Teks Formulir: Pengertian, Tujuan dan Strukturnya

Terkadang apabila seseorang ingin bergabung atau mendaftarkan diri pada suatu instansi resmi diharuskan untuk mengisi suatu data-data penting yang dibutuhkan.

Data tersebut umumnya memuat tentang nama, tempat dan tanggal lahir, nomor yang dapat dihubungi, alamat tempat tinggal dan lain sebagainya. Data-data tersebut biasanya tercantum pada suatu teks yang dikenal sebagai teks formulir.

Pengertian Teks Formulir

Formulir berasal dari bahasa Belanda yakni formulier yang artinya sebuah kertas berisi beberapa pertanyaan formal yang harus diisi. Teks formulir adalah suatu lembaran berupa kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang berisi mengenai data atau informasi yang sifatnya tetap dan juga beberapa bagian lain yang tidak tetap.

Pengertian lain menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia tentang formulir yakni sebuah lembar isian atau surat isian yang telah diisi dan harus diserahkan kepada bagian pendaftaran. Dapat dikatakan jika teks formulir adalah sebuah kertas yang mempunyai ruang terformat dan harus diisi oleh penggunanya.

Menurut Puspitawati, formulir dapat diartikan sebagai secarik kertas atau media yang mempunyai ruang untuk diisi dengan berbagai informasi sebagai dasar pencatatan transaksi ataupun aktivitas ekonomi dari suatu unit organisasi.

Dan menurut Rama dan Jones, pengertian formulir yakni dokumen terpola yang berisi field kosong yang dapat diisi oleh pengguna dengan data.

Tujuan Teks Formulir

Teks formulir yang dibuat tentu mempunyai tujuan antara lain:

• Untuk menciptakan keseragaman atau pembakuan kerja (work standarization).
• Untuk mempermudah dalam penggolongan suatu data (classification).
• Untuk mempermudah dalam pemberkasan baik dalam sistem ataupun tempatnya.
• Untuk memberikan kemudahan dalam penertiban prosedur dan tata kerja.
• Menjadi alat pemberian instruksi.
• Menjadi alat perencanaan, sebab di dalamnya terdapat data dan fakta baik yang bersifat kuantitatif ataupun kualitatif.
• Sebagai alat dalam mengkontrol dan evaluasi baik kuantitatif ataupun kualitatif.

Fungsi Teks Formulir

Secara umum formulir berisi data atau informasi yang sifatnya tetap. Adapun fungsi dari teks formulir yakni:

• Mencari sebuah informasi tertentu.
• Mengumpulkan data-data yang sama.
• Mengemukakan suatu informasi yang sama pada beberapa bagian yang tidak sama.
• Menjadi sebuah bukti fisik.
• Sebagai dasar dari suatu panduan untuk bekerja.
• Menetapkan tanggung jawab terhadap terjadinya transaksi bisnis.
• Merekam suatu data transaksi.
• Mengurangi kekeliruan suatu pesan dibandingkan jika disampaikan secara lisan.
• Menjadi media komunikasi antar individu/bagian/organisasi.

Struktur Teks Formulir

Adapun struktur atau bagian-bagian dari teks formulir yakni:

1. Kepala (Heading), berisi mengenai nama lembaga, alamat hingga nomor telepon.
2. Instruksi (Instruction), berisikan informasi mengenai tata cara pengisian formulir dengan tepat dan benar.
3. Badan (Body), berisi mengenai data-data keterangan yang harus diisi secara lengkap, seperti nama lengkap, alamat tempat tinggal, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, pendidikan dan lain sebagainya.
4. Penutup (Closing), berisi tempat dan tanggal pengisian formulir beserta nama lengkap serta tanda tangan.

Selain itu, teks formulir yang digunakan untuk kepentingan pelaksanaan pekerjaan administratif sebaiknya harus memiliki desain efisien dan ekonomis. Formulis yang berlaku di Indonesia memiliki ciri khas pada desainnya, yakni dirancang dengan baik agar dapat digunakan secara efisien dengan memperhatikan beberapa aturan umum, yakni:

• Menggunakan lembar ganda atau rangkap dan juga carbon/carbonless paper.
• Harus menghindari duplikasi data, pada form yang sama atau form lainnya.
• Harus terlihat sederhana dan ringkas. Mudah untuk dipahami dan ditentukan tujuan penggunaannya.
• Sebaiknya mencantumkan nomor dan nama.
• Menggunakan kartu atau ukuran kertas yang standar.
• Menggunakan terminologi berstandar dalam instruksi.
• Items ada baiknya disusun pada formulir dengan urutan yang tepat.

Contoh Teks Formulir

Contoh Formulir Pendaftaran Anggota Seminar

FORMULIR PENDAFTARAN

SEMINAR DAN PELATIHAN

KITA BISA JAKARTA

JAKARTA, 23 – 24 AGUSTUS 2011

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :…………………………………………………………………………………………

Instansi :…………………………………………………………………………………………

Alamat :…………………………………………………………………………………………

No. HP :………………………………………………………………………………………….

Menyatakan bersedia hadir pada acara Seminar Dan Pelatihan Kita Bisa di Jakarta.

Berkaitan dengan registrasi peserta, kami sampaikan informasi sebagai berikut:

1. Peserta mohon untuk mengirimkan lembar pendaftaran ke sekretariat panitia (via fax. (021) 01294825 atau email), paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum acara.
2. Membayar kontribusi pilihan Paket Pembayaran dengan mentransfer 7 (tujuh) hari sebelumnya melalui rekening panitia ke Bank BNI Cabang Gatot Subroto Jakarta dengan nomor rekening 051938526 atas nama Rudi Ariyanto.

Pilihan Paket Pembayaran:

Paket I: Rp650.000

• Seminar dan Workshop Kit.
• 4X snack + 4x makan.
• Penginapan di Wisma Inn 1 kamar 2 orang, untuk tanggal 23 Agustus 2011.
• City Tour.
• Sertifikat.

Paket II: Rp300.000

• Seminar dan Workshop Kit.
• 2X snack + 1X makan.
• Sertifikat.

……………,………………………2011

Hormat Kami,

……………………………………………..

Contoh Formulir Pendaftaran Anggota Organisasi

ORGANISASI PECINTA ALAM

FORMULIR PENDAFTARAN

Nama Lengkap :………………………………………………………………………………………..

Nama Panggilan :……………………….……………………………………………………………..

Tempat, Tanggal Lahir :………………..…………………………………………………….……..

No. HP :………………………………………………………………………………………………….…

Alamat Tinggal :…………………………………………………………………………………….….

Golongan Darah :…………………………………………………….…………………………….….

Agama :………………………………………………………………………………………..

Menyatakan siap untuk mengikuti seluruh kegiatan DIKLAT yang diadakan oleh MAPALA dan bertanggung jawab atas segala sesuatu kejadian yang terjadi pada diri saya sendiri di luar kemampuan manusia.

Peserta,

………..,…………………….

(___________________________)
(Nama Jelas dan Lengkap)