Surat Keputusan Organisasi: Pengertian, Fungsi, Format dan Contoh

Surat keputusan tentu bukan hal yang asing bagi berbagai instansi. Setiap instansi bisa mengeluarkan surat keputusan ketika diperlukan. Baik itu instansi pemerintahan, pendidikan, maupun industri. Biasanya surat keputusan akan dikeluarkan oleh pimpinan atau kepala instansi.

Tujuan dari surat keputusan yang dikeluarkan berbeda-beda, tergantung pada situasi dan kondisi yang sedang terjadi pada instansi yang bersangkutan. Oleh karena itu, jenis dari surat keputusan pun ada beberapa macam. 

Penjelasan tentang surat keputusan secara lengkap terdapat pada penjelasan di bawah ini. Akan dijelaskan mulai dari pengertian, jenis, fungsi, format, cara membuat, hingga contoh dari surat keputusan. 

Pengertian Surat Keputusan

Surat keputusan adalah ketetapan atau keputusan yang dibuat oleh suatu badan atau instansi secara tertulis dengan berdasarkan pada undang-undang yang berlaku. Surat keputusan pada umumnya dikeluarkan oleh suatu lembaga seperti organisasi, sekolah, instansi pemerintahan, serta lembaga-lembaga lainnya. Pihak yang berwenang dalam mengambil keputusan biasanya adalah pimpinan atau kepala dari lembaga tersebut.

Surat keputusan dibuat sebagai penentu status resmi atau status hukum seseorang atau organisasi tentang status semua pihak yang diterangkan dalam surat keputusan tersebut. Setiap keputusan yang diambil oleh suatu lembaga tidak diperkenankan dalam bentuk lisan. Sebab tidak bisa dijadikan sebagai bukti karena kekuatannya rendah. Maka dari itu diperlukan surat keputusan yang memiliki kekuatan hukum.

Pada umumnya, surat keputusan tidak diberitahukan secara publik, melainkan langsung terhadap yang bersangkutan. Sehingga surat keputusan ini bersifat final, konkret, dan individual.

Jenis-jenis Surat Keputusan

Ada beberapa jenis surat keputusan, yaitu:

1. Surat Keputusan Penunjukan Staf/Karyawan

Surat keputusan jenis ini biasanya dibuat oleh pimpinan lembaga atau direktur untuk mengangkat atau memberhentikan staf atau karyawan di lembaga atau perusahaan yang dipimpinnya. Cara penulisannya sama dengan struktur penulisan surat keputusan yang berlaku, dimana pengubahannya hanya pada konten, hukum, dan peraturan yang ada di lembaga atau perusahaan. 

2. Surat Keputusan Visi dan Misi Lembaga

Surat keputusan jenis ini dibuat untuk menetapkan visi dan misi suatu lembaga. Lembaga merumuskan visi dan misi, lalu akan diundangkan. Ketika sudah seluruh anggota sudah menyetujui, maka visi dan misi tersebut harus dilaksanakan oleh seluruh anggota di lembaga tersebut.

3. Surat Keputusan Pergantian Staf

Surat keputusan pergantian staf biasanya digunakan untuk penugasan staf/karyawan atau untuk mutasi. Apabila penugasan atau mutasi tanpa surat ini, maka dianggap tidak sah atau ilegal. 

4. Surat Keputusan Pertandingan

Sebuah pertandingan atau kompetisi tentunya akan menghasilkan pemenang atau juara dari pertandingan tersebut. Maka surat keputusan digunakan untuk menentukan pemenangnya. Dengan demikian, pemenang dari pertandingan tersebut merupakan pemenang resmi. Surat ini digunakan sebagai tanda profesionalitas kerja dan bersifat resmi. 

Fungsi Surat Keputusan

Surat keputusan dibuat untuk berbagai keperluan lembaga atau organisasi. Berikut ini beberapa fungsi surat keputusan:

1. Sebagai keputusan tertulis resmi yang dikeluarkan dari lembaga atau organisasi.
2. Sebagai solusi yang bersifat deterministik atau menentukan kepada seseorang atau individu dari lembaga atau organisasi.
3. Sebagai jaminan hukum.
4. Memberikan privasi atau menjaga martabat bagi individu yang mendapatkan surat keputusan.
5. Pengesahan dokumen-dokumen penting lembaga atau organisasi.
6. Pemberian penghargaan atau sanksi bagi individu dari lembaga atau organisasi.

Format Surat Keputusan

Penulisan surat keputusan ada ketentuan yang harus diketahui. Dalam hal ini, ada struktur atau format penulisan surat keputusan yang harus diikuti.

Berikut ini struktur atau format surat keputusan secara umum:

1. Kepala Surat Keputusan

Kepala surat keputusan terdiri dari:

• Kop naskah lembaga
• KK
• Kata keputusan dan nama jabatan yang menetapkan surat keputusan
• Nomor dan tahun pembuatan surat keputusan
• Kata tentang yang ditulis di tengah dengan huruf kapital
• Judul keputusan

2. Konsiderans

Konsiderans berisi tentang pertimbangan pembuatan surat keputusan. Umumnya konsiderans ini memuat undang-undang, peraturan, serta keputusan terdahulu yang berkaitan dengan pokok perihal yang ada atau yang terjadi.

3. Desideratum

Desideratum adalah bagian surat keputusan yang memuat tujuan dari pembuatan surat keputusan tersebut. Desideratum dituliskan secara tersirat pada surat keputusan.

4. Diktum

Diktum berisi tentang satu atau lebih ketetapan yang merupakan kesimpulan konsiderans dan desideratum. Pada umumnya diktum diawali dengan kata “memutuskan” atau “menetapkan.

5. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh merupakan isi dari surat keputusan tersebut. Isi keputusan diuraikan dengan bilangan bertingkat. Disusunnya berdasarkan pada format ketentuan penyusunan peraturan.

6. Kaki

Isi dari surat keputusan terdiri atas tempat penetapan, tanggal penetapan, jabatan yang menetapkan, tanda tangan yang menetapkan, nama dan gelar yang menandatangani, serta cap resmi.

7. Lampiran (apabila dibutuhkan)

Apabila surat keputusan tersebut diperlukan adanya lampiran, maka akan disertakan file dari lampiran yang bersangkutan. 

Cara membuat Surat Keputusan

Cara membuat surat keputusan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Siapkan kertas kerja atau Kop Surat dari lembaga atau organisasi, yang biasanya menggunakan kertas A4 dengan size 210 x 297 mm, atau sesuai kebutuhan, lalu atur margins, jenis dan ukuran huruf (font). 
2. Selanjutnya buat surat keputusan dengan langkah berikut:

Kepala Surat Keputusan

Kepala surat keputusan berisi:

• Lambang lembaga atau organisasi sesuai dengan keperluan.
• Kata keputusan atau kalimat surat keputusan dengan posisi di tengah-tengah, di bawahnya ditulis nama lembaga dan atau organisasi yang
  mengeluarkan surat keputusan, ditulis secara simetris dengan huruf kapital.

Nomor Surat Keputusan

Penulisan boleh langsung Nomor atau disingkat menjadi No. diikuti dengan nomor
surat secara berurutan, kode surat, bulan dan tahun.

Hal atau Tentang

Dibagian ini tulis ringkasan pendek, jelas yang merupakan intisari dari keputusan dengan menggunakan huruf kapital. Nama lembaga atau organisasi yang berwenang mengeluarkan surat keputusan, diketik juga dengan huruf kapital.

Konsideran

Berisi:

• Menimbang, memuat uraian singkat tentang apa yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan surat keputusan.
• Mengingat, memuat peraturan atau perundang-undangan yang menjadi dasar hukum atau dasar kewenangan yang memerintahkan pembuatan surat keputusan.
• Memperhatikan, memuat keputusan rapat yang pernah atas permasalahan yang akan dibuatkan surat keputusan tersebut, (diperlukan dapat menambahkan kata mendengar atau kata membaca, yang menguraikan tentang tulisan atau pendapat dari pemimpin atau pengambil keputusan.

Diktum

Diktum terdiri atas dua kata, yaitu:

• MEMUTUSKAN, ditulis menggunakan huruf kapital.
• MENETAPKAN, yang memuat ringkasan yang pendek dan jelas tentang intisari dari keputusan, ditulis dengan menggunakan huruf kapital sama dengan isi dari bagian “hal atau tentang”. 

Kemudian perihal apa yang diputuskan dalam surat keputusan tersebut ditulis dengan rumusan kalimat yang diawali dengan kata Pertama, Kedua dan seterusnya atau Kesatu, Kedua dan seterusnya, atau Pasal 1, Pasal 2 dan seterusnya.

Penutup

Penutup terdiri dari:

1. Nama tempat di mana surat keputusan tersebut dikeluarkan, penulisannya didahului kata Ditetapkan. Contoh, (Ditetapkan di : Jakarta).
2. Di bawahnya ditulis tanggal, bulan dan tahun pembuatan didahului dengan kata Pada Tanggal. Contoh (Pada Tanggal : 01 November 2023).
3. Nama lembaga atau organisasi yang bersangkutan.
4. Tanda tangan pejabat yang berwenang dari lembaga atau organisasi.
5. Jabatan yang bersangkutan.
6. Cap lembaga atau organisasi yang bersangkutan.

Distribusi

Distribusi merupakan tembusan surat keputusan yang memuat daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat keputusan tersebut.

Lampiran

Jika surat keputusan memiliki lampiran, maka lampiran tersebut menjelaskan lebih lanjut tentang isi diktum atau hal-hal yang ditetapkan pada surat keputusan dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Surat Keputusannya.

Contoh Surat Keputusan

Di bawah ini beberapa contoh surat keputusan:

1. Contoh Surat Keputusan Pengurus Ikatan Alumni Mahasiswa

2. Contoh Surat Keputusan Yang Ditandatangani Kepala BNPB

3. Contoh Salinan Surat Keputusan Yang Ditandatangani Kepala BNPB

4. Contoh Salinan Surat Keputusan Yang Ditandatangani Sekretaris Utama BNPB