Komputerisasi: Pengertian, Manfaat, dan Contoh

Pengertian Komputerisasi

Sebelum membahas mengenai pengertian penulis ingin memberikan sebuah ilustrasi, ini merupakan kisah nyata dari seorang pegawai pemerintah yang mengelola berkas-berkas pendaftaran beasiswa pelajar di Indonesia sekitar 15-20 tahun yang lalu. Beribu-ribu pelajar yang mendaftar, banyak juga kertas-kertas yang bertumpuk.

Pendaftaran baru bisa diproses setelah pengecekan telah dianggap valid artinya diharuskan tidak ada data yang salah input ataupun salah tulis. Pengisian dilakukan dengan menulis secara manual, ada lembar kertas dan alat tulis.

Ketika terjadi salah penulisan ataupun ada kekeliruan dalam pemeriksaan data pelajar tersebut maka orang yang mendaftar  itu akan dianggap gagal dalam mendapatkan program beasiswa.

Ilustrasi tersebut telah menggambarkan bahwa ada “human error”  ketika melakukan suatu pekerjaan, meskipun kuantitas sumber daya manusia banyak namun tidak dapat dipastikan data maupun pemeriksaan benar-benar akurat akibatnya pekerjaan akan menjadi tidak efektif dan efisien.

Solusi dari peristiwa tersebut adalah bekerja dengan menerapkan komputerisasi. Komputerisasi merupakan suatu proses dalam melakukan kegiatan atau pekerjaan menggunakan alat elektronik dengan cara memberikan instruksi maka komputer akan memprogram pekerjaan secara sistematis.

Menurut Mohammad Faisal Amir (2006) berpendapat bahwa komputerisasi adalah suatu metode pengolahan data dengan komputer sebagai alat utama.

Menurut Nana Mulyana (2004) memberikan pandangan mengenai pendefinisian komputer. Komputer merupakan seperangkat alat elektronika yang dapat bekerja secara otomatis untuk mengelola data secara tepat, cepat, dan akurat.

Menurut Tata Sutabri (2005) menjelaskan sistem komputerisasi merupakan sistem elektronik yang dapat memanipulasikan data secara cepat, tepat dan akurat serta disusun secara otomatis dalam menerima, menyimpan, memproses, dan menghasilkan data setelah dikelola dan diinput dalam di bawah pengawasan instruksi program.

Jadi dalam implementasinya  komputerisasi merupakan penggunaan teknologi komputer untuk melakukan suatu pekerjaan seperti menginput, menyimpan, mengelola data ataupun informasi berdasarkan perintah yang diberikan.

Manfaat Komputerisasi

Terdapat beberapa manfaat dalam komputerisasi, antara lain:

• Terjalinnya kerjasama yang baik antar pekerja.
• Mempermudah dalam menyelesaikan pekerjaan.
• Efisiensi dalam penggunaan waktu untuk bekerja.
• Data dapat diproses untuk dikelola secara lebih akurat.
• Mempermudah dalam pengolahan dan pembuatan data.
• Penyimpanan berkas ataupun data tidak memerlukan ruang yang besar secara fisik.
• Dapat meningkatkan kualitas pekerja maupun pengguna dalam melakukan pekerjaan.
• Memberikan kenyamanan bagi para pekerja atau pengguna dalam menyelesaikan pekerjaan.
• Mempermudah pekerjaan melalui ketersediaan internet sebagai penunjang kebutuhan kerja
• Mempermudah dalam pengawasan dan pemeriksaan data melalui sistem atau cara kerja komputerisasi.

Dalam pengimplementasian sistem komputerisasi tidak hanya memberikan manfaat namun juga memberikan keuntungan tersendiri bagi pengguna, menurut Zulkifli Amsyah (2003), keuntungan tersebut antara lain:

• Biaya lebih rendah.
• Efisiensi lebih tinggi.
• Kesalahan lebih sedikit.
• Meningkatkan pelayanan pelanggan.
• Pengawasan kegiatan dapat lebih tertib.
• Mengurangi pemakaian tenaga sumber daya manusia.
• Mempermudah pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang mudah dibuat.
• Mempermudah perencanaan dan pengorganisasian kegiatan operasional dan distribusi.

Tujuan Komputerisasi

Terdapat beberapa tujuan komputerisasi, antara lain:

• Meningkatkan kualitas kinerja sumber daya manusia sebagai pekerja.
• Membantu pekerja dalam menyelesaikan tugas dengan cepat dan tepat.
• Mempermudah dalam menyiapkan, menyimpan, mengelola, dan menghasilkan data berdasarkan pekerja.
• Membantu menyelesaikan pekerjaan dengan pengetahuan pengguna yang mumpuni dengan menggunakan komputer sebagai alat kerja.

Terdapat beberapa tujuan dari sistem komputerisasi menurut Sedarmayanti (2001), antara lain:

• Menunjang pengelolaan informasi secara terpadu.
• Meningkatkan efisiensi kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi.
• Menunjang data dan informasi lebih baik, aman rapi, dan dapat menghemat ruangan.

Contoh Komputerisasi

Pada lembaga pemerintahaan seperti di Kantor Kecamatan Dukuhwaru memberlakukan penerapan sistem komputerisasi untuk mengelola data pegawai dan data warga. Dengan komputerisasi para pegawai bekerja melalui sistem komputerisasi kecuali pada bagian pekerjaan tertentu yang sekiranya tidak memerlukan sistem komputerisasi. 

Hasil dari implementasi komputerisasi tersebut kepada para pegawai memberikan dampak yang positif karena dapat meningkatkan keefektifitasan kinerja dan efisiensi penggunaan waktu.

Contoh lainnya pada proses transaksi yang dilakukan di Kafe Kopi Merapi masih bersifat manual, sehingga mengakibatkan pemborosan disebabkan banyaknya kertas nota yang digunakan. Oleh karena itu, sistem komputerisasi diterapkan guna mengatasi pemborosan tersebut.

Dengan demikian sistem terkomputerisasi memberikan manfaat berupa mendukung proses kerja seperti kecepatan proses yang dilaksanakan serta keakuratan data yang disimpan, sehingga dalam proses pembuatan laporan penjualan akan lebih tepat waktu dan dalam penyajian data mudah sehingga tepat dalam memberikan informasi yang dibutuhkan. 

Perbedaan Komputer dan Komputerisasi

Komputer merupakan alat untuk mengelola pemrograman sesuai intruksi yang diberikan dan didukung oleh elemen-elemen seperti hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), dan brainware (pengguna).

Komputer terdiri dari tiap-tiap komponen yang saling terkait. Komponen tersebut merupakan bagian dari hardware atau perangkat keras komputer. Komponen tersebut antara lain:

• Alat masukan (input device)
• Alat keluaran (output device)
• I/O ports
• CPU (central processing unit)
• Memori
• Data bus
• Address bus
• Control bus

Pada bagian komputer terdapat software atau perangkat lunak yang terdiri dari  2 bagian yakni perangkat lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi. Kedua perangkat tersebut berperan penting ketika sedang melakukan kegiatan komputerisasi.

Contoh perangkat lunak sistem seperti, Windows 95, Unix, dan Apple’s System 7. 

Contoh perangkat lunak aplikasi seperti, Microsoft Office (word, excel, access, dan powerpoint), Winamp, dan Browsing.

Pada komputerisasi merupakan suatu cara kerja yang semula dilakukan secara manual tradisional menjadi otomatis modern. Komputerisasi lebih pada penggunaan teknologi komputer untuk melakukan suatu pekerjaan seperti menginput, menyimpan, mengelola data ataupun informasi berdasarkan perintah yang diberikan.

Secara garis besar perbedaan antara komputer dan komputerisasi. Pada komputer didefinisikan sebagai seperangkat alat elektronik yang difungsikan untuk memprogram, membuat, ataupun mengelola data.

Sedangkan komputerisasi merupakan suatu cara kerja sistem yang semua manual menjadi otomatis, tentunya tidak memerlukan sumber daya manusia yang besar dan juga dapat meningkatkan mutu atau kualitas kinerja pengguna maupun pekerja.