Pengertian Business Letter
Business Letter adalah surat yang bersifat resmi atau formal untuk keperluan bisnis yang dikeluarkan oleh perusahaan/instansi. Biasanya Business Letter diberikan untuk klien karena adanya suatu keperluan yang penting.
Business Letter mempunyai sifat berisi menyampaikan informasi (informational), motivasi (motivational), bujukan (persuasive), dan juga promosi (promotional).
Bagian-Bagian Business Letter
Berikut beberapa kerangka penulisan business letter yang tepat dan harus disusun secara berurutan dari awal sampai akhir:
1. Letterhead (Kop Surat)
Kop surat diisi dengan identitas yang berisi logo, nama, alamat dan telepon dari pengirim.
2. Date Line (Tanggal)
Di bagian tanggal pembuatan surat bisa menggunakan American Style ditulis mulai dari bulan-tanggal-tahun, contohnya July 07, 2020.
Untuk British Style hampir sama dengan Bahasa Indonesia dimulai dari tanggal-bulan-tahun, contoh seperti 7 Juli 2020.
3. Inside Address
Inside Address ditulis nama penerima surat, jabatan, dan nama perusahaan dan alamatnya.
4. Attention Line
Sebuah alternatif untuk menempatkan penerima surat.
5. Salutation (Salam Pembuka)
Di bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear Mr./Mrs./Ms. (nama belakang/terakhir si penerima)”, misal: “Dear Ms. Jackson”.
6. Subject Line (Perihal)
Di bagian perihal bisa menjadi opsional agar si penerima surat lebih mudah untuk menemukan tujuan dari surat. Seperti invitation, apology, dan lain sebagainya.
7. Body Of Letter (Isi Surat)
Di bagian body of letter kamu menuliskan hal yang ingin disampaikan. Untuk di bagian paragraf di bagian isi harus menggunakan single space.
8. Complimentary Close (Salam Penutup)
Di bagian ini sebagai tanda bahwa surat telah selesai, lalu diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Thank you”, dan lain sebagainya.
Ingat, terdapat sebuah koma di akhir penutup dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital.
9. Signature (Tanda Tangan)
Di bagian ini di tulis tanda tangan penulis, dengan menggunakan tinta warna hitam atau biru.
10. Enclosure (Lampiran)
Jika business letter juga dilengkapi lampiran lain selain surat tersebut, pengirim harus menampilkan jumlah lampiran tersebut.
Contoh: “Enclosure (2)”.
11. Carbon Copy Natation (Tembusan Surat)
Bagian ini adalah bagian opsional dari kerangka penulisan business letter yang tepat.
Biasanya digunakan untuk menginformasikan apabila ada pihak yang perlu mengetahui isi surat kepada penerima surat.
Contoh: CC: Bagian Pemasaran
Contoh Business Letter
19 Front Street
Jakarta, ID 11545
July 7, 2020
Ms. Lily Jackson
Marketing Manager
BB Bread Co.
325 Plaza Indonesia
Jakarta, ID 11345
Dear Ms. Jackson,
It has come to my attention that your company, BB Bread Co. has been late with paying the bills for the past two months.
In order to encourage our customers to purchase their invoices before the date, we’ve implemented a discount model where we’ll offer you 5% off your invoice if you pay us within 10 days of receiving the invoice.
I hope that everything goes well for you and your company. You are one among our biggest customers, and that we appreciate your business. If you’ve got any questions, be happy to contact me at (021) 532-5445.
Sincerely,
Signature
Bob Holmes S.