Purchase Order: Pengertian – Fungsi dan Contohnya

Mungkin sebagian dari kita masih cukup awam dengan istilah ini. Lalu, apa sih memang purchase order atau pesanan pembelian ini? Berikut merupakan pemaparan mengenai purchase order atau pesanan pembelian yang perlu diketahui.

Pengertian Purchase Order

Secara umum, purchase order atau pesanan pembelian ini merupakan dokumen atau berkas yang seringkali diurus oleh pihak perusahaan ataupun pihak lainnya dalam melakukan pembelian. Entah pembelian berupa barang, jasa atau lain sebagainya yang berkaitan dengan kebutuhan dari perusahaan yang harus dipenuhi.

Dokumen purchase order ini dibuat oleh pihak pembeli yang ingin membeli produk barang ataupun jasa ke pihak supplier atau vendor tertentu. Oleh karenanya semua produk yang berkaitan dengan keperluan perusahaan sebisa mungkin dituliskan secara lebih detail dan signifikan sehingga pejual bisa dengan mudah mengerti maksud produk yang kini dibutuhkan oleh pihak perusahaan.

Untuk purchase order sendiri seringkali mencakup beberapa hal yang intinya berisikan mengenai detail daftar atau list dari produk apa saja yang akan dibeli, yang mana disertakan juga dengan estimasi harga jika diperlukan. Untuk bentuk purchase order ini hampir mirip seperti sebuah dokumen atau berkas yang berupa kontrak yang mana kedua belah pihak yang berkaitan perlu untuk mencapai kesepakatan dalam kerja sama yang dimaksudkan.

Dengan adanya purchase order ini sebenarnya pihak perusahaan dengan pihak penjual barang jasa ataupun kebutuhan lainnya bisa bernapas lega. Karena apa yang mereka sudah sepakati pastinya terikat dengan kontrak yang dilindungi oleh ketentuan dan aturan yang ada.

Sehingga nantinya apabila terdapat salah satu pihak yang melanggar apa yang ada dalam kesepakatan bisa mendapatkan balasannya.

Aspek Purchase Order

Tentunya untuk membuat dokumen atau berkas yang seperti ini yang memiliki hubungan keterikatan dengan pihak lainnya yang penting, seperti proses jual beli dalam skala besar seperti ini tentunya dalam penyusunannya sendiri tidak lah main main haruslah memiliki struktur purchase order yang sesuai, seperti

• Informasi detail yang berkaitan dengan perusahaan atau pihak lainnya yang terlibat baik secara program ataupun secara teknis.
• Dicantumkannya tanggal dari perusahaan secara jelas
• Mencantumkan nama produk yang diinginkan, apabila jika memerlukan lebih banyak produk barang ataupun jasa sepertinya bisa ditanyakan nanti.
• Jumlah total barang yang akan dibeli
• Menentukan estimasi dari anggaran yang perlu dikeluarkan untuk kepentingan lainnya,
• Menambahkan ketentuan tambahan apabila produk atau pihak yang melakukan penjualan makanan tersebut bisa menambahkan ketentuan tambahan lainnya.

Fungsi Purchase Order

Tentunya seperti yang telah dipaparkan sebelumnya bahwa dokumen purchase order ini memiliki kaitan dengan dokumen purchase requisition yang mana dalam jalannya sama sama digunakan untuk mengurus proses pembelian yang melibatkan kebutuhan daru perusahaan. Namun, secara umum adanya purchase order ini adalah untuk mempermudah pihak penjual yakni vendor, supplier atau pihak lainnya yang berperan sebagai pihak penyedia barang atau jasa ini untuk mengetahui apa saja yang akan dibeli oleh pihak konsumen ini.

Bahkan tidak hanya itu, dokumen ini pun bisa digunakan sebagai arsip untuk perusahaan, terlebih apabila perusahaan ingin melakukan pengecekan ulang terhadap barang atau jasa apa saja sih yang mereka beli. Sehingga nantinya tidak akan ada barang ataupun jasa yang tertinggal atau bahkan datang dua kali.

Manfaat Purchase Order

Adapun beberapa manfaat dari adanya purchase order ini yang perlu untuk diketahui.

• Purchase order digunakan sebagai salah satu bukti kerja sama yakni sebagai kontrak yang mengikat pembeli dan penjual dalam proses jual beli nantinya.
• Dengan adanya purchase order pun sangat memungkinkan untuk pihak pembeli memperkirakan biaya operasional yang diperlukan nantinya oleh pihak perusahaan untuk membeli produk.
• Bisa dijadikan sebagai arsip atau dokumen inventaris nantinya oleh pihak pembelinya.
• Dengan adanya dokumen purchase order ini setidaknya pihak pembeli bisa memperkirakan dan mengira ngira dari segi rencana pengirimannya dan proses lainnya.

Perbedaan Purchase Requisition dan Purchase Order

Dokumen purchase requisition ini nyatanya memiliki kaitan dengan dokumen atau berkas purchase order. Yang mana keduanya sama sama memiliki keterkaitan untuk bisa mengurusi hal hal ataupun aktivitas yang berkaitan dengan pembelian bahan baku atau keperluan dari pihak perusahaan. Oleh karenanya sebagian pihak terkadang menganggap kedua dokumen ini sama, padahal keduanya cukup berbeda.

Dokumen purchase requisition lebih digunakan untuk keperluan perijinan. Sedangkan dokumen ataupun berkas yang berkaitan dengan kelanjutan prosesnya yakni dokumen yang berkaitan dengan balasan dari pengajuan dokumen yang dikeluarkan oleh pihak manajer keuangan apabila purchase requisition yang diajukan telah disetujui, yakni dokumen purchase order.

Yang mana dalam dokumen atau berkas ini berisikan mengenai detail informasi yang berkaitan dengan penyampaian kembali untuk memastikan pembelian produk yang diajukan dan juga pencantuman estimasi biaya yang perlu dikeluarkan oleh pihak perusahaan untuk detail produk yang diajukan tersebut.

Contoh Purchase Order

Berikut merupakan contoh purchase order yang perlu diketahui.