Daftar isi
Di dalam suatu kegiatan operasional harus ada satu dokumen yang harus dilengkapi agar seluruh proses pada kegiatan bisa dipertanggungjawabkan. Dokumen yang dimaksud disini adalah laporan pertanggungjawaban atau LPJ.
Laporan pertanggungjawaban biasanya laporan dalam bentuk dokumen yang tertulis. Pada materi kali ini kita akan membahas mengenai laporan pertanggungjawaban atau LPJ mulai dari pengertian hingga format di dalam penyusunan LPJ.
Pengertian Laporan Pertanggungjawaban
Laporan pertanggungjawaban adalah laporan dalam bentuk tertulis yang berupa dokumen yang disusun untuk melaporkan pelaksanaan kegiatan dari suatu organisasi kepada unit organisasi lainnya yang jabatannya lebih tinggi atauu sederajat.
Laporan pertanggungjawaban ini difungsikan sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan. Hasil dari evaluasi ini nantinya akan digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan perbaikan dan juga peningkatan kualitas dalam pelaksanaan kegiatan di masa yang mendatang.
Laporan pertanggungjawaban ini dibuat pada saat unit telah menyelesaikan proyek atau pekerjaan di dalam waktu tertentu. Hal ini tergantung proyek yang dilaksanakan atau perintah dari si penanggungjawab.
Tujuan Laporan Pertanggungjawaban
Tujuan dari laporan pertanggungjawaban atau LPJ yaitu untuk menjabarkan seluruh proses dari kegiatan operasional yang dilakukan secara rinci dan jelas. Dimulai dari proses sebelum digelar, pada saat berlangsung dan setelah selesai.
Di dalam LPJ juga terdapat penjelasan masalah yang dihadapi selama proses, hal ini berguna untuk dijadikan pembelajaran pada kegiatan selanjutnya. LPJ juga memiliki tujuan di dalam mengukur kemampuan dari tim pelaksananya yang mempertanggungjawabkan hasil kerja yang telah dikerjakan.
Prinsip dalam Membuat Laporan Pertanggungjawaban
- Rinci
Laporan pertanggunjawaban atau LPJ harus memuat informasi yang rinci sejak dari porses awal hingga akhir. Jangan sampai ada informasi yang lupa untuk dimasukkan ke laporan pertanggungjawaban. - Transparan
Laporan pertanggungjawaban yang dibuat haris bersifat transparan yang artinya seluruh proses harus diceritakan tanpa ada yang dihilangkan. Harus dijabarkan secara jelas agar nantinya menjadi lebih terpercaya. - Sistematis
Susunan dalam laporan pertanggungjawaban harus sistematis atau sesuai dengan urutannya. Berikan juga kaitan diantara bagian satu dengan bagian lainnya, dengan begitu pihak yang membacanya akan merasa lebih nyaman. - Komprehensif
Di dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban, seluruh informasi harus dimuat di dalamnya. Penggunaan 5W+1H juga digunakan agar pada saat melihat laporan agar lebih teratur dan nyaman saat dibaca.
Format dalam Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban
Di dalam membuat laporan pertanggungjawaban atau LPJ secara baik dan benar, juga harus membutuhkan format yang mempermudah kepentingan perusahaan dalam membaca dan memahami laporan.
- Bab I: Pendahuluan
Di dalam bab I yaitu pendahuluan sebaiknya diberikan informasi mengenai alasan yang melatarbelakangi diselenggarakan acara. Pendahuluan menggunakan 3 sub yaitu, latar belakang, maksud dan tujuan serta nama dari kegiatan yang akan dilaksanakan. - Bab II: Rencana Pelaksanaan Kegiatan
Pada bab II ini berisi mengenai rencana pelaksanaan kegiatan yang berisikan waktu, target peserta, fasilitas yang mendukung dan lainnya. Di dalam bab II ini juga dibagi menjadi 3 sub bab diantaranya yaitu mekanisme kegiatan, anggaran biaya dan susunan dari panita acara. - Bab III: Pelaksanaan Kegiatan
Di dalam bab III ini menjelaskan mengenai pelaksanaan kegiata misalnya yang telah direncanakan pada bab II. Di dalam bab III ini kita dapat melihat apakah rencana yang sebelumnya sudah di susun akan sesuai atau tidak dengan pelaksanaan kegiatan di lapangannya. - Bab IV: Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan
Pada bab IV ini memberikan informasi mengenai hasil dan evaluasi suatu pelaksanaan kegiatan, kendala apa saja yang menjadi penghambat kegiatan. Pada bab ini terdapat 2 sub bab yaitu pelaksanaan yang terjadi, evaluasi dan kesimpulan dari kegiatan. - Bab V: Penutup
Di dalam bab penutup ini biasanya berisi informasi ucapan terimakasih kepada semua pihak yang terkait yang sudah mendukung kegiatan tersebut. Kemudian ada permohonan maaf atas kekurangan dan kesalahan dari kegiata yang telah terjadi. - Bukti Lampiran
Pada tahap ini adalah tahap terakhir dari laporan pertanggungjawaban yaitu untuk meyakinkan kepentingan perusahaan, ada baiknya jika melampirkan bukti dokumen pengeluaran sebagai pelengkap dari laporan pertanggungjawaban. Bukti lampiran ini biasanya berisikan beberapa bagian diantaranya yaitu:- Tambahan media publikasi misalnya berupa brosur, pamflet atau leaflet.
- Bukti dokumentasi.
- Makalah.
- Melampirkan beberapa surat.
- Merincikan realisasi dalam penggunaan dana.
- Adanya bukti pengeluaran informasi belanja sesuai dengan ketentuannya.