Delegasi: Pengertian – Jenis dan Contohnya

Mendengar kata delegasi, biasanya pikiran orang akan tertuju pada pelimpahan wewenang atau seorang utusan yang menjadi wakil dari suatu negara dalam perundingan dan semisalnya.

Pengertian Delegasi

Pengertian Menurut KBBI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Daring, delegasi diartikan sebagai perutusan atau orang (orang) yang ditunjuk dan diutus oleh suatu perkumpulan (negara dan sebagainya) dalam suatu perundingan (musyawarah dan sebagainya).

Selain itu, delegasi juga diartikan sebagai penyerahan atau pelimpahan wewenang. Pengertian inilah yang akan dibahas kali ini.

Pengertian Menurut Para Ahli

Menurut para ahli, delegasi adalah sebagai berikut.

• Douglas C. Basil
  Mendefinisikan delegasi sebagai kemampuan manajer untuk membagi tanggung jawabnya kepada orang lain. Termasuk di dalamnya adalah wewenang untuk mengambil keputusan yang tepat dalam masalah tertentu dan memerintahkan bawahan untuk menjalankan tugas yang telah diberikan.
• Sarinah dan Mardalena (2017)
  Mendefinisikan delegasi sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal dari atasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu.

Unsur-unsur Delegasi

Delegasi diartikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal dari atasan kepada orang lain untuk melaksanakan tugas tertentu.

Dari pengertian tersebut, terkandung beberapa unsur delegasi yaitu sebagai berikut.

1. Alokasi tugas

Yang dimaksud dengan tugas adalah beragam pekerjaan dan kegiatan yang dikerjakan oleh seorang bawahan atas dasar keinginan atasan.

Jadi, sebelum wewenang dan tanggung jawab dilimpahkan kepada bawahan, seorang atasan terlebih dahulu harus mengalokasikan tugas dan wewenang kepada bawahan.

2. Penugasan tanggung jawab

Unsur delegasi berikutnya adalah penugasan tanggung jawab pekerjaan dari atasan kepada bawahan.

Di sini, seorang atasan dapat meminta atau memerintahkan bawahannya untuk mengerjakan tugas tertentu dalam jangka waktu tertentu.

3. Pelimpahan wewenang

Unsur berikutnya adalah pelimpahan wewenang. Di sini, atasan melimpahkan wewenang kepada bawahan agar dapat menyelesaikan pekerjaannya.

Akibat adanya pelimpahan wewenang ini adalah timbulnya kewajiban dalam diri bawahan untuk bekerja dan menyelesaikan tugas yang diberikan.

4. Penciptaan akuntabilitas

Agar proses pendelegasian ini berlangsung dengan baik, manajer harus menciptakan akuntabilitas yakni kewajiban bawahan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.

Dengan demikian, unsur penting delegasi meliputi tugas, wewenang, dan kewajiban yang tidak dapat dilepaskan satu sama lain.

Tujuan dan Manfaat Delegasi

Tujuan utama pendelegasian tugas dari atasan kepada bawahan adalah untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang efektif dan efisien.

Adapun manfaat delegasi di antaranya adalah sebagai berikut.

• Bawahan memperoleh pengetahuan baru dan kesempatan untuk mengerjakan tugas yang diberikan.
• Bawahan belajar untuk bertanggung jawab terhadap apa yang dilakukan.
• Mendorong tercapainya keputusan yang lebih baik dalam berbagai macam hal
• Pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat jika bawahan yang ditugaskan memiliki kemampuan dan kapabilitas yang dibutuhkan.
• Beban kerja manajer berkurang.
• Manajer dapat melakukan pekerjaan lain.
• Mengembangkan rasa percaya kepada bawahan.
• Pengeluaran organisasi dapat diminimalisir.
• Mempromosikan kerja tim.
• Melatih profesionalisme.
• Meningkatkan produktifitas dan efisiensi.  

Teknik meningkatkan Keterampilan Delegasi

Delegasi sejatinya adalah salah satu keterampilan manajemen yang harus dimiliki oleh seorang manajer.

Keterampilan ini tidaklah hadir dengan sendirinya melainkan tumbuh dan berkembang melalui serangkaian proses pembelajaran serta praktek yang berkesinambungan.    

Untuk itu ada beberapa teknik yang dapat diterapkan untuk meningkatkan keterampilan delegasi, di antaranya adalah sebagai berikut.

• Memberikan kebebasan bagi bawahan yang diberi tugas

Hal ini perlu dilakukan oleh seorang manajer agar kreativitas bawahan muncul dan pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu.

• Komunikasi

Seorang manajer perlu memiliki keterampilan berkomunikasi yang baik. Hal ini diperlukan salah satunya ketika akan mendelegasikan wewenang kepada bawahan yang ditunjuk.

• Memahami tujuan organisasi

Seorang manajer harus memahami tujuan organisasi agar tugas-tugas yang didelegasikan kepada bawahan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi sehingga dapat selesai tepat waktu.

• Memilih orang yang tepat

Seorang manajer sebaiknya memiliki kemampuan untuk memilih orang yang tepat untuk mengerjakan tugasnya.

Maksudnya, orang yang memang benar-benar memiliki kapabilitas untuk menyelesaikan tugas tepat waktu.

Jenis-jenis Delegasi

Paling tidak ada lima jenis delegasi yaitu delegasi umum, delegasi khusus, delegasi formal, delegasi informal, dan delegasi lateral.   

1. Delegasi Umum

Delegasi umum adalah jenis delegasi dimana bawahan diberi wewenang untuk melakukan fungsi-fungsi manajemen umum seperti perencanaan, pengorganisasian, penempatan, pengarahan, dan pengawasan.

Di sini, bawahan bertanggung jawab atas wewenang yang ia peroleh dari atasan. Agar apa yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan koridor, sang atasan melakukan kontrol serta memberikan bimbingan yang diperlukan.   

2. Delegasi Khusus

Delegasi khusus adalah jenis delegasi yang berkaitan dengan tugas tertentu yang harus dilakukan oleh bawahan.

3. Delegasi Formal

Delegasi formal adalah jenis delegasi yang dilakukan berdasarkan struktur organisasi. Delegasi jenis ini adalah delegasi yang efektif karena bawahan tidak memiliki pilihan lain selain mematuhi apa yang diperintahkan oleh atasan.

4. Delegasi Informal

Delegasi informal adalah jenis delegasi yang terjadi ketika seorang bawahan mengerjakan tugas tertentu tanpa adanya wewenang yang diberikan padanya karena ia mampu mengerjakan tugas tersebut.

5. Delegasi Lateral

Delegasi lateral adalah jenis delegasi dimana seseorang menerima wewenang untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu dengan dibantu sejumlah orang.  

Contoh Delegasi

Adapun contoh-contoh delegasi adalah sebagai berikut.

• Delegasi umum, contoh : seorang bawahan yang diberi wewenang untuk membantu manajemen personalia.
• Delegasi khusus, contoh : seorang penjual yang diberi wewenang untuk mengumpulkan pembayaran dari para debitur.
• Delegasi formal, contoh : seorang manajer produksi yang berwenang untuk meningkatkan produksi barang atau jasa di sebuah perusahaan.
• Delegasi informal, contoh : seorang bawahan yang mampu memperbaiki komputer yang rusak tanpa adanya wewenang dari atasan.
• Delegasi lateral, contoh : seorang manajer umum departemen penjualan yang meminta manajer penjualan memberikan rekap data tenaga penjualan. Dalam hal ini, manajer penjualan akan meminta bantuan rekannya yaitu manajer personalia untuk memperoleh data yang lengkap.