Seperti yang kita tahu bahwa dalam menjalankan proyek, banyak pengusaha merekrut banyak karyawan yang ahli di dalam bidang manajemen. Untuk itu, sekarang kita akan membahas tentang manajemen proyek.
Pengertian Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.
Faktor kunci yang membedakan manajemen proyek dengan manajemen adalah bahwa ia memiliki hasil akhir dan jangka waktu terbatas , tidak seperti manajemen yang merupakan proses yang berkelanjutan. Karena itu, seorang proyek yang profesional membutuhkan berbagai keterampilan, seringkali keterampilan teknis, dan tentu saja keterampilan manajemen dan kesadaran manajemen bisnis yang baik.
Tujuan Manajemen Proyek
- Menyelesaikan Tepat Waktu
Pada saat menyelesaikan sebuah proyek, waktu merupakan hal yang sangat dibutuhkan dalam mengerjakanya, salah satu kunci keberhasilan dalam menjalankan manajemen proyek adalah dengan memberikan keyakinan terhadap pelangan terhadap waktu yang sudah ditentukan dalam menjalankan proyek. - Mengelola Resiko
Dalam membangun sebuah proyek pasti tidak lepas dari trial and eror. ketika menyelesaikan proses yang dijalani pada proyek tersebut. - Mengelola Tim
Ketika menjalankan sebuah proyek, kualitas sumber daya manusia sangatlah dibutuhkan dalam melaksanakan proyek tersebut. Peran manajemen proyek iyalah meenggerakan setiap anggotanya dengan tujuan agar dapat melakukan perannya dengan baik, dan memiliki kemampuan dalam mengelola sebuah proyek yang dikerjakan. - Membuat Perencanaan yang Tepat
Dalam melakukan sebuah proyek, setiap manajemen proyek pasti akan mengarahkan pada perencanaan yang baik dan tepat, perencanaan yang dimaksud adalah melakukan sebuah pekerjaan mencakup seluruh proses awal hingga akhir dengan memaksimalkan kualitas dan kapabilitas, sehingga setiap rencana yang sudah dirancang sesuai dengan apa yang diinginkan. - Menjaga Anggaran
Anggaran merupakan kunci dalam membuat sebuah proyek, dengan mengkaji setiap anggaran, maka akan dicari jumlah anggaran seminimal mungkin, tetapi dengan anggaran tersebut, manajemen proyek akan semaksimal mungkin untuk menunjang tercapainya kriteria proyek yang telah ditentukan di awal.
Fungsi Manajemen Proyek
- Mencakup “Scooping” yang menerangkan tentang batas-batas dari suatu proyek
- Perencanaan “Planning” mengidentifikasi tugas apa saja yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek.
- Perkiraan “Estimating” masing-masing tugas yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu proyek harus diperkirakan
- Penjadwalan “Scheduling” seorang manajer proyek harus bertanggung jawah terhadap penjadwalan semua aktivitas sebuah proyek.
- Pengorganisasian “Organizing” seorang manajer proyek memastikan bahwa semua anggota tim dari sebuah proyek mengetahui peran dan juga tanggung jawab setiap orang dan hubungan laporan mereka kepada manajer proyek.
- Pengarahan “Directing” mengarahkan semua kegiatan-kegiatan tim didalam proyek
- Pengontrolan “Controlling” fungsi pengontrolan atau pengendalian ini kemungkinan adalah fungsi paling sulit dan juga paling penting untuk seorang manajer apakah proyek akan berjalan semestinya atau tidak.
- Penutupan “Closing” manajer proyek seharusnya selalu memberi penilaian keberhasilan atau kegagalan kepada kesimpulan dari suatu proyek yang dijalani.
Sasaran Manajemen Proyek
Berikut sasaran utama manajemen proyek yang dapat diketahui :
- Mengembangkan dan menyelesaikan proyek yang sesuai dengan rencana anggaran dan sesuai dengan deadline yang telah ditetapkan serta dengan kualitas hasil proyek yang disyaratkan sesuai spesifikasi yang telah dianalisis.
- Meningkatkan reputasi/nama baik bagi pelaksana proyek/kontraktor berdasarkan dengan kualitas hasil proyek yang dikerjakannya.
- Mengarahkan dan membentuk organisasi baik di kantor pusat atau di lapang untuk menjamin terlaksananya manajemen operasional proyek dengan team work yang baik.
- Menciptakan suasana kerja yang kondusif dan mendukung aktivitas proyek yang meliputi ketersediaan sarana prasarana, keadaan dan keselamatan kerja, serta hubungan komunikasi yang baik antara pihak yang terlibat di dlaam proyek.
- Memelihara keharmonisan hubungan antar sesama anggota proyek yang bekerja sehingga setiap pelaksana proyek akan berusaha memberikan kemampuan dan ketrampilan terbaik mereka dalam penyelesaian proyek.
Ruang Lingkup Manajemen Proyek
Ruang lingkup sebuah proyek antara lain:
- Penentuan waktu dimulainya sebuah proyek
- Pembuatan perencanaan lingkup dari proyek yang akan dikerjakan
- Penjabaran dari ruang lingkup proyek
- Pengecekan proyek dan mengendalikan atas perubahan yang bisa saja terjadi pada saat proyek itu dimulai.
Tahapan Manajemen Proyek
- Project Definition (Pendefinisian Proyek)
Adalah mendefinisikan tujuan proyek dan faktor yang menjadi pertimbangan supaya proyek yang dilakukan itu bisa berhasil dengan kualitas yang dikehendaki. - Project Initiation (Inisialisasi Proyek)
Adalah perencanaan awal terhadap sumber daya yang akan dipakai sebelum sebuah proyek dimulai. - Project Planning (Perencanaan Proyek) Adalah penguraian dengan jelas bagaimana suatu proyek harus dikerjakan. Pada project planning ini, akan terlihat dengan jelas betapa penting waktu, biaya dan ruang lingkup suatu proyek.
- Project Execution (Pelaksanaan Proyek)
Adalah melaksanakan pekerjaan supaya proyek yang diinginkan tersebut bisa berhasil dan sesuai dengan yang diharapkan. - Project Monitoring and Control (Pemantauan dan Pengendalian Proyek)
Adalah pengambilan langkah-langkah yang dibutuhkan sehingga pengoperasian proyek berjalan dengan lancar - Project Closure (Penutupan Proyek) Adalah menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan seluruh pemakaian sumber daya.
Contoh Manajemen Proyek
- Proyek industri manufaktur adalah sebuah bentuk aktivitas yang dimulai dengan perancangan hingga tercipta sebuah produk baru
- Proyek pada modal adalah suatu proyek yang membutuhkan modal yang sangat banyak. Seperti: pembebasan lahan yang luas, pembelian atau pengadaan suatu barang, pembangunan fasilitas produksi dan lain sebagainya.