tersebut. Dateline surat dibuat agar penerima surat tahu kapan kita membuat surat permohonan dan kapan batas waktu membalasnya.
Jenis Surat Permohonan
Surat Permohonan Beasiswa
Jenis surat ini ditulis berdasarkan pada tujuannya yaitu untuk meminta bantuan beasiswa pendidikan. Surat permohonan beasiswa ini ditulis oleh seorang pelajar yang ingin melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi tanpa menggunakan biaya.
Sehingga mengajukan bantuan dana pendidikan baik kepada pemerintah atau sebuah perusahaan. Biasanya surat permohonan ini memiliki format yang sudah disediakan secara langsung oleh perusahaan.
Surat Permohonan Izin Cuti
Surat permohonan ini digunakan atau ditulis dengan tujuan untuk meminta izin cuti kepada pihak yang jabatannya lebih tinggi di suatu perusahaan. Surat permohonan izin cuti ini biasanya ditulis oleh karyawan dengan kondisi yang benar benar mendesak.
Surat Permohonan Sponsor
Surat permohonan ini dibuat dengan tujuan yaitu untuk meminta bantuan donasi yang berasal dari sponsor. Surat permohonan sponsor ini dibuat atas permintaan dari seorang yang akan melangsungkan sebuah acara baik itu acara resmi atau tidak.
Semakin banyak dan besar pihak yang memberikan sponsor, maka acara akan menjadi semakin lancar dan meriah. Di dalam penulisan surat permohonan sponsor harus ditulis dengan jelas yaitu dimohon untuk memberikan donasi atau sponsor dan tujuan dicarinya sponsor di dalam sebuah acara.
Surat Permohonan Kerjasama
Surat permohonan kerjasama ini ditulis oleh kedua belah pihak yang melakukan perjanjian bisnis untuk memperkuat hubungan perusahaan agar memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak.
Surat ini juga diajukan pada saat pemohon sedang mengalami kendala yang tidak bisa dihadapi dan diatasi secara pribadi, sehingga memerlukan bantuan dari pihak lain untuk mendorong dan menyelesaikan permasalahan.
Format Surat Permohonan
- Kepala Surat/ Kop Surat
Hal yang terpenting di dalam surat permohonan adalah kepala surat. Letak dari kepala surat ini ada di bagian paling atas surat dengan format yaitu rata tengah. Namun, jika si pengirim bukan berasal dari lembaga yang resmi, kepala surat bisa diganti menggunakan judul surat.
Di dalam kepala atau kop surat terdapat nama instansi atau lembaga resmi dan disertai dengan logo dan alamat lengkap dari si pengirim surat permohonan.
- Waktu Surat
Bagian waktu surat ini biasanya diletakkan pada posisi awal setelah kop surat dan tepatnya di bagian kanan. Bisa juga dituliskan pada bagian akhir dari surat permohonan yaitu setelah salam penutup dan sebelum penulisan tanda tangan.
- Nomor Surat
Surat resmi memiliki nomor surat yang memiliki fungsi memberikan urutan ditulisnya sebuah surat permohonan. Nomor surat biasanya terletak pada bagian kiri bawah dan sebelum atau tepat diatas lampiran.
- Perihal dan Lampiran
Penulisan lampiran bisa dituliskan jika ada berkas penting selain surat permohonan yang bisa mendukung pernyataan isi di dalam surat tersebut. Lampiran bisa juga tidak dituliskan jika tidak ada berkas yang dinyatakan sebagai pendukung surat.
- Salam Pembuka dan Penutup
Setiap jenis surat, baik itu surat resmi atau pribadi memiliki salam pembuka dan salam penutup di dalamnya. Letak dari salam pembuka biasanya di awal pembukaan sebelum isi dari surat.
Sedangkan salam penutup letaknya berada di akhir surat, yaitu setelah isi surat dan sebelum nama terang dan tanda tangan dari si pengirim surat permohonan.
- Identitas Pengirim dan Penerima
Identitas si pengirim dan penerima bisa diletakkan di awal atau akhir dari surat permohonan dan tergantung dari kepentingan si pengirim surat tersebut. Identitas dapat memberikan kejelasan mengenai tujuan dari ditulisnya surat kepada kedua pihak yang bersangkutan.
- Isi Surat
Isi surat biasanya ditulis pada bagian tengah surat. Pada bagian isi surat ini bisa menuliskan segala hal atau informasi yang dibutuhkan yang terkait dengan tujuan dari si pembuat surat permohonan. Isi dari surat permohonan biasanya terdiri dari 1 – 2 paragraf yang ditulis dengan padat, jelas dan singkat.
- Tanda Tangan dan Nama Terang
Bagian terakhir yang penting juga yaitu tanda tangan dan nama terang dari si pengirim surat permohonan tersebut. Tanda tangan ditulis menggunakan pena dengan tinta yang berwarna hitam dan tidak perlu mencantumkan materai.
Contoh Surat Permohonan
