Bagi setiap organisasi seperti perusahaan, lembaga pemerintah maupun lembaga non pemerintah, arsip atau dokumen merupakan hasil “sampingan” dari proses operasional yang telah berlangsung.
Arsip atau dokumen ini perlu dimanajemen sebaik mungkin agar tidak menimbulkan kekacauan serta penyalahgunaan yang dapat merugikan organisasi yang bersangkutan.
Pengertian Manajemen Kearsipan
Secara umum, manajemen kerasipan diartikan sebagai suatu proses tata kelola arsip atau dokumen secara manual atau dengan menerapkan teknologi.
Adapun pengertian manajemen kearsipan menurut Odgers (2005) adalah proses pengawasan, penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
Tujuan Manajemen Kearsipan
Adapun tujuan manajemen kearsipan adalah sebagai berikut.
- Menjaga arsip atau dokumen agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya.
- Membuat informasi dari arsip dan dokumen tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan di saat yang tepat.
Ruang Lingkup Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan adalah seni pengawasan atau pengendalian sebuah organisasi dalam menciptakan, menggunakan, memelihara atau melindungi dan memusnahkan arsip atau dokumen.
Dari pengertian tersebut, ruang lingkup manajemen kearsipan adalah sebagai berikut.
1. Penciptaan arsip atau dokumen
Mengacu pada dasar yang digunakan untuk mengontrol perkembangan dokumen yang akan dikelola sesuai dengan nilai manfaatnya bagi organisasi.
2. Penggunaan arsip atau dokumen
Mengacu pada arsip atau dokumen yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari.
3. Pemeliharaan arsip atau dokumen
Mengacu pada upaya pemeliharaan arsip atau dokumen yang meliputi upaya untuk melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah atau tindakan yang diperlukan.
Tujuannya adalah untuk menyelamatkan arsip atau dokumen termasuk informasi yang terdapat didalamnya serta menjamin kelangsungan hidup arsip atau dokumen dari pemusnahan yang tidak diinginkan.
4. Pemusnahan arsip atau dokumen
Mengacu pada tindakan atau kegiatan menghancurkan arsip atau dokumen secara fisik yang telah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna.