Surat Tugas: Pengertian – Bagian dan Contohnya

Sebelum teknologi berkembang seperti sekarang ini, seni di dalam menulis surat dianggap menjadi persyaratan yang penting. Bahkan hingga saat ini teknologi sudah berkembang begitu pesat, surat juga masih menjadi salah satu sarana komunikasi yang penting.

Terutama surat yang beraitan dengan kegiatan yang sifatnya resmi atau formal, biasanya harus menggunakan surat. Salah satu bentuk dari surat resmi atau formal yaitu surat tugas. Surat tugas digunakan sebagai pemberian tugas kepada pegawai atau staff di dalam suatu perusahaan.

Pengertian Surat Tugas

Surat tugas merupakan salah satu jenis dari surat resmi yang dibuat dan dikeluarkan oleh seseorang yang berwenang di perusahaan tertentu kepada seorang pegawai untuk melakukan suatu pekerjaan.

Karakteristik Surat Tugas

• Surat tugas menjelaskan bahwa adanya penugasan atas wewenang terhadap orang lain guna mengerjakan suatu pekerjaan.
• Surat tugas menggunakan bahasa yang baku, singkat, padat, jelas dan mudah untuk dimengerti.
• Surat tugas menggunakan cap atau stempel dari kantor atau si pembuat surat.
• Surat tugas menggunakan kop surat dari instansi lembaga yang bersangkutan.
• Surat tugas menggunakan nomor surat, lampiran dan perihal.
• Surat tugas menggunakan format surat tertentu, jadi tidak boleh sembarangan.
• Surat tugas menggunakan salam pembuka dan diakhiri dengan salam penutup.

Fungsi Surat Tugas

• Sebagai dokumen pengesahan yang formal bagi pengemban tugas terhadap tugas yang harus dijalankan.
• Surat tugas juga dapat membantu mempermudah tugas pejabat pelaksana tugas di dalam berhubungan dengan lembaga yang berhubungan dengan tugas tersebut.
• Bukti legal atas penugasan seorang pejabat atas suatu pekerjaan yang sesuai dengan isi surat tersebut.

Bagian Bagian Surat Tugas

Kepala Surat Tugas

Bagian dari kepala surat tugas terdiri dari 2 bagian yaitu:

• Kepala naskah dinas yang berisikan logo dan nama instansi dan diletakkan secara simetris dengan huruf kapital.
• Tulisan surat tugas diletakkan di bawah dari kepala dengan huruf yang juga kapital, diikuti dengan nomor surat tugas yang penulisannya secara simetris tepat di bawahnya.

Batang Tubuh Surat Tugas

Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari beberapa diantaranya yaitu:

• Alasan penugasan yang kemudian diikuti dengan kata menugasi kepada para pejabat yang mendapat tugas (nama, NIP, pangkat dan jabatan).
• Dibawahnya berisikan tugas yang harus dilaksanakan dan jangka waktunya.
• Penutup yang berisikan perintah pelaksanaan tugas, menyampaikan laporan dan jika diperlukan sebuah bantuan diikuti dengan permintaan bantuan terkait untuk memudahkan pelaksanaan tugas.

Kaki Surat Tugas

Bagian pada kaki surat tugas terdiri dari beberapa diantaranya:

• Tempat dan tanggan penetapan dari surat tugas.
• Nama pejabat yang menandatangani surat tugas. Penulisannya dengan huruf awalnya kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,).
• Tanda tangan dari pejabat yang memberikan tugas.
• Nama lengkap pejabat yang mendatangani surat tugas, ditulis menggunakan huruf awal kapital.
• NIP dari pejabat yang memberikan tugas.
• Cap dinas.
• Tembusan jika diperlukan.

Macam-macam Surat Tugas

Terdapat berbagai macam surat tugas yang sesuai dengan keperluan dari seseorang atau instansi masing masing. Berikut ini beberapa contoh dari surat tugas diantaranya yaitu:

• Surat tugas guru
• Surat tugas karyawan
• Surat tugas perusahaan
• Surat tugas organisasi
• Surat tugas kepada siswa
• Surat tugas guru pengganti sementara
• Surat tugas penanggung jawab acara
• Surat tugas mengikuti workshop
• Surat tugas pengambilan dokumen
• Surat tugas perjalanan dinas
• Surat tugas pengawasan
• Surat tugas mengikuti bimbingan
• Surat tugas untuk pengurusan dokumen
• Surat tugas layanan jasa
• Surat tugas guru penanggung jawab kegiatan.

Cara Membuat Surat Tugas

Di dalam membuat surat tugas tidak boleh sembarangan, karena surat tugas ini sifatnya resmi atau formal. Jadi harus mengikuti aturan aturan yang sudah berlaku di dalam menulis surat tugas. Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam membuat surat tugas secara umum, diantaranya yaitu:

• Identifikasi Jenis Huruf
  Langkah awal di dalam menulis surat tugas yaitu harus mengidentifikasi jenis surat yang akan kita tulis. Karena ini akan menulis surat tugas, maka termasuk ke dalam jenis surat resmi.
• Tetapkan Tujuan Utama Surat Tugas
  Setelah memulai untuk menulis, pastikan untuk langsung ke intinya dikarenakan surat resmi tidak bertele tele di dalam penulisannya. Surat resmi atau formal itu sangat penting untuk segera memperjelas tujuan dari surat tersebut.
• Hati-Hati dalam Penggunaan Bahasa
  Di dalam menulis surat apalagi surat resmi haruslah hati hati dan sopan, tidak boleh seenaknya sendiri. Perlu mengunakan ekspresi dan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
• Panjang Surat
  Panjang surat harus diperhatikan pada saat menulis surat resmi, bahwa surat resmi pada umumnya to the point, pendek dan tepat. Surat resmi yang panjang tidak memberikan efek yang diinginkan pembacanya, malah terkesan bertele tele dan tidak pada intinya.

Contoh Surat Tugas