Apa Itu Kaizen?
Kata Kaizen sendiri merupakan kata yang berasal dari bahasa Jepang, yang terdiri dari 2 kata yaitu kai (改) berarti “perubahan” dan Zen (善) berarti “lebih baik”. Jadi jika disimpulkan kaizen memiliki arti yaitu perbaikan secara cepat dan berkelanjutan.
Konsep ini berarti dapat merangsang perubahan ke arah yang lebih baik secara terus menerus. Perubahan ini dapat terjadi di pengelolaan karyawan, quality control, penerapan teknologi, dan sebagainya.
Konsep kaizen ini sangat populer dan banyak digunakan di berbagai perusahaan unggulan di Jepang. Seperti di perusahaan Toyota yang mengusung konsep seperti Toyota Production Sistem dengan menyematkan kata kaizen di dalamnya.
Manfaat Kaizen
Konsep kaizen sendiri ternyata mengajarkan kepada perusahaan untuk tidak cepat berpuas diri dan selalu membuat perkembangan kecil yang berkelanjutan. Berikut merupakan beberapa manfaat yang bisa diambil dari menerapkan kaizen di perusahaan:
1. Meningkatkan Produktivitas
Manfaat pertama yang bisa diambil dari konsep kaizen adalah dapat meningkatkan produktivitas. Dimana konsep ini dapat selalu merangsang perkembangan dan pembangunan yang konsisten di perusahaan yang menggunakan kaizen.
Sehingga produktivitas pun menjadi ikut berkembang seiring dengan kemajuan perusahaan. Karena semangat produktivitas yang tinggi telah menjadi budaya dalam perusahaan yang menetapkan konsep kaizen.
2. Menjaga Keamanan Fasilitas Perusahaan
Manfaat kedua yang didapat dari menerapkan konsep kaizen adalah dapat menjaga keamanan dari fasilitas perusahaan. Dimana konsep kaizen ini dapat mengatasi atau meminimalisir permasalahan dalam fasilitas perusahaan itu sendiri.
Karena karyawan perusahaan dapat terstimulus untuk mengerjakan hal kecil, sehingga hal tersebut dapat berpengaruh dalam keamanan fasilitas perusahaan itu sendiri.
3. Menjaga Kualitas Produk
Manfaat ketiga dari menerapkan konsep kaizen adalah dapat menjaga kualitas produk. Karena dalam perusahaan biasanya kualitas produk merupakan salah satu kunci dari value perusahaan yang di dapat.
Sehingga dengan menerapkan kaizen, perusahaan dapat melakukan perkembangan yang berkelanjutan sehingga kualitas produk pun bisa terjaga. Dengan hal inilah, perusahaan dapat menjaga kredibilitas dan value produk perusahaan di mata masyarakat. Serta juga dapat mempertahankan konsumen setia.
4. Hemat Biaya
Manfaat keempat yang bisa diambil dari menerapkan konsep kaizen adalah dapat menghemat biaya. Dimana kita tahu bahwa konsep kaizen dapat meningkatkan kualitas produk dan fasilitas kerja, tetapi ternyata kaizen juga dapat membantu menghemat biaya.
Dimana bahwa setiap perusahaan pasti tiap tahun akan melakukan penganggaran untuk pengelolaan operasional perusahaan. Dengan menerapkan kaizen akan ada evaluasi dan pengembangan terus menerus, sehingga dengan mudah dapat menentukan anggaran untuk periode berikutnya.
5. Komunikasi yang Lebih Baik
Manfaat kelima dari penerapan konsep kaizen adalah komunikasi yang lebih baik. Karena dengan penerapan kaizen yang efektif dapat membantu perusahaan dalam mendorong peningkatan komunikasi dalam perusahaan itu sendiri.
Sehingga karyawan perusahaan akan merasa diberdayakan, karena bisa berkomunikasi dengan lancar kepada manajemen perusahaan. Komunikasi yang baik dalam perusahaan dapat memelihara kerjasama dalam perusahaan itu sendiri.
Cara Melakukan Kaizen
Setelah mengetahui tentang apa itu kaizen dan manfaatnya, berikut cara melakukan kaizen :
1. Mengidentifikasi Peluang untuk Perubahan
Cara melakukan kaizen yang pertama adalah dengan mengidentifikasi peluang itu sendiri untuk melakukan perubahan. Karena biasanya untuk melakukan perbaikan berkelanjutan di perusahaan bisa terlebih dahulu untuk mengidentifikasi perubahan yang dibutuhkan.
Ada berbagai cara untuk mengidentifikasi peluang untuk melakukan perubahan. Contohnya dengan meminta saran kepada karyawan perusahaan, melacak kondisi dari aset perusahaan, dan juga dengan mempelajari log kegiatan dari perusahaan itu sendiri.
2. Menganalisis Proses Saat Ini
Cara melakukan kaizen kedua adalah dengan melakukan analisis pada proses saat ini. Karena langkah ini sangat penting untuk perusahaan, dimana perusahaan bisa mengumpulkan data dan informasi dari proses yang sedang berjalan di perusahaan.
Dimana jika perusahaan melakukan perubahan tanpa memahami proses dari perusahaan sekarang, hal tersebut sangat berbahaya bagi perusahaan. Sebab penerapan dari perubahan bisa tidak tepat sasaran, sehingga bisa merugikan perusahaan itu sendiri.
3. Kembangkan Solusi
Cara melakukan kaizen ketiga berikutnya adalah dengan mengembangkan solusi. Setelah perusahaan menemukan masalah, perusahaan selanjutnya bisa mengembangkan solusi. Dimana solusi ini harus sederhana, sehingga dapat ditindaklanjuti dan bisa efektif bagi perusahaan.
Perlu diingat bahwa konsep kaizen bukanlah konsep perubahan besar yang merombak seluruh perusahaan, tetapi hanya perubahan kecil yang konsisten. Karena konsistensi jauh lebih dibutuhkan bagi perusahaan, daripada gebrakan besar dalam satu langkah.
4. Terapkan Solusinya
Cara melakukan kaizen keempat yang perlu dilakukan adalah menetapkan solusi. Dimana dapat perusahaan ketahui bahwa kunci dari menerapkan solusi adalah kontinuitas dan juga semua orang di perusahaan harus memahami dari solusi yang diterapkan.
Semua orang yang terlibat dalam perusahaan bauk level staff hingga manajemen harus memahami solusi yang diterapkan. Karena jika semua orang tidak memahaminya maka solusi tersebut akan percuma untuk dilakukan.
5. Analisis Hasil
Cara melakukan kaizen kelima adalah menganalisis hasil. Setelah perusahaan menerapkan solusi, maka selanjutnya perusahaan bisa menganalisis hasil dari solusi yang diterapkan.
Untuk memastikan apakah solusi itu membuat perubahan bagi perusahaan. Perlu perhatikan bahwa solusi yang diterapkan tidak perlu sempurna dari awal, akan tetapi bisa menyebabkan peningkatan dan perkembangan berkelanjutan bagi perusahaan itu sendiri.
6. Rencanakan Perbaikan di Masa Depan
Cara melakukan yang keenam dan terakhir yang bisa dilakukan adalah perusahaan bisa merencanakan perbaikan di masa depan. Dimana ternyata konsep kaizen bisa terus berlanjut selama perusahaan masih beroperasi.
Akan tetapi perusahaan masih harus tetap memantau proses terbaru yang terjadi. Karena bila ada peluang yang dapat perusahaan tingkatkan, maka kembangkanlah cara-cara yang bisa perusahaan lakukan agar labih baik lagi.
Kaizen Dalam Perusahaan
Dalam menerapkan kaizen di perusahaan, tentu saja akan melibatkan seluruh karyawan. Mulai dari manajemen paling bawah sampai manajemen paling tinggi pasti terlibat.
Karena semua orang di perusahaan harus berkomitmen untuk terus meningkatkan kualitas produk dan pelayanannya. Sehingga perlu diterapkannya empat hal ini di perusahaan :
1. Standarisasi Metode Kerja atau Teknik Kerja
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah melakukan standarisasi metode kerja atau teknik kerja pada perusahaan. Karena perusahaan perlu untuk membakukan metode atau teknik kerja, sehingga membuat karyawan perusahaan memiliki pedoman untuk menjalankan tugasnya.
Melalui cara inilah, perusahaan dapat dengan mudah memprediksi waktu lamanya pengerjaan. Serta, jika ada shift kerja yang berubah, maka metode kerja dapat digunakan untuk memberikan pekerjaan orang lain kepada pekerja lainnya.
2. Cycle Time atau Standarisasi Waktu Siklus
Cara kedua berikut nya adalah perusahaan bisa membuat cycle time atau standarisasi waktu siklus. Dimana standarisasi ini dapat menentukan waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan suatu produk.
Karena itulah waktu siklus kerja harus kurang dari atau sama dengan waktu siklus. Agar kecepatan dalam memproduksi bisa cepat, sehingga perusahaan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Serta jika waktu siklus lebih besar daripada siklus yang ditentukan, maka beban kerja harus didistribusikan kembali.
3. Standarisasi Alur Kerja
Cara ketiga yang bisa dilakukan berikut nya adalah melakukan standarisasi Alur kerja. Dimana selain perusahaan menetapkan standarisasi waktu siklus, perusahaan juga perlu menetapkan standarisasi urutan kerja.
Karena standarisasi ini dapat digunakan untuk menjaga waktu siklus dalam perusahaan itu sendiri.
4. Standarisasi Produk dalam Proses
Cara keempat dan terakhir yang bisa dilakukan adalah standarisasi produk dalam proses. Karena tahap proses produksi biasanya sangat membutuhkan jumlah yang paling sedikit untuk melanjutkan proses berikutnya.
Contohnya produksi bahan baku pasti membutuhkan waktu pendinginan dan pemanasan yang sangat lama, sehingga perusahaan harus menyimpan komponen atau unit ini dalam jumlah besar. Agar perusahaan bisa melanjutkan proses berikutnya.
Perusahaan perlu menetapkan standarisasi kuantitas pekerjaan dalam prosesnya, agar perusahaan tidak melakukan pemborosan anggaran. Perlu perusahaan ingat bahwa konsep kaizen ternyata merupakan proses penyempurnaan yang berkesinambungan dalam meningkatkan perusahaan.
Inilah tadi beberapa pembahasan kaizen, yang berguna untuk meningkatkan perusahaan. Semoga bermanfaat.