11 Alur Transaksi Pembelian dalam Aktivitas Bisnis

Apa itu Transaksi Pembelian

Transaksi pembelian adalah proses di mana seseorang atau sebuah entitas memperoleh barang atau jasa dari pihak lain dengan membayar sejumlah uang atau nilai yang setuju. Transaksi pembelian dapat terjadi antara individu dengan individu lainnya, antara individu dengan perusahaan, atau antara perusahaan dengan perusahaan.

Dalam transaksi pembelian melibatkan dua pihak yakni, pihak yang melakukan pembelian dan membayar untuk memperoleh barang atau jasa yang disebut pembeli. Selanjutnya, pihak yang menyediakan barang atau jasa yang akan dibeli oleh pembeli disebut dengan penjual.

Produk fisik atau layanan yang akan diperoleh oleh pembeli dalam transaksi disebut dengan barang atau jasa. Adapun jumlah uang atau nilai yang disepakati sebagai imbalan untuk memperoleh barang atau jasa tersebut disebut dengan harga.

Dalam transaksi pembayaran terdapat prosedur atau metode pembayaran yang digunakan oleh pembeli untuk membayar penjual, seperti tunai, transfer bank, kartu kredit, atau metode pembayaran elektronik lainnya.

Serta, bukti pembelian merupakan bukti transaksi, biasanya terdapat dokumen seperti faktur, kwitansi, atau struk pembayaran yang mencatat detail pembelian, termasuk informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, harga, jumlah, dan tanggal transaksi.

Selain itu terdapat kontrak atau perjanjian, beberapa transaksi pembelian yang lebih kompleks atau melibatkan persyaratan khusus, bisa ada kontrak atau perjanjian tertulis yang mengatur hak, kewajiban, dan syarat-syarat pembelian antara pembeli dan penjual.

Alur Transaksi Pembelian

Adapun alur umum dalam transaksi pembelian, berikut diantaranya:

1. Identifikasi Kebutuhan

Pembeli mengidentifikasi kebutuhan atau barang atau jasa yang ingin dibeli. Hal ini melibatkan penentuan jenis barang atau jasa yang diinginkan, spesifikasi produk, kuantitas, kualitas, dan fitur yang diinginkan.

Setelah mengetahui kebutuhan yang perlu dipenuhi maka ke depan dapat mengajukan permintaan barang dengan tiga cara yakni intuitif, penelitian pasar, dan perhitungan stok barang.

2. Melakukan Penelitian

Pembeli melakukan pencarian informasi untuk menemukan penjual atau penyedia barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Ini dapat melibatkan riset online, membandingkan harga, membaca ulasan, atau berkonsultasi dengan orang lain yang memiliki pengalaman sejenis.

Penelitian pasar dilakukan dengan cara meneliti permintaan konsumen yang paling banyak atau dengan metode observasi terjum langsung ke lapangan menemui masyarakat umum.

3. Mengajukan Permintaan dan Penawaran

Pembeli dapat mengajukan permintaan penawaran kepada penjual atau penyedia barang/jasa yang dipilih. Permintaan penawaran ini dapat berupa permintaan harga, rincian produk/jasa, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya.

Mengajukan permintaan dapat dengan melalui intuitif. Cara ini dapat dilakukan dengan memprediksi barang atau jasa apa saja yang sedang dibutuhkan oleh pelanggan.

4. Melakukan Negosiasi

Penjual atau penyedia barang atau jasa merespons permintaan penawaran dengan memberikan penawaran atau tawaran harga. Pembeli dapat melakukan negosiasi terkait harga, kualitas, kuantitas, syarat pembayaran, atau aspek lain dari transaksi untuk mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak.

5. Membuat Daftar Pesanan

Setelah kesepakatan dicapai, pembeli melakukan pemesanan resmi untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan. Pemesanan ini berisi rincian tentang barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, dan syarat-syarat lain yang telah disepakati.

6. Membuat Surat Pesanan atau Purchasing Order

Setelah membuat daftar pesanan, maka pembeli dapat melakukan pemesanan dengan mengirimkan surat pesanan kepada penjual. Hal yang perlu diperhatikan dalam langkah ini adalah pembeli tidak boleh mengirimkan surat pemesanan secara mendadak kepada penjual karena akan berpengaruh terhadap pendistribusian.

Dengan surat ini maka pembeli nantinya dapat melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang telah ditetapkan. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai, transfer bank, kartu kredit, atau metode pembayaran elektronik lainnya.

7. Pengiriman atau Penerimaan

Penjual atau penyedia barang atau jasa melakukan pengiriman atau menyediakan barang/jasa yang telah dipesan oleh pembeli. Barang atau jasa yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi yang telah disepakati.

8. Pemeriksaan dan Konfirmasi Barang yang Telah Diterima

Pembeli memeriksa barang atau jasa yang diterima untuk memastikan kesesuaian dengan pesanan dan kualitas yang diharapkan. Jika ada ketidaksesuaian atau masalah, pembeli dapat menghubungi penjual untuk konfirmasi atau penyelesaian.

9. Konfirmasi Penerimaan

Jika pembeli puas dengan barang atau jasa yang diterima, pembeli mengkonfirmasi penerimaan transaksi kepada penjual. Ini menandakan bahwa transaksi pembelian telah berhasil diselesaikan.

10. Evaluasi dan Retur

Setelah transaksi selesai, pembeli dapat melakukan evaluasi terhadap pengalaman pembelian, kualitas barang/jasa, layanan pelanggan, atau aspek lain yang relevan. Evaluasi ini dapat membantu pembeli dalam membuat keputusan pembelian di masa mendatang.

Apabila terjadi kesalahan dalam menerima barang maka pembeli dapat mengajukan retur barang kepada penjual. Namun apabila barang yang diterima dalam kondisi baik dan sesuai maka pembeli tidak perlu melakukan retur barang.

11. Melakukan Pembayaran sesuai Prosedur Pengeluaran Kas

Setelah barang diterima dengan aman tanpa kesalahan atau cacat maka pembeli dapat membayar barang. Terdapat dua proses pembayaran yakni pembayaran tunai dan kredit.

Pembeli dapat membayar transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas yang berlaku, apabila pembeli merupakan sebuah perusahaan. Hal ini bertujuan agar mempermudah dalam pencatatan keuangan perusahaan sebagai pembeli.