Daftar isi
Surat dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah yang berisi keperluan kedinasan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat dinas merupakan surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah (bebas dari biaya).
Surat dinas ditulis dengan bahasa baku/formal serta memiliki format penulisan yang resmi. Surat dinas terdisi dari kepala surat, tanggal surat, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi, salam penutup, tanda tangan, nama terang, jabatan, tembusan.
Selain itu, kaidah kebahasaan yang perlu diperhatikan dalam surat dinas adalah penggunaan bahasa baku dan kata sapaan yang formal.
Agar lebih memahami mengenai surat dinas, berikut ini Bagian Surat Dinas.
1. Kepala Surat
Kop surat atau kepala surat merupakan bagian atas surat yang berisi keterangan tentang nama instansi, alamat, dan nomor telepon, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat website dan email, serta logo atau lambang instansi.
Kaidah penulisan kop surat antar lain:
- Kepala surat sebaiknya ditulis dengan lengkap yaitu nama instansi, alamat, nomor telepon, nomor faksimile, nomor kotak pos, alamat email, dan lambang)
- Nama instansi ditulis dengan huruf kapital, misalnya KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
- Alamat, kotak faksimile, kotak pos, email, diawali dengan huruf kapital dan dilanjutkan huruf kecil, kecuali kata tugas, seperti dan, atau, dalam
- Jangan ada yang disingkat, misalnya Jalan tidak disingkat menjadi jln atau jl dan Telepon tidak disingkat menjadi telp.
- Semua unsur pada alamat dengan tanda koma (,) misalnya: Jalan Jenderal Sudirman, Senayan, Jakarta
- Apabila nomor telepon lebih dari satu, dipisahkan dengan tanda koma (,)
- Pada bagian bawah Kop Surat diberi garis horizontal.
2. Tanggal Surat
Komponen tanggal surat adalah tanggal, bulan, dan tahun surat dibuat. Kaidah penulisan tanggal pada surat dinas adalah sebagai berikut:
- Tanggal surat tidak didahului nama kota karena pada kepala surat sudah ditulis alamat instansi, misalnya:
- 12 Februari 2018 (benar)
- Jakarta, 12 Februari 2018 (salah)
- Nama bulan tidak disingkat, misalnya Februari menjadi Feb.
- Tahun surat ditulis lengkap, misalnya 2018
- Pada akhir penulisan atau pada akhir baris tidak perlu diberi tanda titik (.)
- Nama bulan diawali dengan huruf kapital.
3. Nomor Surat
Pada umumnya, nomor surat terdiri atas kode nomor surat, nomor urut surat yang dikeluarkan, nama lembaga, bulan surat dibuat, tahun surat dibuat. Nomor surat ditulis di sebelah kiri tanggal surat. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat:
- Kode setiap instansi/lembaga berbeda sesuai dengan jenis surat yang dibuat. Setiap kode dalam nomor surat dipisah dengan tanda garis miring (/)
- Penulisan kata Nomor diawali dengan huruf kapital
- Tahun ditulis lengkap
- Akhir nomor surat tidak perlu diberi tanda titik (.)
4. Lampiran
Lampiran menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) merupakan sesuatu yang dilampirkan; tambahan pada surat (lamaran, keputusan, dan sebagainya). Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran:
- Penulisan kata Lampiran diawali dengan huruf kapital.
- Kata lapiran diiukuti tanda petik dua (:)
- Jumlah lampiran ditulis dengan huruf
- Akhir lampiran tidak perlu diberi tanda titik (.)
5. Hal/Perihal
Hal atau perihal surat menunjukkan tujuan/intisari surat. Berikut ini kaidah penulisan hal surat dinas:
- Huruf awal kata Hal atau Perihal ditulis dengan huruf kapital.
- Kalimat isi lampiran ditulis dengan huruf kapital pada setiap katanya kecuali pada kata tugas.
- Misalnya: Peringatan Hari Pendidikan 2019
- Kalimat hendaknya berkategori nominal bukan verba.
- Kata perihal diikuti dengan tanda titik dua (:)
6. Alamat Surat
Berikut ini adalah kaidah penulisan alamat surat pada surat dinas:
- Tindak menggunakan kata kepada.
- Diawali dengan Yth. (menggunakan titik) atau Yang terhotmat (tanpa titik)
- Menggunaan kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara, atau gelar akademik seperti, Ir, Dr, dr, Drs. Jika belum diketahui siapa orang yang dituju, maka dapat menggunakan jabatan atau pangkat, misalnya Direktur PT…, HRD PT …., Kepala dinas …… dan sebagainya. Apabila sudah menggunakan gelar, jabatan, atau pangkat, maka tidak usah menggunakan kata sapaan. Contoh penulisan alamat surat dinas:
- Yth. Kepala Dinas Pendidikan Provinsi
- Yth. Bapak Yusuf
- Yth. Drs. Wibowo
- Jika alamat yang dituju lebih dari satu maka penulisannya diurutkan dimulai dari orang dengan jabatan yang paling tinggi. Misalnya:
- Yang terhotmat:
- 1. Para Pimpinan Unit Utama Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
- 2. Para Kepala Dinas Pendidikan Kota/Kabupaten
- 3. Para Kepala Sekolah Seluruh Indonesia
- Penulisan Jalan tidak disingkat. Kemudian nomor, RT, RW ditulis dengan lengkap dan diawali dengan huruf kapital.
- Kata nomor tidak perlu dicantumkan.
7. Salam Pembuka
Berikut ini beberapa kaidah penulisan salam pembuka yang perlu diperhatikan:
- Salam pembuka ditulis di sebelah kiri, dibawah nomor, lampiran, hal/perihal, dan alamat surat,tidak menjorok seperti alinea baru.
- Kalimat lazim yang digunakan untuk salam pembuka:
- Dengan hormat,
- Salam hormat
- Salam sejahtera
- Salam pembuka diikuti tanda koma (,)
- Huruf awal salam pembuka ditulis dengan huruf kapital.
8. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian penting dari surat dinas. Yang paling penting dalam penulisan isi surat adalah pemilihan kata, struktur kalimat, ejaan, yang harus sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Perlu diingat bahwa surat dinas menggunakan bahasa baku. Isi surat pada umumnya terdiri dari paragraf pembuka, isi, dan penutup.
9. Salam Penutup
Salam penutup merupakan tanda bahwa pembahasan surat telah selesai. Berikut ini beberap hal yang perlu diperhatikan penulisan salam penutup:
- Kalimat yang lazim digunakan sebagai salam penutup antara lain:
- Hormat saya,
- Hormat kami,
- Sama seperti salam pembuka, salam penutup diawali dengan huruf kapital dan dilanjutkan dengan huruf kecil
- Salam penutup diikuti dengan tanda koma (,)
10. Nama Terang dan Jabatan
Berikut ini beberapa kaidah penulisan yang perlu diperhatikan:
- Nama terang ditulis dengan huruf kapital pada setiap unsurnya, tanpa diberi tanda kurung [(..)], tidak digaris bawah, dan tidak ditebalkan.
- Dicantumkan nama jabatan yang bertanda tangan. Selain itu sebaiknya dilengkapi nomor induk pegawai dan cap jabatan.
- Penulisan jabatan diawali dengan huruf kapital pada masing-masing kata kecuali pada kata tugas seperti, dan
- Singkatan NIP tidak diberi tanda titik
- Tanda tangan yang diwakilkan dapat menggunakan a.n. (atas nama)
- Akhir baris tidak perlu diberi tanda titik (.)
11. Tanda Tangan dan Cap
Tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama terang yang bertanda tangan. Cap dibubuhkan dengan menyentuh tanda tangan pada sisi kiri.
12. Tembusan Surat
Tembusan surat diperlukan apabila terdapat pihak lain yang perlu mengetahu perihal surat yang ditulis. Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tembusan surat dinas:
- Kata tembusan diawali dengan huruf kapital.
- Jika tembusan lebih dari satu maka diikuti dengan tanda titik dua (:)
- Kepada dan Yth tidak perlu diikutsertakan.
- Yang dicantumkan untuk tembusan adalah orangnya bukan instansi atau kantornya.
- Jika yang ditembusi lebih dari satu orang, maka urutannya dimulai dari orang yang memiliki jabatannya lebih tinggi
- Misalnya:
- Tembusan:
- 1. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan
- 2. Kepala Dinas Pendidikan Provinsi
- 3. Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota
13. Inisial
Inisial merupakan kode nama (singkatan nama) pembuat konsep dan pengetikan. Insial digunakan untuk memudahkan dalam pemeriksaan ulang jika diperlukan. Inisial biasanya dicantumkan di penutup surat sebelah kiri atau sebelah kanan nama jabatan.