4 Perbedaan Invoice dan Kwitansi Wajib Diketahui

Apa itu Invoice dan Kwitansi

Invoice

Invoice berdasarkan KBBI memiliki arti sebagai daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan besaran harga yang perlu dibayar. Secara umum, invoice dapat didefinisikan sebagai dokumen yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli.

Dokumen tersebut dapat dijadikan bukti atas pesanan yang telah dilakukan yang bertujuan untuk mempermudah penjual dalam menagih pembayaran kepada pembeli. Keberadaan invoice menjadi bagian yang penting dalam berbisnis.

Melalui invoice maka pelaku bisnis maupun jenis badan usaha lain dapat mengukur perolehan keuntungan dengan lebih mudah sebab terdapat data yang terkumpul dari hasil rekaman barang maupun jasa yang telah dibeli. 

Invoice berisikan keterangan waktu yang mendetail dan tercantum transaksi antara pembeli dengan penjual. Apabila barang atau jasa yang telah dibeli dibayarkan secara kredit, maka invoice biasanya dapat berisikan termin perjanjian secara spesifik dan mencantumkan informasi mengenai metode pembayarannya.

Invoice juga dibedakan menjadi tiga jenis yaitu invoice biasa, invoice proforma, dan invoice konsuler. Invoice biasa atau dapat disebut juga invoice konvensional menjadi jenis yang paling banyak digunakan oleh para pelaku bisnis untuk transaksi jual beli.

Invoice biasa atau konvensional menjadi faktur transaksi sederhana. Secara umum, dalam invoice biasa hanya berisikan barang yang sudah dibeli, jumlah yang dibeli, harga satuan, dan jumlah total harga yang harus dibayar.

Invoice proforma merupakan salah satu jenis faktur transaksi yang bersifat sementara. Invoice ini dibuat pada saat pembeli melakukan pembayaran secara bertahap. Penjual juga dapat memberikan invoice jenis ini kepada pembeli sebelum mengirimkan seluruh barang yang telah dipesan.

Biasanya invoice proforma dikeluarkan pada saat barang yang sudah dipesan dikirim secara berkala sesuai dengan kesepakatan antara pembeli dan penjual. Ketika barang kiriman tersebut sudah sampai ke pembeli maka penjual dapat langsung memberikan invoice biasa sebagai surat penagihan sekaligus bukti bahwa barang telah dikirim.

Invoice Konsuler merupakan faktur yang biasanya digunakan untuk transaksi perdagangan skala internasional. Dalam dokumen bukti ini wajib tercantum cap khusus sebagai tanda sah dan persetujuan dari perwakilan negara yang dituju sehingga proses pembuatan invoice jenis ini lebih lama bila dibandingkan dengan invoice jenis lainnya.

Kwitansi

Kwitansi merupakan dokumen bukti atas transaksi keuangan dalam kegiatan ekonomi yang berwujud selembar kertas dengan materai yang diakui oleh hukum. Kwitansi biasanya digunakan oleh pengusaha pada saat membeli barang atau jasa dalam jumlah besar.

Dalam lembar kwitansi berisikan lambang atau kop badan usaha, nama penjual, nama pembeli, jumlah besaran nominal uang transaksi dalam huruf dan angka, tujuan transaksi, materai, dan tanda tangan basah dari penjual dan pembeli sebagai bukti valid yang sah.

Keberadaan kwitansi menjadi bagian yang penting dalam berbisnis untuk menghindari kesalahan pencatatan keuangan. Hal tersebut didasarkan karena faktor kerawanan timbul masalah terkait pembayaran yang terjadi dalam suatu badan usaha.

Kwitansi memiliki beberapa jenis diantaranya kwitansi pembayaran, kwitansi bukti transaksi produk, kwitansi cash receipt, dan kwitansi transfer uang. Selain sebagai bukti pembayaran, kwitansi juga dapat dijadikan sebagai hasil kerjasama adil dan wujud kesepakatan antara pengusaha dengan pelanggan.

Adapun karakteristik kwitansi yaitu memiliki dua bagian penerima dan pemberi. Pada bagian pemberi biasanya terletak di sebelah kiri sedangkan di sebelah kanan digunakan untuk mencantumkan bukti pembeli sebagai pihak yang memberikan uang.

Selain dua bagian penerima dan pemberi, karakteristik lain yang dimiliki kwitansi yaitu memiliki rangkap. Rangkap dalam kwitansi dibedakan menjadi dua yaitu rangkap atas dan rangkap bawah. Rangkap atas ditujukan kepada penerima sedangkan rangkap bawah ditujukan kepada pemberi.

Pemberi dalam dokumen kwitansi dapat memuat beberapa informasi diantara nama lengkap baik penjual maupun pembeli, jumlah uang yang harus dibayar, jenis produk atau jasa yang diberikan, tanggal dan tempat proses transaksi berlangsung, dan tanda tangan kedua belah pihak.

Perbedaan Invoice dan Kwitansi

Setelah memahami pengertian antara invoice dan kwitansi, selanjutnya untuk memahami lebih dalam berikut ini terdapat beberapa perbedaan antara dua dokumen bukti transaksi tersebut dalam berbisnis.

1. Fungsi dalam Transaksi

Invoice berfungsi untuk merekam seluruh transaksi yang dilakukan oleh badan usaha, dapat dijadikan bukti bahwa badan usaha tersebut telah memenuhi kewajiban dalam wajib pajak, serta dapat dijadikan bukti dalam pembukuan laporan transaksi maupun pada saat dilakukan audit internal.

Sedangkan, kwitansi berfungsi sebagai bukti bahwa pembeli telah menyerahkan uangnya kepada penjual, dan penjual telah menerima uang dari pembeli. Selain itu, kwitansi juga berfungsi sebagai bukti yang dapat dihadirkan dalam persidangan apabila terjadi gugatan dan permasalahan terkait transaksi.

2. Manfaat

Berdasarkan fungsinya, maka antara invoice maupun kwitansi menjadi bagian penting dalam berbisnis. Adapun beberapa manfaat invoice yang dapat dirasakan antara lain:

• Membantu manajemen bisnis dengan lebih baik dalam mengatasi permasalahan terkait transaksi keuangan di suatu badan usaha, selain itu pengusaha akan mendapatkan hak atas penerimaan uang dari pembeli dengan pasti.
• Dokumen tagihan tersebut akan terlihat rapi, formal, dan resmi sehingga dapat membantu dalam meningkatkan kesan profesional dan kredibilitas badan usaha di mata pembeli.
• Dengan menggunakan sistem faktur atau invoice baik secara cetak maupun digital akan memberikan informasi terbaru kepada pembeli terkait informasi transaksi yang telah dilakukan.
• Invoice dapat berguna untuk melakukan pencatatan keuangan dengan lebih mudah baik pemasukan maupun pengeluaran.
• Melalui invoice maka badan usaha dapat mengetahui produk dan jasa mana saja yang lebih banyak dipesan oleh pembeli. Begitu pula dengan produk dan jasa mana saja yang kurang diminati oleh pembeli. Hal tersebut dapat membantu dalam melakukan strategi untuk pengoptimalan marketing.

Sementara itu, terdapat beberapa manfaat kwitansi yang juga perlu diketahui diantara sebagai berikut:

• Bagi pembeli, kwitansi dapat dijadikan sebagai surat bukti bahwa telah terjadi adanya transaksi pembayaran atau penyerahan sejumlah uang kepada penjual.
• Bagi penjual, kwitansi dapat dijadikan sebagai bukti bahwa penjual telah menerima sejumlah uang dari pembeli sehingga apabila suatu saat terjadi masalah mengenai transaksi maka surat ini dapat ditunjukkan.
• Dapat dijadikan sebagai alat bukti di persidangan apabila terjadi pengajuan gugatan terkait permasalahan transaksi yang pernah dilakukan.
• Kwitansi bermanfaat dalam membantu pengawasan terhadap arus kas masuk dan keluar badan usaha dan mendukung proses tutup buku untuk memastikan bahwa laporan yang telah disusun telah sesuai dan akurat.

3. Waktu Penggunaan

Invoice dapat dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli untuk menagih pembayaran pada saat barang atau jasa sudah diterima. Sedangkan, kwitansi dibuat pada saat pembayaran sudah dilakukan oleh pembeli dan dinyatakan lunas.

4. Informasi yang Tercantum

Baik invoice maupun kwitansi memiliki informasi dan detail yang berbeda di dalamnya. Pada invoice terdapat beberapa informasi yang wajib tercantum, diantaranya sebagai berikut:

• Nomor invoice,
• Nomor order apabila ada
• Nama dan detail alamat penjual, 
• Jumlah total biaya yang ditagihkan.
• Waktu pembuatan atau pengiriman invoice,
• Nama dan detail alamat pemesan atau pembeli,
• Komponen biaya lain seperti ongkos kirim, pajak, diskon, dan lain-lain,
• Detail barang atau jasa yang dikirim meliputi jenis, deskripsi, jumlah, dan harga per unit,
• Detail dan ketentuan pembayaran seperti metode, waktu jatuh tempo, dan lain sebagainya.

Sedangkan, pada kwitansi terdapat beberapa informasi yang juga wajib tercantum di dalamnya, diantaranya sebagai berikut:

• Materai,
• Nomor kwitansi,
• Tujuan pembayaran,
• Stempel atau cap perusahaan,
• Nama lengkap pihak pembayar,
• Nama dan tanda tangan penerima,
• Tanggal, bulan, dan tahun pembayaran,
• Jumlah uang yang dibayar dalam angka dan huruf.

Berikut tabel perbedaan antara invoice dan kwitansi.