Daftar isi
Kita semua pasti pernah mengalami yang namanya berbicara di depan umum. Hal inilah yang disebut dengan Presentasi.
Dan berikut ini akan kami berikan penjelasan tentang Presentasi secara lengkap.
Pengertian Presentasi
Pengertian Secara Umum
Dalam dunia bisnis, kegiatan presentasi atas berbagai peristiwa penting seperti pengajuan usulan proyek baru, pengembangan produk baru, perluasan pasar, dan lain-lain, bukanlah hal baru. Presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak yang baik pula bagi lembaga atau institusi.
Oleh karena itu, presentasi bisnis harus dilakukan persiapan secara matang sehingga tujuan presentasi bisnis yang efektif dan efisien dapat tercapai.
Pengertian Menurut Para Ahli
- Titik Triwidodo dan Djoko Kristanto (2004:157)
Pengertian presentasi yaitu suatu bentuk laporan lisan mengenai suatu fakta tertentu kepada komunikan”. Hal ini berarti bahwa presentasimerupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yaitu salah satu bentuk komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain melalui tulisan atau lisan. Dengan penyampaian pesan secara tulisan atau lisan ini diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. - Erwin Sutomo (2007:1)
Pengertian presentasi adalah suatu kegiatan aktif dimana seorang pembicara menyampaikan dan mengkomunikasikan ide serta informasi kepada sekelompok audiens. Dari pernyataan tersebut dapat diambil suatu kesimpulan jika presentasi merupakan kegiatan yang dilakukan secara aktif dengan melibatkan orang lain selain pembicara, sehingga pembicara harus mampu membuat presentasi menarik untuk diikuti. Pada umumnya audiens merasa bosan karena topik yang dibicarakan kurang menarik atau pembicara kurang mampu menyampaikan materi dengan baik. - Sutrisna Dewi (2007:207)
Mengemukakan bahwa “Mereka melakukan presentasi untuk menyampaikan informasi baik kepada pihak intern maupun ekstern perusahaan”. Dari kutipan tersebut menerangkan bahwa sasaran penyampaian informasi dalam presentasi bisa berasal dari pihak intern maupun ekstern perusahaan. Pembicara harus dapat menyesuaikan gaya bicara atau cara penyampaian informasi sesuai dengan latar belakang audiens, sehingga tujuan dalam melakukan presentasi dapat tercapai. Sebelum melakukan presentasi, pembicara juga harus sudah mengetahui latar belakang audiens dengan harapan dapat mengukur situasidan membuat persiapan atas segala kondisi atau pertanyaan yang mungkin muncul dari audiens.
Tujuan Presentasi
- Menginformasikan Pesan-pesan Bisnis kepada Audiens
Salah satu tujuan presentasi bisnis yang paling umum adalah menyampaikan atau menginformasikan (inform) pesan-pesan bisnis kepada audiens (audience). Pesan-pesan bisnis yang disampaikan tentu saja harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens. Hindarkan bentuk-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasanya sulit dipahami. - Menghibur Audiens
Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga mempunyai tujuan untuk menghibur (entertain) audiens. Artinya, untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana. Namun demikian, suasana dalam presentasi bisnis juga perlu dikendalikan, jangan sampai lepas kendali sehingga suasana tak ubahnya seperti dagelan atau lelucon. Seorang pembicara yang berpengalaman akan mengetahui kapan ia harus mengubah ritme presentasi dan kapan harus memasukkan humor-humor penyegar suasana. Yang perlu diingat adalah bahwa humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan yang utama. - Menyentuh Emosi Audiens
Selain memberi informasi clan menghibur, presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk dapat menyentuh emosi (emotion) audiens. Seorang pembicara yang berpengalaman tentunya tabu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis yang mampu menyentuh emosi audiens. Dengan gaya bicara dan intonasi suara yang menarik, seorang pembicara mampu menggugah emosi audiens. Sebagai contoh, seorang pembicara bisa saja menggugah emosi audiens untuk bersemangat, terharu atau hanyut dalam keprihatinan, melalui ekspresi yang dimunculkan oleh si pembicara. - Memotivasi Audiens untuk Bertindak
Tujuan terakhir presentasi bisnis adalah memberikan motivasi (motivation) kepada audiens untuk melakukan atau bertindak sesuatu sesuai yang dikehendaki pembicara. Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit clan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi. Sebagai contoh, pembicara menghimbau para karyawan untuk mempertegas komitmennya meningkatkan disiplin kerja, meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan kualitas produk dan sejenisnya. Pendek kata, bagaimana seorang pembicara mampu memunculkan reaksi para audiens.
Manfaat Presentasi
- Sebagai Bahan Pemaparan
Di dalam lingkungan kerja, presentasi menjadi satu hal yang harus dilakukan. Biasanya terkait dengan project di perusahaan tersebut, dan presentasi ini menjadi jembatan penyampaian informasi. Tidak sedikit orang yang paham dengan pemaparan secara verbal, harus diikuti dengan pemaparan secara non verbal. Salah satu caranya dengan menggunakan materi presentasi. Kamu dapat membuat materi presentasi yang disesuaikan, seperti menggunakan video atau membuat dalam bentuk buku. - Mudah Dipahami
Sebagai peserta presentasi, mendengarkan penjelasan tanpa melihat buku panduan atau modul akan menyulitkan. Untuk itu, buatlah materi presentasi yang mudah dipahami oleh peserta presentasi. Pilihlah materi yang sesuai dengan topik, dan buat penjelasan secara detail. Tidak perlu menghitung berapa banyak halaman yang perlu dibuat. Namun yang perlu diperhatikan adalah isi dari materi presentasi tersebut, apakah memudahkan pembaca atau tidak. Sebelum membuatnya, harus membuat riset penjelasan seperti apa yang dapat dipahami. - Memiliki Kesan Ekslusif
Jika selama ini kamu melakukan kegiatan presentasi hanya mengandalkan secarik kertas saja. Maka tidak ada salahnya untuk membuat materi presentasi untuk dibagikan kepada peserta lainnya. - Dapat Menjadi Inspirasi
Jika sebelumnya tidak ada orang yang menggunakan materi presentasi, dan kamu menjadi yang pertama. Maka akan menjadi inspirasi yang lain untuk menggunakan materi presentasi. Melihat kemudahan dalam menyajikan sebuah materi. Bahkan kamu dapat meletakan beberapa panel materi presentasi yang dapat disesuaikan. - Dapat dibaca kembali
Sama halnya dengan modul, materi presentasi juga dapat dibaca kembali kapan saja. Bahkan kamu juga dapat menjadikan materi presentasi ini panduan dalam membuat materi selanjutnya. Selain itu, dapat menjadi panduan selama mengerjakan project tersebut.
Syarat-syarat Presentasi
- Menguasai materi dan bahasa dengan baik.
- Mempunyai keberanian.
- Memiliki ketenangan sikap.
- Sanggup menampilkan gagasan secara lancar dan teratur.
- Sanggup mengadakan reaksi yang cepat dan tepat terhadap situasi apapun yang mungkin timbul saat presentasi.
Teknik Presentasi
- Memorized presentation
Teknik ini cocok untuk prospek yang butuh bimbingan dalam mengenal produk kita. Kita bisa seakan-akan menjadi guru. Kita akan lebih banyak menjelaskan dan prospek akan lebih banyak mendengar dan memperhatikan. Isi presentasi sudah kita buat dengan sangat terstruktur. Presentasi dengan menghafal ini cocok untuk produk yang sederhana. Total waktu yang digunakan mungkin beberapa menit saja. - Formula presentation
Ada beberapa kelompok prospek yang kita identifikasi. Tiap kelompok kita membuat presentasi yang berbeda. Isi presentasi bersifat semu terstruktur. Pada presentasi ini, pada awal-awal peran prospek lebih banyak dibanding memorized presentation. Total waktu yang digunakan mungkin setengah sampai dengan satu jam. - Need satisfation presentation
Pada presentasi ini lebih banyak penggalian kebutuhan. Banyak pertanyaan yang kita ajukan untuk dijawab prospek. Isi presentasi tidak terstruktur. Untuk benar-benar mengetahui mungkin perlu waktu berhari-hari. - Problem-solution presentation
Pada problem solution presentation ini kita akan mendengar banyak dari prospek kemudian berdiskusi kemungkinan penyelesaian masalah. Pada presentasi problem solution ini akan bersifat customized.
Pada awal presentasi, prospek akan lebih banyak berbicara. Pada waktu berikutnya team sales akan lebih banyak berbicara untuk memberikan solution.
Jenis-jenis Presentasi
Presentasi Teks (Reading Presentation)
Bentuk pembicaraan dengan sepenuhnya menggunakan teks (membaca kata demi kata yang tertuang di dalam kertas pembicaraan).
Kelebihan jenis presentasi ini adalah
- Penyampaian dilakukan secara berurut/sistematis
- Kata yang keluar diungkapkan secara baik dan benar
- Tidak terjadi kesalahan dalam penyampaiannya.
Adapun kelemahan presentasi jenis ini, antara lain
- Pendengar akan merasa bosan dalam mendengarkannya
- Pendengar tidak termotivasi untuk mendengarkan
- Penyampaian informasi tidak menarik
- Pembicara terlalu sibuk membaca naskah sehingga tidak melakukan kontak mata dengan pendengar seolah-olah acuh tak acuh terhadap pendengar.
Presentasi Hafalan (Memorized Presentation)
Presentasi dengan hafalan merupakan gaya pembicaraan dengan isi bahan sajian ditulis lalu dihafalkan. Contohnya, laporan hasil studi singkat dan hasil kunjungan atau observasi.
Berbeda dengan jenis manuscript dan Memorized yang tidak menggunakan naskah dalam penyampaiannya.
Pembicara hanya melakukan persiapan dengan menghafal dari teks mengenai informasi yang akan disampaikan. Kelebihan dan kelemahan jenis presentasi ini hampir sama dengan manuscript.
Selain itu, jenis presentasi ini sangat buruk untuk dilakukan, karena apabila melupakan kata-kata dari naskah maka presentasi yang dilakukan akan terjadi kegagalan.
Presentasi Spontan (Impromptu Presentation)
Pembicaraan spontan disebut juga dengan pembicaraan langsung/informal tanpa persiapan yang matang di pihak pembicara.
Presentasi dengan Kartu (Note Cards Presentation)
Pembicaraan dengan kartu berisi uraian sesuai dengan nalar pendengar, tetapi inti sajian tetap disesuaikan dengan tujuan pembicaraan. Teknik pembicaraan bebas, natural, dan sesuai dengan tingkat respons audiensi.
Dengan kemajuan teknologi informasi, model ini dilakukan dengan ‘kartu elektrik’ dalam bentuk power point, jadi tidak perlu lagi memegangi kartu.
Contoh Presentasi
- Ceritakan sebuah cerita
Otak manusia telah didesain untuk merespon cerita baik sebagai mekanisme bertahan hidup (Jangan tinggalkan gua! Mammoth besar sedang berkeliaran mencari mangsa!) dan sebagai mekanisme hiburan (… dan kemudian, ketika mammoth mendekat, saya melompat dari tempat persembunyian saya, dengan banyak cabang dipasang pada badan, dan mulai melenguh seperti binatang buas…). Dan peran ganda itu telah membantu mengembangkannya ke dalam alat komunikasi paling ampuh yang dikenal manusia.
- Bertanya Pada Momen Krusial
Pernyataan terdengar basi dan sudah ditebak. Khususnya selama presentasi. Karena presentasi pada dasarnya terdiri dari kumpulan pernyataan yang dikumpulkan bersama, satu pernyataan tambahan tidak akan menarik audiens—tidak bahkan pernyataan yang luar biasa.
Namun bagaimana jika kamu mengajukan pertanyaan?
Sebuah pertanyaan memecah ritme reguler presentasimu dan membantu menandai apa yang kamu katakan sebagai hal penting. Lebih dari itu, sebuah pertanyaan mengubah presentasimu dari cerita yang pasif menjadi sebuah perjalanan aktif sehingga audiens dapat menjelajahi sepanjang jawaban mereka.
- Desain PowerPoint Untuk Mengajak, Bukan Sebagai Gangguan
Desain sebuah PowerPoint dengan tujuan. Bukan sebuah PowerPoint yang hanya mengisi dinding kosong di belakangmu. Atau sebuah PowerPoint yang mengulangi presentasimu dalam sebuah format bullet-point. PPT jenis ini tidak berguna.
Apa yang ingin kamu lakukan adalah membuat sebuah PowerPoint yang melengkapi presentasimu. Itu melengkapi sebagai cerita naratif.
- Gunakan Visual Untuk Memperjelas Ide Yang Abstrak
Jika kamu tidak dapat menggunakan jutaan bullet-points untuk menyimpulkan presentasi pada pada slide, maka apa yang seharusnya dicantumkan dalam slide?
Visual! Banyak visual!
Grafis, chart, dan grafik pie yang mengilustrasikan poinmu dan membantu menekankannya. Juga, cantumkan gambar yang membuat sebuah dampak kepada audiens dan buat inti argumenmu diingat.